編輯導語：由於降本增效和對反腐、合規的訴求，採購系統急需實施規範化、陽光化管理，向新的臺階邁進。在這篇文章裡，作者分析了電子採購的價值和建設方式，一起來看一下吧。
上一篇文章簡述過採購業務發展的四個階段，採購1.0階段後期保證供應的任務基本解決，但採購系統深層次問題開始逐漸顯現，具體問題如下：
- 採購績效完全依賴於採購員的個人能力
- 採購過程不透明、不規範
- 管理層對採購過程無法監管
- 企業經常發現自己買貴了
- 採購貨比三家，但總是老三家供應商比來比去，供應商庫數年沒有更新
- 採購無法自證清廉，產生內部信任危機，其他部門總是戴著有色眼鏡看採購
- 腐敗事件一旦曝光，危害觸目驚心
- 不能產生讓企業滿意的績效
與此同時，因經濟下行，產能過剩，供過於求，激烈的競爭導致企業利潤持續下降。降本增效，向採購成本降低要利潤，成為很多企業當前最緊迫的任務和重要課題。
國企由於反腐、合規的訴求，在國資委等主管部門的指引下，也要求對採購系統實施規範化、陽光化管理。於是，在企業高層管理者的推動下，採購系統向新的臺階邁進。
- 工作重心：從業務層級上升到管理層級
- 工作目標：從保證供應上升到追求價格最優
不再僅僅追求滿足供應，而是透過調整供需關係引發供方的充分競爭來實現價格最優。
一、明顯特徵管理方面摒棄對個人績效的依賴，透過制度建設與流程建設實現採購管理的陽光化、規範化。總結起來，採購2.0階段有4個明顯特徵：
1. 管理集中化為了規範採購管理制度、統一採購流程，在採購2.0階段，企業往往將分散在各個部門的採購職能進行集中，實施統一管理。
除原材料外，企業還將MRO類採購（Maintenance維護、Repair維修、Operation執行）、建設工程類採購、服務行政類採購等凡與花錢有關的專案都集中到採購部門進行管理，由採購部門按統一標準流程進行採購。
集團型企業隨著業務的發展，為了解決下屬公司需求分散、資訊不暢、資源不共享而導致的重複採購、重複儲備等問題，開始著手對各下屬公司採購需求的整合，從而降低採購成本。
另外從合規的角度推進集團化採購，採購管理許可權向集團集中，從上到下形成一整套完整的採購流程和制度，解決下屬公司操作不規範、過程不透明、人為干擾多等普遍性問題。
2. 過程陽光化管理降低採購1.0階段由採購人員主導業務、易引發暗箱操作的風險，在採購2.0階段，企業推行過程陽光化管理。
對內強化管理職能，統一管理流程，健全管理制度；對外則注重充分尋源，廣泛對外公佈採購需求，鼓勵更多符合條件的供應商參與競爭，並按事先規定的評標標準擇優確定供應商，讓所有的操作流程都透明化、陽光化。
有的企業還成立專門的監督管理機構，如招投標監督管理辦公室，以強化對採購活動的全程監督。過程陽光化是採購規範管理的重要標誌，也可以去除來自外界、企業內部其他部門的“有色眼鏡”。
3. 分工專業化為規避採購人員“一條龍”式業務操作所帶來的風險，實現採購人員專業化分工，在採購2.0階段，企業往往把採購過程進行分段處理，實施“採”與“購”兩大職能分離。
有的集團公司規定由集團負責開發和認定供應商，子公司負責具體的下單與庫存管理；外企則實行戰略性採購（sourcing）與操作性採購（buyer）的分段模式，這些都體現了2.0階段分工專業化的特點。
4. 流程資訊化隨著業務的發展，企業建立起了一套完整的規範化採購體系，但往往由於企業內部強大的慣性，經過一段時間後慢慢“還原”為原來的工作模式。
為了不讓變革倒退回去，企業在這個時候就希望透過一套軟體來固化採購流程，提高採購操作效率，也有利於追溯、監管和審計。在採購2.0的後期，企業開始推行採購資訊化工作。
企業由於外部競爭及自身發展的要求，開始將採購的價格優勢當作重要目標。
要實現採購價格優勢，倒逼企業推行採購陽光化管理，採購陽光化的主要手段包括對採購集中化管理、招標採購、“採”與“購”職能專業化分工。
為了讓流程固化，提高採購效率，實行陽光化採購，企業著手推行採購資訊化。
在採購2.0推行過程中，企業應重點關注以下4點：
- 集中採購對集中的“度”的把握，集中採購與分散採購要因地制宜，有機結合，避免“一刀切”。既要發揮集中採購的優勢，又不因推行集中採購而影響業務。
- 招標採購中重點管控招標流於形式，規避圍標、串標的發生。解決好的供應商進不來、差的供應商趕不走的問題。
- 推行“採”“購”專業分工，要把“採”的專業度提升及“採”“購”工作的協同當作管理重點。
- 推行採購流程資訊化時，把快速推進、規範操作，充分發揮其作用與價值當作管理重點。
與企業推行其他資訊化建設一樣，採購資訊化建設可以把流程、制度固化下來，避免執行走樣；還可以提高工作效率，使過程全程可追溯，實現陽光化、規範化。
除此之外，採購資訊化還有其獨特的一些價值，透過表3-5可以看到傳統模式和資訊化模式下兩種採購管理的差異。
1. 有助於縮短採購週期，提高採購效率透過電子採購交易平臺，採購方可以根據自己的要求自由設定交易時間和交易方式，自專案正式開始至結束，一般只需要1~2周，較傳統招標採購節省30%~60%的採購時間，大大縮短了採購週期。
