你應該放棄“To-Do List”，擁抱日程表

編者按：生活不能等別人來安排。在安排日程的方法中，最基本的就是To-Do List，我們的手機中大多數也都有這個功能。其實待辦清單的頭號問題是，它不區分To-Do List的輕重緩急以及所需的時間和精力。To-Do List容許我們偷懶，讓我們更傾向去處理緊急而不重要工作。本文作者認為，我們應該用日程表取代To-Do List。原文標題《Be a Schedule Builder, Not a To-Do List Maker》

想象一下，你買了一部新手機，但在每天結束時，手機的作業系統都會崩潰。你會繼續使用這款有問題的手機嗎？當然不會。你會把它退回去，打個差評，然後買一部新的手機。

然而，很多人一輩子都在一個有問題的作業系統上執行。這就是所謂的to-do list。你見過有人靠to-do list過日子，並且真的完成了所有他們說要做的事情嗎？我反正沒見過。

to-do list的信徒們會把他們承諾要完成的所有事情記錄在案，但在一天結束時，他們驚訝地發現未完成的to-do list變長了，而不是變短了。第二天，他們又重複著這種西西弗的做法。他們的一天、幾個月，有時甚至整個職業生涯都是在永遠做不完的忙碌中度過的，儘管他們使用的是一種應該讓他們更有效率的技術。

現在是時候擺脫持續的壓力和內疚感，因為沒有在to-do list上打上足夠多的勾，你要明白，為什麼用to-do list執行你的生活就像在Windows 95上執行你的生活。

最終，你會發現，應該構建日程，製作每週的日曆，而不是依賴to-do list，但在我們討論這個問題之前，讓我們討論一下to-do list究竟有什麼問題。

1. To-Do List會使壞習慣延續下去。
   

2. To-Do List導致分心
   

3. To-Do List破壞了生活中的樂趣
   

4. 最好的To-Do List是你的日程時間表清單
   

不要誤解我的意思，時間管理方法，就和任何工具一樣，並不是一定沒用或有用，而是要看如何使用它們。一把錘子可以用來蓋房子，也可以用來砸別人的腦袋。在To-Do List的時候，把任務寫到一張紙上，或者寫到一個App裡，是一件非常好的事情。我經常這樣做，沒有任何問題。

我所反對的是很多人用To-Do List經營自己的生活，就像我幾十年來所做的那樣。每天早上，當我開始一天的工作時，我首先看的是我的To-Do List。我會開始打勾，卻不知道自己使用的工具完全是錯的。這是一個壞掉的作業系統，我很高興我已經更新了它，以下是原因。

你有沒有注意到，在你的to-do list上新增事情，比真正去做事容易得多？在沒有約束的情況下，我們只會用永遠也做不完的事情來填滿我們的to-do list。

當我讓to-do list支配我的一天時，我會責怪自己沒有完成任務。我曾經認為一定是我出了什麼問題，或者是我沒有能力完成任務。我沒有意識到這種消極的自我對話強化了一種刻板印象，使我不太可能完成目標。

正如我在《無法抗拒》（Indistractable）一書中所描述的那樣，一些研究發現，行為的改變需要身份的改變。也就是說，長期堅持一套新的行動，就必須以不同的眼光看待自己。

如果你想保持身材，你不能在制定新年決議一個月後就放棄。你必須把自己看成一個運動員，這樣你才能承諾建立終身的鍛鍊習慣。如果你想影響社會變革，不要只是投票，要做一個選民。如果你想停止拖延，你發現自己經常分心，不要對自己許下以後會兌現的承諾，要做到心無旁騖。

這兩者之間的差異看似不大，但多項研究表明，我們傾向於符合自我形象、身份認同先於行為。

一個永遠完成不了的to-do list會強化什麼樣的身份？雖然還沒有直接的研究，但從現有的研究中可以推斷出，這不是一個正面事情。當有一個不斷的提醒，你沒有做你說的你會做的事情，鞏固了一個自我定型。我們開始以不同的方式看待自己。日復一日，周復一週，年復一年，我們沒有按照自己說的去做的事實，最終會給我們帶來損失。

最終，我們勉強接受了習慣拖延的事實。

“我明天一定能完成。”我們告訴自己。“再多一天又如何？”

我們重複這個迴圈，直到最後，在潛意識裡，影響到從我們做的事轉變為我們是誰。

我們對自己說：“我不善於應付deadline。” “我沒法長時間集中注意力。”

