後台管理系統：如何設計圖庫功能？

一、功能説明

圖庫功能應用於SaaS產品的後台管理系統，功能面向對象為產品的運營人員。這類人員在產品運營過程中，存在同一圖片反覆上傳的情況，要從眾多素材中找到並重新上傳素材，操作繁瑣低效，甚至經常出現找不到對應素材的情況。圖庫功能通過存儲及管理素材，幫助運營人員快速找到並使用素材，提高運營人員工作效率。

案例場景1：運營人員小明接到Leader通知，要求在2周內每天更新相同主題的文章。小明在前五天順利完成文章上架。五天後，小明編輯好文章準備上架時，發現找不到之前的封面圖了。為了在規定的時間內推送文章只能迅速找設計師大白再拿一次圖片，還被大白diss一頓。事後，小明將這個情況反饋給產品同事老J，他分析可能是小明不小心刪掉圖片或是資料太多忘記圖片存放位置，且發現此類問題在運營工作中會高頻率的出現。最終，老J為小明設計了圖庫功能幫助解決此類問題。後續小明推送文章時可以直接在圖庫中快速選擇對應圖片，效率大大提高！

二、問題及解決方案

問題描述1：運營人員每次需更新1~3個主題內容，每天更新的主題相對穩定，因此內容封面、海報等素材會保持一致。儘管更新的素材相同，但每次都需要重複上傳。

解決方案：圖庫存儲素材，遇到相同主題時，運營人員可通過圖庫快速完成素材上傳。

問題描述2：大量素材情況，運營人員如何快速找到想要的素材？通過對素材進行規整分類確實是可以解決此問題，但需要花費大量的時間和精力，還要求操作者對素材存放位置十分熟悉，特別是遇到崗位人員流動頻繁的情況，“素材存放位置“等經驗性工作是很難交接清楚的。導致接手人員短時間內沒辦法快速上手，給公司帶來額外運營成本。

解決方案：圖庫功能將歷史素材集中存儲，允許運營人員定義標籤及給素材打標籤，支持按標籤進行分類、檢索等圖片管理功能，能夠讓運營人員在短時間內對歷史素材的分類進行集中瞭解並快速上手，縮短素材瞭解的時間，節約成本。

三、實現思路

這裏將圖庫功能拆分成四個功能：上傳功能、圖片壓縮、存儲功能、圖片管理。

1. 上傳功能

上傳功能：指用户通過各種渠道、方式將圖片信息存儲到圖庫。上傳功能又分為默認上傳和主動上傳兩種方式，默認上傳指運營人員將圖片上傳至後台管理系統時，系統自動將圖片存儲到圖庫，也就是説使用圖片的同時自動存儲圖片；主動上傳指運營人員直接將圖片存儲到圖庫。

圖1：公眾號後台圖片上傳

兩種上傳方式的流程差異見下圖2：

圖2：流程對比圖

從應用場景上看，默認上傳主要應用於當前時刻有使用圖片的需求，對於圖片的存儲屬於額外需求；主動上傳使用場景為用户主要需求為存儲圖片，目的是在之後的工作中快速找到並使用。配合圖庫管理功能，能夠較好的滿足素材管理需求。兩個不同功能可以滿足不同場景的不同需求，最終達成的效果都是通過一次性的上傳並存儲，來解決長期上傳相同圖片的重複性工作，從而提高運營人員工作效率。

表1：優缺點對比

2. 內存壓縮

案例場景2：小明上傳新圖片時，系統提示“圖片過大，上傳失敗“，只有低於500k的圖片才能上傳。小明需要壓縮圖片並重新進行圖片上傳，當天的工作效率受到影響。詢問老J設置圖片內存的原因時，老J表示如果圖片過大，會影響頁面加載速度。

