Word使用技巧彙總 Word使用技巧有哪些

Word是日常辦公經常用到的工具，使用它有很多技巧，活用技巧能事半功倍。

1.問：WORD裏邊怎樣設置每頁不同的頁眉?如何使不同的章節顯示的頁眉不同?

　　答：分節，每節可以設置不同的頁眉。文件——頁面設置——版式——頁眉和頁腳——首頁不同

　　2.問：請問word中怎樣讓每一章用不同的頁眉?怎麼我現在只能用一個頁眉，一改就全部改了?

　　答：在插入分隔符裏，選插入分節符，可以選連續的那個，然後下一頁改頁眉前，按一下“同前”鈕，再做的改動就不影響前面的了。簡言之，分節符使得它們獨立了。這個工具欄上的“同前”按鈕就顯示在工具欄上，不過是圖標的形式，把光標移到上面就顯示出”同前“兩個字來了

　　3.問：如何合併兩個WORD文檔，不同的頁眉需要先寫兩個文件，然後合併，如何做?

　　答：頁眉設置中，選擇奇偶頁不同/與前不同等選項

　　4.問：WORD編輯頁眉設置，如何實現奇偶頁不同? 比如：單頁浙江大學學位論文，這一個容易設;雙頁：(每章標題)，這一個有什麼技巧啊 ?

　　答：插入節分隔符，與前節設置相同去掉，再設置奇偶頁不同

　　5.問：怎樣使WORD文檔只有第一頁沒有頁眉，頁腳?

　　答：頁面設置-頁眉和頁腳，選首頁不同，然後選中首頁頁眉中的小箭頭，格式-邊框和底紋，選擇無，這個只要在“視圖”——“頁眉頁腳”，其中的頁面設置裏，不要整個文檔，就可以看到一個“同前”的標誌，不選，前後的設置情況就不同了。

　　6.問：如何從第三頁起設置頁眉?

　　答：在第二頁末插入分節符，在第三頁的頁眉格式中去掉同前節，如果第一、二頁還有頁眉，把它設置成正文就可以了

　　●在新建文檔中，菜單—視圖—頁腳—插入頁碼—頁碼格式—起始頁碼為0，確定;

　　●菜單—文件—頁面設置—版式—首頁不同，確定;

　　●將光標放到第一頁末，菜單—文件—頁面設置—版式—首頁不同—應用於插入點之後，確定。

　　第2步與第三步差別在於第2步應用於整篇文檔，第3步應用於插入點之後。這樣，做兩次首頁不同以後，頁碼從第三頁開始從1編號，完成。

　　7.問：WORD頁眉自動出現一根直線，請問怎麼處理?

　　答：格式從“頁眉”改為“清除格式”，就在“格式”快捷工具欄最左邊;選中頁眉文字和箭頭，格式-邊框和底紋-設置選無

　　8.問：頁眉一般是---------，上面寫上題目或者其它，想做的是把這根線變為雙線，WORD中修改頁眉的那根線怎麼改成雙線的?

　　答：按以下步驟操作去做：

　　●選中頁眉的文字，包括最後面的箭頭

　　●格式-邊框和底紋

　　●選線性為雙線的

　　●在預覽裏，點擊左下小方塊，預覽的圖形會出現雙線

　　●確定

　　▲上面和下面自己可以設置，點擊在預覽周圍的四個小方塊，頁眉線就可以在不同的位置

　　9.問：Word中的腳註如何刪除?把正文相應的符號刪除，內容可以刪除，但最後那個格式還在，應該怎麼辦?

　　答：步驟如下：

　　1、切換到普通視圖，菜單中“視圖”——“腳註”，這時最下方出現了尾註的編輯欄。

　　2、在尾註的下拉菜單中選擇“尾註分隔符”，這時那條短橫線出現了，選中它，刪除。

　　3、再在下拉菜單中選擇“尾註延續分隔符”，這是那條長橫線出現了，選中它，刪除。

　　4、切換回到頁面視圖,尾註和腳註應該都是一樣的

　　10.問：Word 裏面有沒有自動斷詞得功能?常常有得單詞太長了，如果能設置一下自動斷詞就好了

　　答：在工具—語言—斷字—自動斷字，勾上，word還是很強大的

　　11.問：如何將word文檔裏的繁體字改為簡化字?

