以終為始梳理出的核心6步盤點流程

前幾期我們一直在講盤點的方法，從中可以知道盤點不僅是倉庫的一項作業，更是一種管理，只依賴於盤點人的技巧是不行的，盤點需要流程。那盤點的流程是怎樣的呢？我們可以從流程的輸出來反向梳理。通常來説，每次盤點，尤其是月盤、季盤或者年終盤點這種非常正式的盤點結束後，都要出具一份盤點總結報告，這份報告是必須存檔的，因此，以終為始地從盤點總結報告所需內容出發，能將盤點流程梳理得比較完整。雖然每個公司的形式不一樣，但幾乎每份盤點總結報告都會包含以下6塊內容。

第一，從“盤點日期”到“盤點計劃”

盤點總結報告的第一項就是盤點日期，記錄了當次盤點執行的具體時間，如果倉庫比較大，盤點很徹底，盤點時間或許超過一天，還要部分停止生產線，因此必須提前制定盤點計劃。盤點計劃涉及到的方面很多，根據倉庫的實際情況也各不相同，但首要確定的是盤點各項操作的具體時間節點，包括倉庫停止作業時間、訂單處理與凍結的時間、盤點準備時間、盤點開始時間、覆盤時間、盤點總結報告時間等。這個計劃也並非只是倉庫制定出來就行的，畢竟盤點涉及面廣，甚至還有生產停線等大的影響，因此往往需要經過討論達成共識，再由領導審批確認，才能夠成為真正可執行的計劃。

第二，從“盤點範圍”到“盤點準備”

盤點總結報告的是盤點範圍，即該次盤點覆蓋了哪些倉庫，例如成品庫、原材料倉庫、備品備件庫等。為了完成這些倉庫的盤點，從流程上必須做好盤點的具體安排，即盤點涉及的部門，要安排好日常運作和盤點的關係，不要在盤點時產生業務衝突，例如發生把已凍結、未盤點的貨物給發運走了等狀況；而且盤點不是物流一個部門的事情，需要各方的共同努力與參與，及各方的配合和支持，因此倉儲管理人員甚至物流經理都要參與到盤點安排中來，與其他相關部門進行協調。在盤點開始前完成倉庫整理與清潔、倉庫賬務凍結前單據處理、倉庫賬目處理、特殊物料標識、盤點表打印、盤點工具準備等具體準備工作。

第三，從“盤點人員”到“盤點分工”

盤點總結報告上會列明參加了本次盤點的人員名單，而實際盤點流程關注的則是人員分工和職責分配，包括盤點實際操作人員、盤點監督人員和盤點輔助人員，或者分工為主盤、副盤、監盤，對於各個角色要有具體的、詳細的、明細的盤點分工安排，因人手不足臨時從其他部門借調過來的人員，還要給予分工對應角色的盤點實務培訓，才能派上用場。儘早確定本次參與盤點的人員清單，以便正式盤點前夕迅速通知和提醒各部門及相關人員盤點各種截止與開啓時間，例如供應商停止送貨，生產停止領料與入庫等。

第四，從“盤點方法”到“執行盤點”

盤點總結報告中也會説明此次盤點執行的方法，即通過採取標準規定的方法進行盤點，包括初盤、覆盤和複核等。例如我們前一期講的盲盤，就是很多公司存貨盤點政策中的強制方法。流程中的這一步是盤點的關鍵工作內容，也是完成盤點任務的主要工作量。這部分內容在前面幾期中有詳細解釋，這裏就不再細述，有興趣的朋友可以翻回去再瞭解。

第五，從“原因分析”到“覆盤總結”

盤點總結報告的核心部分就是盤盈盤虧明細及原因分析，有差異不可怕，可怕的是不知道存在多少差異，並且差異如何產生的也不清不楚。從流程上，我們有兩個“覆盤”可以用於分析原因，第一個覆盤是對有差異的物料或產品進行現場庫位的再次清點，結合系統庫存數字及貨卡記錄查找原因。只有找到了庫存不準的原因，才能知道倉庫管理的問題出在哪裏。必須要求找到賬實不相符的原因，才能進行下一步的賬務處理；第二個覆盤是對各倉庫總體的庫存精確性水平進行“覆盤”，例如成品倉之前的盤點準確率都在99%以上，突然這次降到95%了；或者可回收包裝倉之前都只有95%左右，這次卻大幅度提升到99%。盤點準確率水平的同比變化也要進行分析，查找相應的原因並總結經驗。

第六，從“處理意見”到“賬務操作”

盤點總結報告的末尾部分還會有財務處理意見，通常是財務要按照各倉庫的盤盈盤虧結果調整當期物資的賬目。而財務部門進行賬務調整必須要有經審批的賬實不符原因分析表或調賬申請表，也就是説倉庫必須提供憑據。每個倉庫的出入庫單據不一樣，領料收貨的賬務操作也有差異，但回到日常倉庫作業流程的整個過程，無論是入庫、出庫，最後一步都是賬務處理，都需要進行賬務操作。梳理盤點流程，我們在盤點準備階段也提到的帳目處理其實也是能夠及時發現和排查問題的操作，例如實物已發出，因某原因暫時還未將出庫單過賬，盤點準備時發現有這張單據後立即安排系統過賬，那麼盤點時也就不至於出現這種差異了。

總之，盤點不是靠經驗來完成的任務，必須有完整的流程，這些流程的重要節點都能從最終的輸出——盤點總結報告中識別出來，在盤點的計劃、準備、分工、執行、總結、賬務這6步中進行有效的管控，最終讓盤點的方法能夠穩定落地，讓盤點的結果能夠真實反映倉庫的管理水平。