數字化辦公 文印設備同樣不能落伍

在每個企業管理者眼中，都希望自己的員工能順利而忠實地執行自己的計劃，如果要是可以24小時待命、隨時投入工作狀態則是更好。但是，現實中真的有這樣的“超人”嗎？雖然人類的精力無法實現，但是在數字化辦公時代下，這樣的“超人”是可以實現的。

數字化辦公時代可以讓人們變成高效響應的“超人”

近年來，移動互聯網與人工智能技術的日漸普及，讓數字化辦公已經逐漸成為全球企業的發展趨勢。數字化辦公逐漸讓辦公場所不僅限於傳統的辦公室寫字間，員工可以藉助移動互聯網技術在家中、咖啡廳、高鐵等場所辦公，從而減少了通勤的必要性，實現了工作需求的隨時響應。

當然，數字化辦公並非僅僅意味着辦公場所的改變，也為紙上辦公帶來了巨大變化。由於紙質文檔在傳輸、防偽、保存、查閲等方面具有無可比擬的便利性，仍然是現代辦公中難以取代的關鍵環節。而數字化的紙上辦公，則重點在於提高紙上辦公的效率與價值。為了實現數字化辦公這一目標，文印設備同樣不能落伍。

至於其中原因，主要集中以下幾點……

一、數據採集、分類、歸檔必不可少

在大多數企業工作流程與運營環節中，數據的採集、分類、歸檔可以説是必不可少的。舉個例子：不少乙方活動公司在舉辦線下活動時，往往會有龐大而複雜的物料採購，這涉及了多個供應商，而在結案統計成本時，數據的採集、分類是個很大的難題。

在傳統的企業辦公流程中，這項工作往往是由項目負責人進行統計，主要依據是供應商提供的發票金額與內容。而在項目負責人統計完之後，需要財務相關人員複核，提交財務相關的審批流程。為此，項目負責人需要面對的是海量的發票、而財務負責人也需要一單一單核實，往往耗費了不少時間。然而在數字化辦公時代下，這種傳統的辦公方式無疑是效率低下的，並且完全可以通過數據的採集、分類、歸檔來處理，這時候需要的就是一款智能化的掃描工具。

愛普生DS-730N為我們實現了數據高效採集、分類、歸檔的體驗

比如愛普生DS-730N，可以通過網絡將數據同步發送至相關負責人的電子郵件中。如果某項項目需要有數據採集和分類工作，掃描儀就可以通過預設模式來採集數據、將數據分類為“財務報銷、客户報備”等多個類型。並且，掃描儀還可及時將掃描信息發送至FTP文檔服務器中，以便於整個工作流程數據的歸檔，避免關鍵的文檔信息丟失。

二、更好的效率升級

坊間流傳這樣一個説法：一個企業是否有發展前景，只要看企業會不會為了提高效率而花錢。固然，數字化辦公的實現，很多時候都意味着企業主需要用更多的資金去選購搭載新功能的產品。而這些全新產品實現的升級，也確實是有目共睹。

比如中小企業用户經常使用到的小型打印機，近年來都搭配了LAN有線網絡與WIFI無線網絡配置，這種配置改變了我們傳統的打印流程。以前的打印流程往往需要我們前往辦公室，將文件拷貝到連接打印機的電腦上才可以打印。現在得益於網絡功能的搭載，在公司無線網內都可連接到打印機設備，並且手機就可以實現遠程打印。如果你剛好外出的話，不少產品都對微信打印進行了支持，只要開啓小程序就可以將文件輸出到公司打印機。

新的文印設備讓我們身在何處都可以快速打印

無疑，新的文印設備讓我們不再需要特意去找打印機，也拋棄了打印機的地域限制。尤其是業務人員等需要經常外出的崗位，全新的文印設備將幫助他們省下動輒1-2個小時的時間，回到公司即可安排會議等後續工作。而數字化辦公所追求的效率升級，文印設備的進化可以説是不可或缺。

三、更智能化的管理體驗

近年來，我國企業發展速度有目共睹，而在這背後卻凸顯了企業成長過程中的管理痛點。一方面，隨着企業體量越來越大，員工職能愈發複雜，需要針對不同職能員工進行管理；另一方面，越來越多的文印設備，也需要更多的管理。

比如企業日常辦公中不可缺少的複合機，這些體積龐大的文印輸出能手負擔了大多數打印/複印/掃描工作。而在數字化辦公理念中，複合機作為企業、用户組級別應用的信息交互中樞，對複合機的使用情況進行管控，從而優化設備管理。

柯尼卡美能達Dispatcher Paragon解決方案實現了更智能化的文印成本控制

在這個方面，柯尼卡美能達Dispatcher Paragon解決方案是一個很好的例子。系統管理員可以通過搭配的IC卡讀卡器讀取員工工牌信息，從而確定員工的文印權限。同樣，員工的打印也可以被記錄在系統中，每個員工的打印量都會被進行統計，能夠更及時地統計月打印量及打印成本。這對於保險公司等業務型導向企業而言，提升了每個月的文印成本統計效率，能夠更好地進行成本控制和管理。

總的來説，數字化辦公的核心就在於數據的統一管理和流程優化。更為先進的文印設備，則可以為用户帶來高效率與智能化等多方面的進化，對整個工作流程進行進一步的優化。因此，在數字化轉型成為越來越多企業的必選項時，文印設備的升級也是勢在必行。

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