　　答：工具—語言—中文簡繁轉換

　　12.問：怎樣微調WORD表格線?WORD表格上下豎線不能對齊，用鼠標拖動其中一條線，可是一拖就跑老遠，想微調錶格豎線讓上下對齊，請問該怎麼辦?

　　答：選定上下兩個單元格，然後指定其寬度就可以對齊了，再怎麼拉都行

　　press "Alt"，打開繪圖，其中有個調整座標線，單擊，將其中水平間距與垂直間距都調到最小值即可。

　　打開繪圖，然後在左下腳的繪圖網格里設置，把水平和垂直間距設置得最小。

　　13.問：怎樣微調word表格線?我的word表格上下豎線不能對齊，用鼠標拖動其中一條線，可是一拖就跑老遠，我想微調錶格豎線讓上下對齊，請問該怎麼辦?

　　答：可以如下操作：

　　●按住ctl鍵還是shift，你have a try

　　●double click the line, try it :)

　　●打開繪圖，設置一下網格(在左下角)。使水平和垂直都為最小，試一把!?

　　●press "Alt"

　　14.問：怎麼把word文檔裏已經有的分頁符去掉?

　　答：先在工具——> 選項——> 視圖——> 格式標記，選中全部，然後就能夠看到分頁符，delete就ok了。

　　15.問：Word中下標的大小可以改的嗎?

　　答：格式—字體

　　16.問：Word裏怎麼自動生成目錄啊?

　　答：用“格式>>樣式和格式”編輯文章中的小標題，然後插入->索引和目錄

　　17.問：Word的文檔結構圖能否整個複製? 論文要寫目錄了，不想再照着文檔結構圖輸入一遍，有辦法複製粘貼過來嗎?

　　答：可以自動生成的，插入索引目錄。

　　18.問：做目錄的時候有什麼辦法時右邊的頁碼對齊?比如：

　　1.1 標題...............................1

　　1.2 標題...............................2

　　答：畫表格，然後把頁碼都放到一個格子裏靠右或居中，然後讓表格的線條消隱就可以了，打印出來就很整齊。

　　19.問：怎樣在word中將所有大寫字母轉為小寫?比如一句全大寫的轉為全小寫的

　　答：格式->更改大小寫->小寫

　　20.問：在存盤的時候，出現了問題，症狀如下：磁盤已滿或打開文件過多，不能保存，另開新窗口重存也不管用。如何解決?

　　答：把word文檔全選，然後複製，然後關掉word，電腦提示你粘貼板上有東西，要不要用於別的程序，選是，然後，再重新打開word，然後粘貼，然後，保存。

　　21.問：WORD中的表格一複製粘貼到PPT中就散掉了，怎麼把WORD裏面的表格原樣粘貼到PPT中?

　　答：1)比較好的方法是：先把表格單獨存為一WORD文件，然後插入-- >對象，選由文件創建，然後選中上面的WORD文件，確定;2)還可以先把表格copy到excel中，然後copy到PPT中，這個也是比較好的 辦法;3)可以先做成文本框，再粘貼過去;4)複製粘貼，但是在PPT中不能粘在文本框裏面;5)拷屏，做成圖片，再弄到PPT裏面。

　　22.問：有沒有辦法將PPT的文字拷入WORD裏面?

　　答：另存就可以了。只要以.rtf格式另存即可

　　23.問：用word寫東西時字距老是變動，有時候自動隔得很開，有時候進入下一行的時侯，上一行的字距又自動變大了，這是為什麼?怎麼糾正啊?

　　答：是因為自動對齊的功能，格式——>段落——>對齊方式可以選。還有允許斷字的功能如果check上，就不會出現你説的情況了。

　　24.問：在使用WORD的樣式之後，如標題1、標題2之類的，在這些樣式前面總會出現一個黑黑的方塊，雖然打印的時候看不到，但看着總是不舒服，有沒有辦法讓它不要顯示呢?

　　答：“視圖”-->“顯示段落標誌”，把前面的勾去掉。其實這個很有用，可以便於知道哪個是標題段落

　　25.問：文章第一頁下面要寫作者聯繫方式等。通常格式是一條短劃線，下面是聯繫方式，基金支持等。這樣的格式怎麼做出來?就是註明頁腳嗎?

　　答：插入——腳註和尾註

　　26.問：文字雙欄，而有一張圖片特別大，想通欄顯示，應該怎麼操作?

　　答：可以選擇的內容，按雙欄排。選擇其他內容，按單欄排。

　　27.問：Word裏面如何不顯示回車換行符?

