五條建議 讓線上會議更高效

編譯 趙婷婷

數字化辦公、遠程會議好處多多，但會議太多，參會者難免會疲憊、焦慮、工作效率下降、注意力不集中。對此，美國《華盛頓郵報》提供了幾個建議，或許可以幫上忙。

進行會議審視

“查看日曆上所有會議。”美國北卡羅來納大學教授史蒂文·羅傑爾伯格説，“思考哪些會議是必要的和有效的，並根據需要作出改變。”他告訴《華盛頓郵報》，這種方法比取消所有會議或設定“無會議時段”更有效。

美國哈佛商學院領導力教授萊斯利·佩洛另闢蹊徑，他認為，“取消所有會議可能是個良好開端”。這會迫使人們有意識地考慮，必須將哪些會議添加回日程表中。

瞭解會議目的

是否真的有必要開會？是否有令人信服的目的將人們聚集在一起？會議內容是否需要互動？是否沒有其他有效的溝通方式？羅傑爾伯格稱，只有當這些問題的答案都是“是”時，才應該安排會議。

否則，可以考慮發送電子郵件、即時信息，或是以錄製視頻的形式傳達信息。

縮短會議時間

很多時候，會議時間實在太長了。縮短會議時長不僅能節省時間，也能減少疲勞並提高效率。

通常情況下，會議主持人會提前設置好會議時長。更值得主持人思考的是“會議真正所需時長”。

佩洛告訴《華盛頓郵報》，安排一個小時的會議，不如把它變成45分鐘。在會議之間增加休息時間也是個不錯的辦法。

“快速會議和分組討論也很有效。”羅傑爾伯格説。

減少視頻壓力

為什麼人們在開視頻會議時會感到格外疲憊？《華盛頓郵報》發現，當人們在視頻中看到自己時，會不由自主地對自己的動作、外表和姿態加以評判，這自然增大了壓力。

美國斯坦福大學虛擬人際互動實驗室主任傑里米·貝倫森建議，人們可以作一些小的調整，比如隱藏個人視角、縮小視頻窗口，以便更準確地反映你和其他人之間的距離。此外，調整照明度，以及座椅、鍵盤和攝像機的位置，為自己打造舒適的視頻環境，也能減少疲勞感。

在沉默中進行頭腦風暴

“歸根結底，高效的會議歸功於執行力，以及對人們時間的尊重。”《華盛頓郵報》寫道。

佩洛解釋稱，會議主持人需要考慮，人們需要多少時間進行深入思考和互動，以充分利用人們在一起開會的時間。

研究表明，在沉默中進行頭腦風暴會產生更多更好的想法。羅傑爾伯格説，這是會議主持人應該記住的。可以建立一個共享文檔，讓參會者不必費口舌，誰有想法可以隨時補充到文檔中。大家集思廣益，很多問題便能迎刃而解。

來源：中國青年報客户端