我們掉入了一個自我實現的預言。這種情況就發生在我身上，我讓自己相信我是那種“容易分心 ”的人，這又導致我變得越來越容易分心了。我開始告訴自己“我不善於管理時間”，並開始做出相應的行動。

不幸的是，當我們環顧四周，看到無窮無盡的to-do list App和效率“生活小技巧”告訴我們，只要把事情寫下來就能完成，難怪我們會認為自己才是問題所在。但“出問題”的不是你我。而是to-do list的方法論。

To-do list應該讓我們井井有條。但事實並非如此。恰恰相反，使用To-do list來管理你的生活會導致更多的分心，而不是更少。要了解原因，重要的是要了解什麼是“分心”（Distraction），什麼是真正的“分心”。

分心（distraction）是指任何將我們從我們打算做的事情上拉開的行動。分心的反義詞不是“專注”（focus），而是“牽引”（traction）。這兩個詞都來自同一個拉丁語詞根“trahere”，意思是“拉”（to pull）。這兩個詞也都以同一個六字母詞 “行動”（action）結尾，提醒我們“牽引”和“分心”都是我們決定採取的行動，而不是隨機發生在我們身上的事情。

瞭解牽引和分心之間的區別至關重要。根據這個定義，我們不能把某件事情稱為分心，除非我們知道它讓我們分心的是什麼。因此，我們不能說我們分心了，除非我們事先定義了什麼是我們在那個時刻的牽引力。

某事是分心還是牽引，與這件事本身關係不大。相反，區分二者的是事先的考慮。

玩電子遊戲或看電視可以是一種具有牽引力的行為，前提是這就是你計劃用你的時間要做的事情。相反，如果一件事不是這段時間你承諾要做的事情，那麼就算從事一項大多數人都會稱讚為 “富有成效”的任務也可能會讓你分心，這是很可怕的。

當我使用to-do list來管理我的一天時，我會在早上開始給任務打勾，認為自己已經達到了目標。我沒有意識到，我是在讓我的to-do list把我引向分心的方向，使我無法實現我的目標。

例如，即使我知道我有一個大專案迫在眉睫，需要花一上午的時間來做完，以免超過dead line，而我瞥了一眼我的to-do list ，選擇去做讓我可以逃避的事情（任何其他事情）。

噢！我的to-do list說，是時候把我的桌面圖示重新按照顏色排序、按字母順序排列檔案夾了！？好吧！在我開始寫那份我一直拖延的報告之前，我先去很快地把圖示整理了。

當這一切完成後，我可能仍然不會去專注於那份寫報告的艱苦工作，所以我要重新構建我的to-do list，這樣我就知道在未來六年的生活中，到底有哪些事情必須要做。然後我再去寫那份報告！......也可能我還是不會去寫。

To-do list讓我們被簡單或緊急的任務分心，而忽略了真正重要的工作。我們被最有害的分心形式拉離了正確軌道，那種我們在不知不覺中屈服於它的方式。我們以完成任務為名，越跑越快，卻沒有意識到自己跑錯了方向。

“我明天一定要去做。”我們對自己說。但當然，在糟糕的to-do list系統不變的情況下，第二天我們又會重複同樣無望的步驟。

直到最後期限臨近，我們才意識到，如果我們該專心致志的時候，投入到重要的專案中去，我們本可以做得更好，也可以避免這種沉重的壓力。相反，我們讓to-do list上的瑣碎的任務分散了我們的注意力，這些任務給了我們一種欺騙性的感覺，讓我們覺得自己在做要做的事情。

最後，或許也是最惱人的，就是to-do list對我們休閒時間的影響。我把這種現象稱為“to-do list 暴政”。

暴君是“殘酷和壓迫的統治者”。暴君讓臣民做違揹他們意願的事情，讓人們心生恐懼。好吧，也許我是為了戲劇效果而誇大其詞，畢竟沒有人因為違抗自己的To-do list而被砍頭。然而，To-do list在其他方面讓我們失去理智。也就是說，它就像一支敵對的軍隊一樣佔據了我們的頭腦，讓我們壓力山大，剝奪了生活的樂趣。

在我對我的to-do list發動政變之前，那些未完成的任務，經常侵入我的頭腦和休閒時間。當我和家人坐在一起吃著愉快的晚餐時，我卻開始思考我的to-do list上所有未完成的事情。後來，當我和女兒一起玩耍時，那些沒有打勾的事項折磨著我，有時讓我夜不能寐。