　　答：把視圖->顯示段落標記的勾去掉或工具->選項->視圖->段落標記

　　28.問：有沒有方法把WORD裏的軟回車一下子替換掉?識別出來的文字全帶着軟回車，能把他們一次全刪掉嗎??

　　答：查找+替換，按CTRL+H;軟回車好象是^l，在特殊字符裏有

　　29.問：在WORD裏的框框裏怎麼打勾?

　　答：畫個文本框，文本框裏寫一個鈎，然後拖過去;或者先在WORD裏插入符號“√”，然後選中“√”，到-》格式-》中文版式-》帶圈字符-》選“□”

　　30.問：還是不行，這樣拷過去的框框字體是windings的，而原來的是宋體的，兩者有很大的區別。

　　答：根據模板新建專業型傳真，裏面有框，雙擊後打勾，copy就ok

　　31.問：Word中怎麼在一個英文字母上打對號?

　　答：透明方式插入圖片對象，內容是一個√

　　32.問：WORD裏怎麼顯示修訂文檔的狀態?文檔修訂後，改後標記很多，但是在菜單裏沒有“顯示修訂最終狀態”等，怎麼調出來?

　　答：工具->自定義->命令->類別(工具)->命令(修訂)->把“修訂”等拖到工具欄上

　　33.問：怎樣把許多分開的word文檔合併成一個文檔。我的論文是按照章節分開寫的，但現在圖書館要提交電子版的學位論文，是一個文檔的，我找了很多選項但好象不能合併，選擇插入文件功能，可以加入內容，但文檔中的頁眉卻插不進去，有誰有高見?

　　答：acrobat6 可以直接把多個文檔打印成一個pdf文檔。可以提交pdf格式的論文，先一個一個word文檔轉換為pdf格式的，然後在pdf文檔菜單的文件菜單中，選上作為pdf格式打開，追加上就可。

　　34.問：Word裏面要寫方程式怎麼辦啊?

　　答：插入-對象-公式編輯器equation，如果沒有公式編輯器Equation，要自己從光盤中安裝，或者安裝Mathtype公式編輯器

　　按右鍵把它拖出來--插入--命令--自定義--工具

　　應該是倒過來

　　35.問：想在WORD裏面表示矩陣，怎樣才能畫出那個很大的矩陣括號?

　　答：裝公式編輯器mathtype好了~：)

　　36.問：Word的公式編輯器怎麼安裝?

　　答：工具-自定義-插入-公式編輯器，把它拖到工具條上即可;或者安裝OFFICE後，再次安裝，選增加功能吧，會有提示的

　　37.問：Word2000下調用公式編輯器的快捷鍵?

　　答：點擊菜單[工具]->[自定義]，點擊對話框下方[鍵盤]，在[類別]裏選擇[插入]，在命令裏選擇[InsertEquation]，指定你的快捷方式

　　38.問：WORD中出現公式的行往往要比只有文字的行來得寬，如何把這些行改的跟只有文字的行一樣寬?

　　答：段落行距設為固定值即可。這樣會有一個問題，比如設置為18磅，有些公式符號(特別是有下標的)不能全部顯示打印稿可以顯示。怎麼解決這個問題?這個如何解決還需要考慮。

　　39.問：我的文檔就是公式多，應該怎麼辦?

　　答：公式多的時候，最好的消除這個問題的辦法就是每打幾個公式就要存盤，如果連續打太多，就會出現這個問題。出現問題的時候：

　　●選中所有內容，ctrl+C

　　●把WORD所有文檔關閉，

　　●最關鍵：出現一條信息，務必選擇“是”

　　●重新打開WORD編輯器，

　　●ctrl+V，粘貼

　　●ctrl+S，存盤

　　40.問：怎樣在word裏面的公式編輯器中輸入空格?

　　答：ctrl+shift+space

　　41.問：如何使word中公式全都小一號?一個一個選實在麻煩

　　答：在Mathtype公式編輯器中：

　　首先，在Mathtype中的菜單Size中選define,定義所需的字號大小;

　　再次，在Mathtype中的菜單preferences中的equation preference的save to file存貯所定義的字號文件;

　　返回word中：

　　在Mathtype菜單中選Format equation:

　　1)在MathType preference file中，選你剛才所定義的文件;

　　2)在Range中，選Whole document。

　　最後，選OK，即OK了。

　　42.問：如何將WORD中的公式編緝拉到外面?

