圖説：兩位大學生協助尋找十幾年前的一份成績單 採訪對象供圖
新民晚報訊（記者 郜陽 通訊員 劉志瑋）日前，一封發往千里之外的快件終於從上海臨港啓航了。快件袋裏裝載的不過是一張薄薄的紙片，但它卻是疫情下，上海電機學院圖書館、檔案館和材料學院多位老師和同學持續接力，共同努力的結果。
22日一大早，上海電機學院圖書館、檔案館館員餘萍接到一名2005年畢業的校友打來的求助電話。因升學需求，急需調取這名校友在校學習的檔案成績單。不過，當前學校正處於準封閉管理狀態，進入校園需要嚴格的健康證明手續和足夠的健康觀察時間。而且檔案館的所有老師均因疫情原因被封控在小區內，根本無法趕到學校辦理檔案業務。
雖然疫情形勢嚴峻，但校友事關升學的急切需求必須保障。餘萍立即將這一情況彙報給了圖書館、檔案館領導。館領導接到報告後，第一時間從在校的圖書館防疫工作專班中抽調了謝丹玫老師趕赴檔案館協助。
畢竟術業有專攻，謝丹玫到達檔案館後，遇到的第一個棘手問題便是對檔案管理系統不熟悉——不經過系統檢索，想要從浩如煙海的檔案庫房裏找出一張薄薄的17年前的成績單幾乎是不可能的。為此，餘老師和謝老師立即接通了視頻電話，“面對面”交流。
謝丹玫很快掌握了檢索方法，但第二個問題又出現了——在輸入校友姓名檢索時，系統裏一下子跳出了多個同名同姓的檢索信息，而這位校友已經記不清班級編號。無奈，兩位老師“抽絲剝繭”，不斷縮小“包圍圈”，總算獲得了有幫助的信息。
此時，第三個問題出現了！檢索信息雖然有所縮小，但工作量仍然巨大，謝丹玫又對檔案庫房的排架規則不熟悉，僅靠她去慢慢查找，勢必耗費大量的時間和精力。好在，在檔案館勤工儉學的材料學院劉珂和梁博兩位同學加入到搜尋隊伍中。
幾人從一間庫房到另一間庫房，從一排檔案架到另一排檔案架，從一個文件夾到另一個文件夾，多個班級的檔案成績單被摘取出來，再與檔案系統中的全部檢索信息逐一比對排查，並與求助校友反覆溝通確認，終於在長達數小時的工作後鎖定了目標檔案。
原尺寸複印、加蓋檔案館印章、製作掃描件後發送郵件、聯繫快遞公司投遞書面稿，接下來的工作不再複雜，但依然需要細緻和認真。當郵件發出、快遞寄出之後，四人總算都鬆了口氣。
校方介紹，自準封閉管理以來，檔案館已累計收到諮詢及辦理檔案去向61人次；考研複試、出國留學需要成績單蓋章寄送44人次；調檔諮詢23人次；無入學登記表證明173人次等。負責滯留學校五年以上畢業生檔案的宋紅霞老師每天被各類諮詢電話打到手機發燙，最後只能一邊充電一邊回覆來自畢業生本人、家屬、學校老師的諮詢，然後遠程指導圖書館防疫工作專班的老師協助辦理線下業務。通過圖書館和檔案館各位老師的通力合作，積極滿足了相關查檔調檔要求。