最近的一項研究發現，侵入性思維（intrusive thought），包括思考我們“應該”做什麼，會扼殺對生活中最重要的樂趣的享受。to-do list的暴虐不僅來自於它在工作時浪費我們的時間，還來自於它在我們試圖真正享受生活時佔據我們的頭腦。

時間研究顯示，美國人遠遠低估了自己的休閒時間。一些西方國家的母親和父親與孩子相處的時間都比上一代人多得多。然而，儘管美國人平均每天有時間看近5個小時的電視，但他們表示感覺自己更忙了。

我們花了大量的時間來“放鬆”，然而，具有諷刺意味的是，即使在休息的時候，我們也感覺不到放鬆。

我的感覺是，今天的很多職業人士，尤其是高績能者，甚至不記得休閒時間應該是什麼感覺。他們忘記了只把時間花在專心照顧孩子或散步上的感覺有多美妙。

值得慶幸的是，有一個有研究支援的方法，可以幫助你從一天的每一分鐘中重新獲得更多的快樂。

要想把自己從to-do list的暴政中解放出來，你必須打破透過看to-do list來告訴你該做什麼的習慣。那麼有什麼替代的辦法呢？是時候升級你的生活作業系統，改成建立以周為單位的計劃表了。

按日程行事表似乎很簡單，但大多數人都沒有這樣做（或沒有正確地做）。他們只是在日曆上填上一兩個會議的時間，其餘的都是空白。更好的方法是使用心理學家所說的“設定執行意向”，這是一個花哨的術語，指的是決定你要做什麼以及什麼時候去做。

提前規劃你打算如何度過你的時間，是知道牽引力（你說自己要做的事情）和分心（其他任何事情）之間的唯一方法。

透過日曆來做計劃，不僅對工作相關的任務有用。我們還可以為我們重要的人際關係和投資自己留出時間。這種做法可以解決用to-do list來安排一天的三個主要問題。

首先，做一個時間表的制定者而不是to-do list的制定者，可以建立一個更好的自我形象。正如我們所瞭解到的，以你在to-do list打了多少勾來衡量自己是一個糟糕的想法。人們很不擅長預測一項任務需要多長時間才能完成，因此我們習慣性地無法完成to-do list上的任務。從現在開始，衡量自己的標準不是看你完成了什麼，而是看你是否做到了你說要做的事情，不分心地做。

與其強化那些將未完成的任務從一天推到另一天，無法履行承諾的人的自我形象，不如適當地建立一個時間表，透過每一個沒有分心的時間段來強化個人的完整性。

其次，to-do list往往會導致我們去做緊急或簡單的任務，而不是重要的工作，提前決定如何使用時間已被證明可以減少分心。時間表透過增加固定時間段的約束，使你更有可能保持正軌。當你知道自己只有一個小時的時間來完成一項任務時，你會變得更加專注，而不是讓自己混時間。

最後，使用日程表可以緩解你應該做其他事情的感覺，從而重新帶來生活中的樂趣。如果你安排了玩電子遊戲的時間，你就無處可去了，也沒有別的事情是應該做了。你終於可以毫無愧疚地享受休閒時光了。事實上，當你安排時間玩樂時，去工作現在反而會成為一種分心，因為這不是你計劃用時間要去做的事情。

如果你已經準備好建立自己的日程表，我可以給你一些實用的建議。

馬克·安德森（Marc Andreessen），他可能是矽谷最著名的投資者。在他廣為閱讀的《個人生產力指南》一文中，安德森自信地宣稱，“不要用日程表”。安德森的建議讓我頓了一下，這樣一個聰明的人怎麼能拒絕數千項經過同行評審的研究的成果呢？

當時，我對安德森行為的提出的論點是，也許他是例個外。然而，13年後，安德森改變了主意。原來，沒有日程表的生活也不適合他。

在最近的一次採訪中，安德森說：“我基本上和13-14年前的模式做了一個完全的180度轉變......對我來說，現在典型的一天就是非常嚴格地按照日曆行事。我正努力讓自己的一天儘可能地‘程式化’。”

歡迎你加入日程表俱樂部，馬克！

安德森並不缺錢，但他和你我一樣，每天只有24小時。他意識到，保持一個日程表，可以把寶貴的時間用在對他來說最重要的事情上。

安德森公開升級自己的人生作業系統，這值得肯定。我們都可以升級自己的人生作業系統，學習更好的方法，讓自己的一天過得更充實。而幸運的是，這種升級是免費的。

（譯者：蒂克偉）