　　答：工具-自定義-命令-插入-右邊找公式編輯器，往上拖

　　43.問：怎樣可以去掉word裏面公式，或是圖片上方總是出現的灰色的橫條啊?以前沒有的，不知道怎麼跑出來了，看着怪暈糊的。。。。。

　　答：工具->選項->視圖->域底紋，選不顯示，或選取時顯示，就可以了

　　44.問：整個論文用一個WORD文檔，太大，不好編輯，一個地方有增刪，後面那麼長一個文檔版面分佈會變得亂七八糟，特別是圖表之類的東東。想讓每章的偶數頁自動顯示自己的章號和題目，WORD裏這個能夠自動實現嗎?

　　答：不要整個論文放一個WORD文檔，一章一個，然後每章就可以奇偶分開處理了

　　45.問：論文按照章節寫的，想把它們合併成一個文件，並保持原有的文件格式。採用了在文件末尾插入分節符的方法，但插入後有些文件的部分格式發生了變化，請問如何解決?

　　答：用主控文檔的方法比較好，在大綱模式裏設置的;採取插入文件的方式，格式有些變化

　　46.問：WORD裏邊怎麼樣顯示行號?

　　答：在頁面設置那裏，板式選項，最下面有個行號選項

　　47.問：Word裏面怎麼插入半個空格?

　　答：先在word的工具欄上，點中雙箭頭那個紐，就可以看到原先看不到的空格，然後再編輯一下這個空格的大小，比如小五或小四什麼的。

　　48.問：只要一回車，或是改變光標位置的任何操作，都會使上一行的)變成=，有人遇到過這個問題麼?

　　答：是不是設置了自動替換啊，符號裏的自動替換看看吧!

　　49.問：WORD有沒有可以按單詞的首字母進行排序?就是從A-Z進行排

　　答：表格中的內容可以按照拼音排序，弄到excel裏，排序，再回來

　　50.問：怎麼在word裏面打R^2?

　　答：先打R2，然後用鼠標選中2,同時按"Ctrl"，“shift”和"+"

　　51.問：Word中發現空格都是小圓點，是怎麼回事情?每輸入一個空格就出現一個小圓點，怎麼把它消除掉啊?這個空格會打印出來嗎?

　　答：不會打印出來，如果想不顯示：工具-選項-視圖 格式標記中前面的勾去掉即可

　　52.問：word如何使兩個表格能排在一起?我做的表格每一個都比較小，但是表格數比較多，我想兩個表格排成一行，請問該怎麼做?

　　答：試試在局部分欄，每個分欄中一個表格。

　　53.問：為什麼換機器打開WORD文檔排版變了?在一台機器上排好板的WORD文檔換在另一台機器打開就變了?頁碼都不對了，怪哉。

　　答：是默認的頁面設置不一樣吧，或者版本不同

　　54.問：Word裏面插入表格的問題，同一表格前後兩行被分在了不同的頁上，想限制他們在同一頁怎麼做?

　　答：轉換成圖文框可能更容易排版一點，或者加個文本框

　　55.問：怎麼在word裏畫座標圖?在word裏有了座標圖，文字卻加不加去怎麼辦?

　　答：作圖時直接將文字加上去;word中的繪圖工具條，文字環繞裏面尋找合適的方案，把圖放在文字的底層

　　56.問：WORD文件有密碼，怎麼辦呢?

　　答：找破解軟件，比如advanced_office_2000_password_recovery_pro_v1.03，但不一定好用。

　　57.問：怎麼給word文檔加密?

　　答：打開文檔，另存為—工具—常規選項—打開、修改權限密碼，保存

　　58.問：Word文件怎麼轉化為postscript文件?

　　答：先轉化為pdf，然後打印到文件，通過distiller生成ps。

　　59.問：Word無法識別origin中的漢字怎麼辦?用origin做的圖形中有漢字，copy到word中就成了問號，因此我不得不先用export把圖形變為jpg文件才能解決這個問題，有沒有方便的解決辦法?

　　答：ORIGIN裏面的字體改成宋體或者仿宋

　　60.問：請教怎麼把Origin中的圖表拷貝到Word?

　　答：點origin的Edit菜單裏的copy page到word裏粘貼就行了

　　61.問：把origin的圖複製粘貼到word，總有一大塊的空白，這個空白有什麼工具可以去掉嗎?還有就是用word自帶的圖表工具畫圖時，也是有一大塊空白去不掉，這個可以解決嗎?

