辦公小技巧:圖片動態報表巧製作

數字式報表總讓人感覺有些單調、枯燥,如果將數字式報表改造成圖片式的報表,將圖片做成列表,可用滑塊滾動瀏覽,當點擊相應圖片時,就會出現該圖片所對應的數據,這樣的效果豈不別具一格(圖1)?其實,利用Excel的PowerView功能,便能完成這種動態報表的製作。

辦公小技巧:圖片動態報表巧製作

1. 構建數據和圖片

Excel中的數據包含:數據源為品牌汽車的計劃銷售和實際銷售統計表,數據源右側為品牌汽車名稱、LOGO的存放位置及項目類型的圖標,文件夾中存放了相應的LOGO圖片(圖2)。

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2. 建立數據關係

選中數據源區域(A1:C27),複製,切換到“數據”選項卡,點擊“管理數據模型”,在出現的“Power Pivot for Excel”窗口的“主頁”中點擊“粘貼”,在彈出的“粘貼預覽”窗口輸入表名稱“數據源”;切換到“Sheet1”,選中品牌LOGO區域(E1:F14),複製,切換到“Power Pivot for Excel”窗口,點擊“粘貼”,在彈出的“粘貼預覽”窗口輸入表名稱“品牌LOGO”;切換到“Sheet1”,選中項目類型LOGO區域(H1:I3),複製,切換到“Power Pivot for Excel”窗口,點擊“粘貼”,在彈出的“粘貼預覽”窗口輸入表名稱“項目LOGO”。這時,在“Power Pivot for Excel”窗口就存在了3個數據表(圖3)。

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在“主頁”面板中點擊“關係圖視圖”,拖動“數據源”中的“品牌”到“品牌LOGO”的“品牌”上,形成關係鏈接;拖動“數據源”中的“項目”到“項目LOGO”的“項目類型”上,形成關係鏈接(圖4)。

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3. 設置字段類型

為了能在報表中顯示圖片,需要對“品牌LOGO”中的“圖片地址”、“項目LOGO”中的“圖片地址”字段進行設置。在“主頁”面板中點擊“數據視圖”,切換到“品牌LOGO”數據表,選中“圖片地址”列,點擊“高級”面板,點擊“數據類別:未分類”,選擇“圖像 URL”;同樣,也將“項目LOGO”中的“圖片地址”字段設置為“圖像 URL”(圖5)。

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4. 創建Power View動態報表

打開存放數據的工作表(注意:不是“Power Pivot for Excel”窗口數據源),選中任一空白單元格,在“操作説明搜索”處輸入“Power View”,在出現的“操作”列表中點擊“插入Power View報表”。窗口主要包含三部分:最左邊的是顯示畫布區,可以放置多個Power View表格或Power View圖表,中間是篩選器,即“Filters”,右側是字段列表顯示區,即“Power View Fields”。這時的“ALL”選項卡包含了先前建立的3個關係表(圖6)。

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接下來,在“ALL”選項卡中將“數據源”表展開,依次勾選“品牌”、“項目”、“數量”,這時在報表區就會顯示出相應的數據;在“FIELDS”處點擊“數量”字段處的“▼”,選擇“Do Not Summarize”,這時報表區的求和項就會取消了(圖7)。

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小提示:拖動插入的Power View動態表的控制按鈕可以對錶進行放大、縮小或移動等。

接着,展開“品牌LOGO”表,將“圖片地址”拖放到“TILE BY”框中,這時會在窗口中出現黃色提示條,點擊“Enable Content”,這時報表區上面就出現了品牌的LOGO圖片;展開“項目LOGO”表,將“圖片地址”、“項目類型”依次拖放到“FIELDS”框中,點擊“FIELDS”框中的“品牌”右面的“▼”,選擇“Remove Field”。這時,當點擊品牌的LOGO圖標時,相應的項目數量就會隨之進行變化(圖8)。這裏要注意“FIELDS”框中的上下關係,它直接影響報表區中的佈局。

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最後,點擊“Click here to add a title”處為報表添加標題。當然,還可切換到“Power View”選項卡,為報表添加修飾性的圖片。

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