削減 IT 支出的十項原則

人們常説“你不應該削減發展所需的支出”，但你可以減少生存所需的支出。經濟不確定性、貿易戰、甚至自然災害不但會迫使企業機構為了生存而不得不採取措施，還會形成“贏在拐點”的局面。鑑於此，首席信息官正面臨越來越大的壓力：他們不但要立竿見影地節省IT成本，而且還必須將成本削減對企業長期健康的損害降至最低。考慮到僅今年的全球IT支出就預計達到近4萬億美元，實現這一目標的難度極大。

為此，首席信息官需要透徹地瞭解損益表和資產負債表中的所有IT項目，而這通常不在他們的管轄範圍內。本文將概述快速削減支出的十項原則（參見圖一），幫助首席信息官應對迫在眉睫的IT成本節省難題。

對成本削減計劃的提醒：分配給這項工作的時間和精力通常取決於時間壓力。但無論時間壓力如何，都應確認計劃的優先級別，這是因為該計劃將作為執行策略、方法和效果的長期依據。除了預算規模之外，首席信息官還應在一開始確認和建立企業“為了省錢而花錢”的準備程度和意願。

在評估IT成本削減方案時應牢記以下十項原則：

1）以立即起效為目標：取消或削減企業機構感到立即起效的項目（例如在數月內起作用而不是數年內才起作用的項目）。這可能包括每月“可有可無”的訂閲或每季度的許可證成本。

2）削減而非凍結：專注於真正可以一起削減或淘汰的成本，而非僅僅在當期臨時凍結、但之後又會重新出現的成本。會員制和訂閲就是很好的例子，尤其是因為您可以在將來隨時重新恢復它們。

3）現金至上：以那些對損益表中的現金產生真正影響的項目為目標，比如削減SaaS或IaaS中的雲成本，而不是削減所擁有的硬件資產（如果按資產類別計算，2018年的這項支出僅佔跨行業IT支出的13%）。

4）以未支付和未承付的費用為目標：未支付或未承付的款項所產生的影響最為直接，除非所支付的款項可以收回或者預付款項可以退還。務必對合同中的重新協商和終止條款進行評估。

5）進行綜合分析並削減總運營支出和資本支出成本：Gartner IT關鍵指標數據（Gartner IT Key Metrics Data）顯示，25%的普通IT預算用於資本支出（capex）。雖然一般情況下，運營支出（opex）產生的影響最明顯，但削減資本支出也會有所幫助。因此在快速削減成本時務必考慮和削減整個IT支出範圍。

6）計劃一次完成：由於難度很大並且會引起衝突（通常發生在人員方面），企業機構有時不會在第一時間削減足夠的成本，而是會設法儘可能少地削減成本來“避免”衝突，因此企業機構經常不得不反覆削減成本。

7）沉沒成本無關緊要：就快速削減成本而言，沉沒成本的確無關緊要，但企業機構還是需要考慮停止支付此類成本所帶來的成本效益或價值。

8）削減酌量成本和非酌量成本：酌量成本通常是成本削減行動中第一個被削減的項目，但首席信息官仍應尋找其他機會來減少非酌量成本的使用、服務等級和消費量（比如基礎設施）。可通過整體分析以瞭解可以保留哪些“改變業務”的成本。

9）處理可變和固定成本：大多數企業機構重視可變成本，比如電信費用或承包費用等，這是因為它們更容易削減。但請不要忽視杜絕租金或工資等固定成本的可能性。固定成本的另一個優點是能夠同時削減相關的可變成本。

10）檢查賬目：與財務合作伙伴一起完整檢查支出和資產負債表賬目，這將有助於確認能夠立即產生影響的運營支出和資本支出成本現金削減項目。

快速支出削減類別

下表列舉了削減以下幾類IT成本的簡單方法。

應避免的常見成本削減風險

快速削減成本會增加一些重大風險的可能性。如果為了滿足IT部門成本削減目標而一意孤行，卻不考慮對整個企業所產生的後果，那麼最終可能對服務、職能或財務方面產生更大業務範圍的不利影響。這些風險包括但不限於成本轉移、只盯住項目、在錯誤的地方削減成本以及增加員工流失率或降低士氣等後續影響。

當面對迫在眉睫的成本壓力時，首席信息官仍需採取考慮周全的成本削減方法，從而確保在減輕風險的同時，最大程度地降低對企業機構的長期影響。對於首席信息官而言，削減成本可能是一項艱鉅的任務，但密切關注節省結果以及實現這一目標的時機將會讓所在的企業機構獲益匪淺。