　　答：右鍵選擇圖片工具欄，點裁減

　　62.問：插入的圖片為什麼老是處於頁面的頂端，想拖下來放到其他地方，卻又自動跑到頂端去，就是拖不下來，請問該如何處理?

　　答：改變圖片的屬性，就可以了。

　　63.問：如何保證一幅圖像固定在某一段的後面，另一段的前面，而不會因為前面段落的刪減而位置改變?

　　答：右鍵點擊圖片->設置對象格式—>版式—>嵌入型

　　64.問：如何把在WORD裏面圖形工具畫的圖轉化為jpg?

　　答：另存為html格式，然後在html文件對應的文件夾裏找

　　65.問：請問什麼格式的圖片插入word最清晰?手頭持有png和tif格式，複製粘貼到word中模糊一片，請問轉換成什麼圖片格式用於word最清晰?什麼方法(插入圖片來自文件還是直接複製粘貼)對清晰度有否影響?

　　答：emf，eps等矢量圖最清晰，不會因為縮放損失分辨率，而jpeg，bmp等點陣圖就不行了。

　　66.問：在WORD中如何讓圖片的左、上、下邊都是文本?

　　答：在分欄的數量為1的情況下實現。圖片選中後右鍵，設置圖片格式--版式-四周型就可以了

　　67.問：jpg文件插入word文件以後怎麼讓文件變小?jpg格式圖片插到word文件以後文件變的巨大，有什麼方法可以讓它小一點?最好能一張軟盤放的下。

　　答：兩個方法：

　　●用photoshop改變圖片的分辨率，當然要看得清楚，然後插入word

　　●word有強大的壓縮功能，把文檔另存為比如：temp.doc，看看是不是小了很多。

　　68.問：Matlab仿真圖片大家一般怎麼弄到word裏面的?相對橫軸和縱軸修改一下的説

　　答：一般都是在Matlab裏面把所有的直接修改好了，然後再保存的時候用jpg格式，在word中間導入就好了

　　69.問：如何向WORD中的圖片添加文本?想在圖片上輸入一些説明文字

　　答：插入文本框，將版式設成“懸浮”

　　在WORD的繪圖工具裏面有個自選圖形，找到你要的括號，直接在頁面上畫就可以了。可以移動，大小也可以改。然後把他挪到文字邊上，即可。一個小竅門就是用CTRL+箭頭可以進行微調。

　　如果你覺得經常需要對這些文字編輯，怕圖形錯位的話，可以將需要的文字打在一個文本框裏，記得將文本框設置成透明無色的(這樣就看不見文本框了)，然後將文本框和你的括號(或其他符號)組合成一個圖形，就萬無一失了。

　　70.問：AUTOCAD的圖拷貝到WORD下如何處理?

　　答：有幾種辦法：一是可以在WORD中進行CAD編輯的方法：將CAD的背 景設為白色，然後將CAD窗口縮小，到你想複製的圖形的大小，正好可以容納就可以了，否則WORD裏面有很大的空白，然後，拷貝，選中所有的圖形中的線 條，右鍵。到WORD中粘貼。二是，先轉為wmf文件，具體先將窗口縮小，如上，然後，按emport，選中線條，存儲。WORD中，插入，圖形，來自, 文件，找到文件就可以插入了。

　　71.問：文章用WORD打開時，原有的公式全是紅叉，以及WORD中圖變成red cross(紅叉)怎麼辦?

　　答：基本上沒有辦法挽救回來了，只能重新插一遍圖。據微軟的技術支持所説， 紅叉是由於資源不夠引起的。也就是説，如果你所編輯的文檔過大，可能因為資源問題導致圖片無法調入，從而顯示紅叉。可是實際情況是，有時候所編輯的文檔並 不大，可是還是出現紅叉。這就可能是因為你設置了快速保存，在選項菜單中可以找到。

　　這是由WORD的文檔結構所決定的。當你設置為快速保存時，每次保存的時候 只是把你改動過的部分添加到文檔尾部，並不重寫文檔本身，以達到快速的目的。所以，你會看到一個本來並不長的文檔的實際大小可能有好幾兆。當取消了快速保 存後，文檔長度將大大減小。還有一個減小紅叉出現可能性的辦法是把圖片的屬性中的"浮動"去掉。這樣可能在編輯的時候有一定的困難，但是對於避免紅叉的出 現確實很靈。

　　再説一句，一旦紅叉出現了，應該是沒有辦法恢復的，只有再重新貼圖。

　　72.問：如果Word突然定在那裏了怎麼辦?

