HR工作中必用的9個Excel函式,值得收藏
今天和大家分享9個必學函式技能,讓你從每日工作,到月度目標,再到年度計劃,都能清晰呈現,輕鬆識別優先順序,把雜亂無章的工作變得井然有序,趕快收藏學習吧!
01 IF函式
用途:根據邏輯真假返回不同結果。作為表格邏輯判斷函式,處處用得到。
函式公式:
=IF(測試條件,真值,[假值])
函式解釋:
當第1個引數“測試條件”成立時,返回第2個引數,不成立時返回第3個引數。IF函式可以層層巢狀,來解決多個分枝邏輯。
- 動圖教程 -
▲舉例:60分以上的晉級,低於60分的補考,低於30分的淘汰
02 SUMIF和SUMIFS函式
用途:對一個數據表按設定條件進行資料求和。
- SUMIF函式 -
函式公式:
=SUMIF(區域,條件,[求和區域])
函式解釋:
引數1:區域,為條件判斷的單元格區域;
引數2:條件,可以是數字、表示式、文字;
引數3:[求和區域],實際求和的數值區域,如省略則引數1“區域”作為求和區域。
- 動圖教程 -
▲舉例:求產品A的銷售額總和
- SUMIFS函式 -
函式公式:
=SUMIFS(求和區域,區域1,條件1,[區域2],[條件2],……)
函式解釋:
第1個引數是固定求和區域。區別SUMIF函式的判斷一個條件,SUMIFS函式後面可以增加多個區域的多個條件判斷。
- 動圖教程 -
▲舉例:求華東區A產品銷售額
03 VLOOKUP函式
用途:最常用的查詢函式,用於在某區域內查詢關鍵字返回後面指定列對應的值。
函式公式:
=VLOOKUP(查詢值,資料表,列序數,[匹配條件])
函式解釋:
相當於=VLOOKUP(找什麼,在哪找,第幾列,精確找還是大概找一找)
最後一個引數[匹配條件]為0時執行精確查詢,為1(或預設)時模糊查詢,模糊查詢時如果找不到則返回小於第1個引數“查詢值”的最大值。
- 動圖教程 -
▲精確查詢:精確查詢舉例:查詢某員工工資
▲模糊查詢:將員工收入劃分等級,工資低於6000屬低收入,6000-8000中等收入,8000以上高收入。
04 MID函式
用途:擷取一個字串中的部分字元。有的字串中部分字元有特殊意義,可以將其截取出來,或對擷取的字元做二次運算得到我們想要的結果。
函式公式:
=MID(字串,開始位置,字元個數)
函式解釋:
將引數1的字串,從引數2表示的位置開始,擷取引數3表示的長度,作為函式返回的結果。
- 動圖教程 -
▲舉例:根據身份證號碼,自動獲取出生日期,=TEXT(身份證號,"0-00-00")這裡的TEXT函式作用是將MID取出的8位數按0-00-00的格式輸出顯示。
05 DATEDIF函式
用途:計算日期差,有多種比較方式,可以計算相差年數、月數、天數,還可以計算每年或每月固定日期間的相差天數、以及任意日期間的計算等,靈活多樣。
函式公式:
=DATEDIF(開始日期,終止日期,比較單位)
函式解釋:
引數1須小於引數2,即開始日期小於終止日期,否則會出錯;
引數3可以是以下幾種,分別代表不同的計算方式:
- 動圖教程 -
▲舉例:計算相差年數,如計算年齡、工齡等
06 WORKDAY函式
用途:計算某指定日期在N個工作日之後(或之前)的對應日期,一般用於計算一項工作需要做N天后完成的結束日期等。
函式公式:
=WORKDAY(開始日期,天數,[假期])
函式解釋:
天數是指工作日,函式會自動排除週六日,當然還有節假日也是不工作的,可以列出節假日利用引數3引用,這樣也可以排除節假日或其他指定日期。
- 動圖教程 -
▲舉例:根據專案開始日期及需要的工作天數,預算完工日期。
07 SUMPRODUCT函式
用途:一般用於某一條件或多個條件的求和、計數等,是不是有點像SUMIF或COUNTIF,其實它比上面兩個函式要靈活。
函式公式:
=SUMPRODUCT(陣列1,……)
函式解釋:
它的引數由多個相同維度的陣列組成,將陣列間對應元素相乘並返回乘積之和。
當陣列為邏輯陣列{TRUE,……TRUE,……}可以用來當做判斷條件或計數用,當陣列為數值陣列{數值,……數值,……}該陣列就可以實現求和。
- 動圖教程 -
▲舉例:求某部門某產品發貨次數
▲舉例:求某部門某產品發貨總金額(只要將上面的公式後面乘以求和列就可以)。
08 RANK函式
用途:用於排名計算。
函式公式:
=RANK(數值,引用,[排位方式])
函式解釋:
引數1,是參與排名的數值;
引數2,是排名的數值區域;
引數3,是表示升序還是降序排名,為0或忽略時從高到低排名,為非0時從低到高排名。
- 動圖教程 -
▲舉例:將員工按銷售額排名,最高者為第1名
09 FIND函式
用途:在字串中查詢是否包含指定字串,返回查詢到的字串在被查詢字串中的開始位置,一般用於判斷是否含有某字串。
函式公式:
=FIND(要查詢的字串,被查詢的字串,[開始查詢位置])
函式解釋:
在引數2中,查詢引數1,引數3表示開始查詢位置,找到返回找到的開始位置,找不到返回錯誤值。
- 動圖教程 -
▲舉例:查詢品名包含AA的產品