人民網-公益頻道 原創稿
當前，我國慈善組織的檔案管理水平普遍較低，存在無可遵循、缺乏專業人才、重視程度不夠等問題，導致檔案制度不健全、項目資料不完整、分類歸檔不規範，很多有歷史價值的重要信息遺失，清算時無法查證，甚至出現捐贈人無法查詢捐贈財產管理使用資料等違法違規情形，一定程度上影響了慈善組織的治理水平和社會公信力，亟需制定有關標準予以規範。
為從根本上改變這種狀況，促進慈善事業健康、有序發展，中國慈善聯合會近日編制發佈了《慈善組織檔案管理規範》(以下簡稱《規範》)團體標準。《規範》於7月1日正式實施。
標準起草人之一、中國慈善聯合會副會長兼秘書長劉福清在接受記者專訪時表示，此前，國內慈善組織在檔案管理方面存在標準缺失，《規範》的出台填補了國家級團體標準在這一重要領域的空白。《規範》還針對目前慈善組織檔案信息化建設需求旺盛的實際情況，給出了15條規範推進信息化建設，包括建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度、開發雲上建設電子檔案管理系統等，要求採取有效措施嚴防電子檔案信息篡改、丟失、外泄等。
以下為專訪全文：
人民網公益：為何要制定《規範》？
劉福清：《規範》的發佈實施，是中國慈善聯合會通過標準化建設提升慈善組織規範性、專業性的探索成果，也是推進《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國慈善法》和《中華人民共和國標準化法》“三法融合”的重要舉措。
《規範》的制訂，本着檔案工作“對歷史負責、為現實服務、替未來着想”的精神，注重對國際採標和國內規範性文件的引用；注重對慈善法規政策的支撐；注重與相關標準規範的協調；注重慈善組織的實際運用。
目前，《規範》是國內慈善組織檔案管理方面唯一的國家級團體標準，填補了目前國內慈善組織檔案管理標準的空白。
人民網公益：《規範》對哪些內容進行了規定？
劉福清：《規範》共分11章，除前3章的範圍、規範性引用文件、術語和定義外，主要規定了慈善組織檔案的分類代碼、管理原則、制度建設、收集整理、鑑定銷燬、存儲保管、開發利用和信息化建設要求。
在管理原則方面，《規範》確定了檔案管理的真實性、規範性、安全性、準確性、實用性、便捷性等六項原則，作為慈善組織檔案管理的基本遵循。
在制度建設方面，慈善組織在制定檔案管理辦法時，應至少包括7項規定。
一是文件歸檔制度：明確文件歸檔範圍、保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔文件質量要求及有關措施。
二是檔案鑑定制度：慈善組織應制定檔案鑑定制度，明確檔案鑑定工作的組織、職責、原則和方法。
三是檔案保管制度：慈善組織應制定檔案保管制度，明確各類檔案保管條件、保管方式、檔案清點檢查辦法、受損檔案修復處置、檔案進庫、檔案出庫和庫房管理要求。
四是檔案統計制度：慈善組織應制定檔案統計制度，明確檔案統計範圍、統計內容、統計頻次、統計手段、統計要求和統計數據分析方法。
五是檔案開發制度：慈善組織應制定檔案開發制度，明確檔案研究開發的方式方法和開發成果的表現形式。
六是檔案利用制度：慈善組織應制定檔案利用制度，明確檔案提供利用的途徑、查閲檔案的範圍權限和審批手續和檔案利用要求及注意事項。
七是檔案保密制度：慈善組織應制定檔案保密制度，明確檔案密級和檔案工作人員應承擔的保密責任及獎懲辦法。
在收集整理方面，按照檔案管理流程，在慈善組織檔案收集整理階段規範了“文件形成”“文件收集”“文件整理”“文件歸檔”四方面內容，尤其針對採用辦公自動化或其他業務系統形成的文件資料，要求隨辦隨歸。強調歸檔文件材料應當為原件，電子文件已經具備電子簽名、電子印章的，紙質文件不必再行實體簽名、實體蓋章等新要求。
此外，對於已達到保管期限的檔案，慈善組織檔案管理部門應本着先鑑定、再分類、後銷燬的方法，定期對進行鑑定，並在鑑定結束後形成鑑定工作報告。對無保存價值的檔案，應按規定予以銷燬。
人民網公益：《規範》有哪些亮點？
劉福清：《規範》針對目前慈善組織檔案信息化建設需求旺盛的實際情況，特別擬定了相應的規範要求。同時，在檔案開發利用、存儲安全等方面做出設定。
其中，《規範》給出了15條規範推進信息化建設，包括要求慈善組織應將檔案信息化建設工作納入整體規劃、開展室藏傳統載體檔案目錄數據庫建設、建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度、開發雲上建設電子檔案管理系統等，同時統籌開展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，採取有效措施嚴防電子檔案信息篡改、丟失、外泄等。
此外，《規範》要求慈善組織應積極開展檔案開發利用工作，建立健全檔案開發利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、範圍和審批手續，開展有關服務，發揮檔案作用。慈善組織應根據行業自律公約和信息公開規定，合理公佈檔案有關內容，不斷提升組織公信力。
人民網公益：《規範》如何推廣落實？
劉福清：中國慈善聯合會將通過會員內部約定採用和其他社會組織自願採用的方式開展宣貫工作。主要通過組織專家撰寫專題解讀、組織編制宣貫教材並開展相關培訓工作、組織部分會員單位和其他社會組織開展試點工作，並組織專家輔導和行業交流，在實踐中不斷完善各項團體標準。
在實施一段時間後，中慈聯將在基礎工作發展較為成熟的組織中推進試點工作。