　　答：重新打開會回覆，或者在word自身的templates裏面找到近期文件，重寫的不用太多。

　　73.問：如何解決word説磁盤已滿不讓保存的問題?

　　答：有時候，當要保存一個文件時，Word會彈出一個對話框説是磁盤空間已 滿，無法保存文件，可實際上磁盤上空間還很大。這是非常令人惱火的一件事情。這一信息最常見的原因是Temp文件夾已經達到了一個文件夾中可以包含的最多 文件數的上限。這時的解決方法很簡單：在【資源管理器】中右擊安裝有Windows系統的磁盤，在出現的快捷菜單中單擊【屬性】，將出現【屬性】對話框， 從【常規】選項卡中選擇【磁盤清理】按鈕，此時將出現【磁盤清理】對話框。執行磁盤清理完畢以後，Windows會彈出一個新的對話框。

　　在【要刪除的文件】框中選中【臨時文件】選項，然後選擇【確定】。 Windows將刪除臨時文件。要人工刪除臨時文件，進入臨時文件夾，刪除任何舊的臨時文件(臨時文件以波浪號開始，以.tmp擴展名結束)，返回 Word，再次試着保存文件。如果此時還不能正確保存文檔，可以採取以下的方法，步驟如下：

　　(l)按Ctrl+A選定整個文檔。

　　(2)按Ctrl+C將整個文檔複製到內存中。

　　(3)關閉Word程序。此時系統會提示："您將大量文本放在了‘‘剪貼板‘‘中，是否希望在退出Word後這些文本仍可用於其他程序?"。

　　(4)選擇【是】按鈕。

　　(5)重新打開Word程序。

　　(6)按Ctrl+V，將複製下來的文本粘貼到新文件中。

　　注意：在刪除臨時文件時，可能會出現一個對話框，提示不能刪除正在使用的文件。

　　這是因為Windows運行的時候，需要不斷地用到一些臨時文件。因而，在人工刪除臨時文件時，試着在開始時只刪除幾個文件，然後對桌面上的回收站進行清空。否則可能無法刪除所有選擇的文件。

　　論文Word技巧小結

　　前一段時間用Word2000寫論文，越來越覺得Word設計者獨具匠心。我從初中開始用Word5.0，一直用到現在這個版本，其間用它排過兩本書，大 概用過超過80%的功能(粗略地按help統計)，包括自己寫宏和帶對話框的Word Basic，應該説比較有發言權。微軟的東東總的來講讓我滿意的很少(Windows一日不消除藍屏，就一日不能登大雅之堂)，Word算頭一號。我看過 一篇對微軟Office組總頭的專訪，他説市場調查顯示絕大多數用户只用到Word很少的一點功能，非常可惜。我相信這並非妄言。半月前我們實驗室有個哥 們説vi比Word功能強，我聽着不服，讓他舉例。他説，vi可以選定文本中的一列，Word不行。我當時無言以對，因為我確實不知道Word裏怎麼選定 列，EditPlus或者UltraEdit倒是可以，後來我看了幫助，才知道Word裏按Alt拖鼠標是可以選列的。再早些時候， PlateauWolf曾經敏鋭地觀察到Word中文排版每行最後的標點符號參差不齊，並因此大肆鼓吹WPS 2000。我也是到最近才知道，Word裏有個選項，“排版時壓縮標點間距”，把它關了就沒事了。可見，往往弱的不是Word而是我們。

　　下面我總結幾條用Word排論文的技巧

　　插公式時經常需要讓公式居中對齊、行末的公式編號右對齊。只要設一個居中製表位和一個右對齊製表位，輸入時按TAB即可。建議居中製表位位置用字符做單位，比如五號字體在缺省A4頁面上是每行40字符，居中製表位就可以設在20字符處。