圖3：公眾號圖片上傳限制説明

針對這個問題，需要在上傳功能的基礎上增加 內存壓縮 功能。內存壓縮功能是指上傳圖片時系統將不符合大小要求的圖片自動進行壓縮。可大大節省人工成本。

3. 存儲功能

當運營人員需要找歷史圖片時，只需要到圖庫中查找。圖庫展示分為兩塊：常用圖片、默認圖庫。其中常用圖片是指使用最高次數最多的前5張圖片，並展示在圖庫頂部；默認圖庫：展示全部存儲在圖庫的圖片，且按存儲時間逆序展示。

圖4：公眾號圖庫分組功能

通過圖庫的存儲功能，可以滿足兩個需求：1、通過存儲歷史上傳圖片，避免了因此素材丟失造成額外工作；2、區分常用圖片及默認圖庫，幫助用户快速找常用圖片。

4. 圖片管理

圖片的上傳、處理、存儲及展示，基本可以實現圖庫功能的閉環。但是在日常工作中上傳素材量極大，僅將圖片素材上傳但不對素材進行歸類也是導致工作效率低下的原因。

圖5：公眾號後台圖庫管理

案例場景3：在圖庫功能上線6月後，小明接到需求：要求第二天更新一篇文章。小明準備內容時發現需要用到歷史上傳的素材，由於歷史素材量已經積累上千條，小明無法快速找到對應的素材，他希望大白能直接將素材再次發送給他，大白由於自身工作原因回覆小明自己去找歷史記錄。小明只有自己多花一個小時的時間在已經存儲了1000多張圖片的圖庫中尋找歷史素材，導致當天其他工作輸出受到影響。

從小明的案例中可以發現：由於時間積累存儲的圖片量會增大，如果不對圖片進行有效管理，會帶來額外的查找成本，甚至比重新設計成本更高。

因此圖庫除了要包含上傳、處理、存儲及展示功能，還需要有對圖片的管理功能。圖片管理功能主要是幫助運營人員從大量素材當中快速找到想要的圖片；包括支持自定義標籤、對素材打標籤及通過標籤進行檢索等功能。自定義標籤及對素材打標籤的功能組合能夠幫助運營人員搭建一套熟悉和適合自己的分類體系。而標籤檢索功能則能夠更好的匹配運營人員所搭建的分類體系，功能之間的相互配合能夠幫助運營人員方便快捷的找到對應素材，有效的提高運營人員的工作效率。

四、總結

圖庫功能是後台管理系統中非常小的一個功能，但利用好這個功能首先能極大的提高運營人員的工作，同時也能夠給公司節省人力及溝通成本，從而間接提高公司利潤。

回顧圖庫功能的整體實現過程，可以發現整個功能都在圍繞提高運營工作效率這樣一個最終目的進行設計。作為產品經理要避免的一種情況是陷入功能本身，純粹為了功能而去做功能，忽略最終想要達成目的。因此產品經理在產品設計的關鍵節點時需要時刻進行復盤，思考每個階段是否真的做到了在圍繞最終目的進行功能設計。

另外，產品設計一定要結合場景需要來提出解決方案，以福特公司“想用一匹更快的馬”為例，在福特公司老闆以加快城市轉移為背景的前提下，產品經理應提出的解決方案是“以車輛代替更快的馬”，這樣能更好的解決問題。但是如果場景變換為賽馬場，則產品經理應提出的則是“提供一匹更快的馬”。從這個案例就可以看出不同的場景解決方案是完全不同的，產品經理必須依據場景為用户提供合適的解決方案。

最後，再説説產品的迭代，很多產品經理是以功能上線作為項目完結。其實不然，功能上線不過是一個開頭，產品經理應該對功能建立相應數據監控指標，通過對運營數據分析定位產品/功能的優缺點，將優點沉澱為自己的能力，針對缺點進行迭代優化，這樣才能在項目中收穫自己的沉澱與成長。否則每次項目上線，也僅僅是一次經歷而已，甚至算不上經驗。

本文由 @Jarrett 原創發佈於人人都是產品經理，未經作者許可，禁止轉載。

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