2. 節約行政採購成本據美國全國採購管理協會（www.napm.org）稱，採用傳統方式生成一份訂單所需要的平均費用為150美元，而使用基於Web的電子採購解決方案則可以將這一費用減少到30美元。
並且，企業透過電子採購的商品的價格平均降幅為10%，最高可達40%。
3. 最佳化採購流程電子化不是用計算機和網路技術簡單替換原有的方式方法，而是要依據更科學的方法最佳化採購流程，在這個過程中，摒棄了不適應社會生產發展的落後因素。
4. 減少庫存，提高資金利用率世界著名的家電行業實施電子採購後，在雙方資訊共享的基礎上，供應商能直觀地瞭解企業需求，企業也可以根據供應商的庫存以及生產計劃調整自身的庫存和生產計劃，這使得采購成本大幅降低，庫存資金週轉時間從30天降低到12天，倉儲面積減少一半，節省庫存週轉資金7億元。
5.有助於實現資訊共享與交易透明化在電子採購平臺上，不同企業、相關供應商不僅可以即時瞭解採購、競標的詳細資訊，還可以查詢以往交易記錄，這些記錄中包括交貨、履約等各方面情況。
同時可以幫助買方全面瞭解供應商，更準確地把握市場需求及企業本身在交易活動中的成敗得失，從中積累經驗。在提高客戶服務和客戶滿意度的同時改善供需雙方的關係。
三、電子採購平臺的建設方式
網站把企業的採購品類、需求、政策、供應商選擇標準等資訊公開展示，形成面向潛在供應市場的採購入口網站。
建立入口網站相當於企業設立了一個24小時傳達室，專門接待供應商，極大降低了供應商參與企業採購業務的門檻。某企業領導在實踐中將這種方式總結為“任何人，不得以任何理由，把任何想與公司做生意的供應商擋在門外”。
該企業在入口網站上線後，經過線上、線下推廣，使得企業的供應商庫得到了很大程度的豐富。
2. 兩個平臺電子採購系統由外部供應商（即投標單位）操作平臺和企業內部採購工作業平臺兩部分構成。
供應商操作平臺為外部供應商提供了自助服務：可以自助更新企業資訊、資質檔案，釋出企業產品資訊，檢視採購公告，網上投標，等等。
企業內部採購作業平臺是為採購內部業務人員搭建的，系統按使用者許可權不同進行劃分，企業採購業務人員在系統內完成全流程作業。利益相關者可以根據自己的需要和許可權隨時查詢瞭解採購過程，對關鍵環節進行審批。
“一個門戶，兩個平臺”是根據其自身職能的不同進行劃分的，其中的資訊、資料透過資料庫按許可權共享。
透過合理劃分內、外網業務，在提高企業採購工作的同時保障資料互動的便捷性和資訊保安，如在電子平臺上參加投標的企業就能在一定程度上避免串標的行為，能有效地防止投標企業串通，在規定的投標時間內可以防止內部人員與供應商之間的一些不合規的資訊互動等。
3. 三個體系三個體系分別指採購作業流程體系、供應商資源管理體系、評標專家庫管理體系。採購作業流程體系對採購部門編制需求、供應商投標、組織開標、內部評標、綜合定標5個步驟進行了規範化設計，把採購行為的內控要素落實到軟體中。
供應商資源管理體系著眼於供應商資訊收集、供應商准入、供應商分類、供應商分級等方面，幫助企業在公平、公正、科學的評估體系下不斷地引進優秀供應商，淘汰劣質供應商，建立一個動態更新的供應商庫。
評標專家庫管理體系透過建立企業內部的專業人才庫，規範專家評標規則，規範評標打分流程，使得這些把握著評標技術部分的責任人行使權力時能真正地為企業負責，避免摻雜個人情感或傾向打分，如上圖所示。
三個體系構成一個穩固的三角形結構：供應商資源管理體系保障了能有更多優秀的供應商參與競爭，評標專家庫管理體系保障了優秀的專家能真正發揮其專業特長，幫助企業獲得利益，兩者共同形成了三個體系所構成的這個“三角形”的底邊。
企業規範化、透明化的採購作業流程，保障了採購作業過程符合公司的制度要求，相當於“三角形”的頂點，三個點互相連線、互相支撐，為企業的採購提供有力的支援。
4. 四大采購資源庫對於電子採購而言也是一樣的，下面我們就採購資源構成的4個基本要素（採購類別庫、價格資訊庫、模板檔案庫、採購檔案庫）一一進行分析。
1）採購類別庫對物資按專業、採購方式進行分類，其中生產物資建立明細分類下的物資編碼，非生產物資等不方便編碼的，可以透過規格、用途、圖片等多種方式做進一步描述。
採購類別庫相當於建立了一個所有物料的索引，方便企業按索引查詢供應商，描述分工，統計分析。
2）價格資訊庫基於物料分類，可以採集市場價格行情，建立預算、招標、合同簽訂、結算的價格管理機制，為企業在價格評估上提供支援。
3）模板檔案庫為採購人員工作建立了系列範本，在採購作業流程中，軟體可以抽取流程資料，套用模板檔案自動生成一系列具體檔案，模板檔案可以把企業採購的通用條款、管理要求固化下來，既提高了工作效率，又減少了人為疏忽導致的錯誤。
4）採購檔案庫是企業歸檔檔案的電子資料庫，採購人員在系統中的每一步工作和決定都可以自動生成電子檔案。線下工作的紙板檔案，也可以掃描上傳到系統中，可以減少檔案查詢的工作量，提供資料的利用率。
採購陽光化電子採購管理，建立起了權責明確的採購管理制度、流程，取得了不錯的降本效果！
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