　　我的公式編號用SEQ域輸入，從“插入”菜單選“域”即可。這樣做的好處是如果我有100個公式，在最開始插入一個新的，那麼這100個公式的編號都要加1。

　　如果手工修改會非常耗體，而Ctrl+A全部選定再F9更新域則十分快捷。

　　參考文獻用尾註，也在“插入”菜單裏。缺省的是上標格式，按Ctrl+‘+‘可以改成正常格式。好處也是可以自動排號。

　　圖片説明用題注。一般排版要讓題注寬度小於版心距，我用水平標尺上的懸掛縮進加右縮進實現。

　　Word表格中可以進行簡單的計算。比如我有一個表格，讓第三列的值顯示第二列比第一列多百分之幾，用“表格”菜單的“公式”即可，不用Excel高射炮轟蚊子。

　　對公式、尾註、圖片、表格的引用一概用交叉引用，“插入”菜單下。好處是可以做成超級鏈接，而且公式編號改動的話對這個公式的引用會跟着改。

　　所有的章節標題都用樣式，並且用多級項目符號列表。好處是標題編號(第幾 章、第幾節)可以自動生成，可以在文檔結構圖(“視圖”菜單)中瀏覽，可以用垂直滾動條下方的定位按鈕快速定位，還可以生成目錄。我一般關閉“基於所用格 式定義樣式”這個自作聰明的功能，所有樣式都自己選。

　　我的圖片和表格做成嵌入式的，這樣不會亂跑。表格每個單元格水平垂直均居中對齊(Word 2000新增功能)。表格段落格式選“段中不分頁”，這樣不會出現表格拆到兩頁上的噁心局面。

　　我的正文缺省樣式是首行縮進2字符。輸公式的時候要另起一行，但是邏輯上它應該跟前面的文字算作一段(鼠標三擊可以選定段)，我用Shift+Enter小回車搞定。每次要輸入公式的時候，點到前一個包含公式的段，用格式刷複製即可。

　　先寫這麼多，以後有新的再補充，也歡迎大家補充。

　　用Word編輯論文的幾個建議

　　由於各方面的原因，大家主要還是用Microsoft Word (以下簡稱Word)編輯論文。Word在寫科技論文方面雖然有一些先天不足，但卻提供了非常強大的功能。如果不能充分利用這些功能，可能經常要為不斷地 調整格式而煩惱。我把自己以前使用Word的經驗和教訓總結一下，拋塊磚。

　　原則: 內容與表現分離

　　一篇論文應該包括兩個層次的含義：內容與表現，前者是指文章作者用來表達自 己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節段落結構等，而後者則是指論文頁面大小、邊距、各種字體、字號等。相同的內容可以有不同的表現，例如一篇 文章在不同的出版社出版會有不同的表現;而不同的內容可以使用相同的表現，例如一個期刊上發表的所有文章的表現都是相同的。這兩者的關係不言自明。在排版 軟件普及之前，作者只需關心文章的內容，文章表現則由出版社的排版工人完成，當然他們之間會有一定交互。Word 倡導一種所見即所得(WYSIWYG)的方式,將編輯和排版集成在一起，使得作者在處理內容的同時就可以設置並立即看到其表現。可惜的是很多作者濫用 WYSIWYG，將內容與表現混雜在一起，花費了大量的時間在人工排版上，然而效率和效果都很差。

　　本文所強調的“內容與表現分離”的原則就是説文章作者只要關心文章的內容， 所有與內容無關的排版工作都交給 Word 去完成，作者只需將自己的排版意圖以適當的方式告訴 Word。因為Word不僅僅是一個編輯器，還是一個排版軟件，不要只拿它當記事本或寫字板用。主要建議如下。

　　1. 一定要使用樣式，除了Word原先所提供的標題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。如果你發現自己是用選中文字然後用格式欄來設定格式的，一定要注意，想 想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個樣式。對於相同排版表現的內容一定要堅持使用統一的樣式。這樣做能大大減少工作量和出錯機會， 如果要對排版格式(文檔表現)做調整，只需一次性修改相關樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由Word 自動生成各種目錄和索引。

　　2. 一定不要自己敲編號，一定要使用交叉引用。如果你發現自己打了編號，一定要小心，這極可能給你文章的修改帶來無窮的後患。標題的編號可以通過設置標題樣式 來實現，表格和圖形的編號通過設置題注的編號來完成。在寫“參見第x章、如圖x所示”等字樣時，不要自己敲編號，應使用交叉引用。這樣做以後，當插入或刪 除新的內容時，所有的編號和引用都將自動更新，無需人力維護。並且可以自動生成圖、表目錄。公式的編號雖然也可以通過題注來完成，但我另有建議，見5。

　　3. 一定不要自己敲空格來達到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格，中文文檔沒有空格。所有的對齊都應該利用標尺、製表位、對齊方式和段落的縮進等來進行。如果發現自己打了空格，一定要謹慎，想想是否可以通過其他方法來避免。同理，一定不要敲回車來調整段落的間距。

　　4. 繪圖。統計圖建議使用Execel生成，框圖和流程圖建議使用Visio畫。如果不能忍受Visio對象複製到Word的速度，還可以試試 SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio難，速度卻快多了。如果使用Word的繪圖工具繪圖，最好以插入Word圖片的方式，並適 當使用組合。

　　5. 編輯數學公式建議使用 MathType5.0，其實Word集成的公式編輯器是它的3.0版。安裝MathType後，Word會增加一個菜單項，其功能一目瞭然。一定要使用 MathType 的自動編號和引用功能。這樣首先可以有一個良好的對齊，還可以自動更新編號。Word 正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大了，很不美觀，這部分可以通過固定行距來修正。

　　6. 參考文獻的編輯和管理。如果你在寫論文時才想到要整理參考文獻，已經太遲了，但總比論文寫到參考文獻那一頁時才去整理要好。應該養成看文章的同時就整理參 考文獻的習慣。手工整理參考文獻是很痛苦的，而且很容易出錯。Word沒有提供管理參考文獻的功能，用插入尾註的方法也很不地道。我建議使用 Reference Manager，它與Word集成得非常好，提供即寫即引用(Cite while you write，簡稱Cwyw)的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻的的方插入標記，它會為你生成非 常美觀和專業的參考文獻列表，並且對參考文獻的引用編號也是自動生成和更新的。這除了可以保持格式上的一致、規範，減少出錯機會外，更可以避免正文中對參 考文獻的引用和參考文獻列表之間的不匹配。並且從長遠來説，本次輸入的參考文獻信息可以在今後重複利用，從而一勞永逸。類似軟件還有Endnote和 Biblioscape。Endnote優點在於可以將文獻列表導出到BibTeX格式，但功能沒有Reference Manager強大。可惜這兩個軟件都不支持中文，據説Biblioscape對中文支持的很好，我沒有用過，就不加評論了。

　　7.使用節。如果希望在一片文檔裏得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式，可以插入分節符，並設置當前節的格式與上一節不同。

　　上述7點都是關於排版的建議，還是要強調一遍，作者關心的重點是文章的內容，文章的表現就交給Word去處理。如果你發現自己正在做與文章內容無關的繁瑣的排版工作，一定要停下來學一下Word的幫助，因為Word 早已提供了足夠強大的功能。

　　我不懷疑Word的功能，但不相信其可靠性和穩定性，經常遇到“所想非所見”、“所見非所得”的情況讓人非常鬱悶。如果養成良好的習慣，這些情況也可以儘量避免，即使遇上，也可以將損失降低到最低限度。建議如下：

　　8.使用子文檔。學位論文至少要幾十頁，且包括大量的圖片、公式、表格，比 較龐大。如果所有的內容都保存在一個文件裏，打開、保存、關閉都需要很長的時間，且不保險。建議論文的每一章保存到一個子文檔，而在主控文檔中設置樣式。 這樣每個文件小了，編輯速度快，而且就算文檔損壞，也只有一章的損失，不至於全軍覆滅。建議先建主控文檔，從主控文檔中創建子文檔，個人感覺比先寫子文檔 再插入到主控文檔要好。

　　9.及時保存，設置自動保存，還有一有空就ctrl+s。

　　10.多做備份，不但Word不可靠，windows也不可靠，每天的工作 都要有備份才好。注意分清版本，不要搞混了。Word提供了版本管理的功能，將一個文檔的各個版本保存到一個文件裏，並提供比較合併等功能。不過保存幾個 版本後文件就大得不得了，而且一個文件損壞後所有的版本都沒了，個人感覺不實用。還是多處備份吧

　　11.插入的圖片、和公式最好單獨保存到文件裏另做備份。否則，哪天打文檔時發現自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來不及了。

　　其他建議:

　　12. 使用大綱視圖寫文章的提綱，調整章節順序比較方便

　　13. 使用文檔結構圖讓你方便的定位章節

　　14. 使用文檔保護，方便文章的審閲和修改

　　上面的建議並不全面，但相信比較管用。如果還有疑問，自己花些時間研究一下Word的幫助，相信會有事半功倍的效果。

以上就是關於 活用Word技巧 辦公事半功倍 的介紹，希望對您有所幫助！