當工作表中的資料比較繁雜時，可以在對關鍵字進行排序後，透過分類彙總的方法對資料進行分析，如統計某部門的員工數量、某業務員的業績情況等，對於經常用Excel處理資料的人來說，分類彙總是一個必不可少的技巧，它可以讓很多工作事半功倍。
話不多說，下面透過某銷售公司的訂單資訊來學習分類彙總的知識。
某銷售公司需要將一段時間內的訂單資訊列舉到工作表中，現在需要根據員工資訊，統計出其訂單的總金額，同時將該員工相同的商品訂單資訊進行歸類、彙總、計數，使資料更加條理化，方便查詢。
在進行分類彙總之前，首先需要對工作表的資料進行兩重條件的排序。如下圖所示，如果在根據“經手人”欄位建立“總金額”欄位的求和分類彙總之前，沒有先對“經手人”欄位進行排序，這就會導致當相鄰記錄並不是同一經手人時，它們會分別產生一個彙總項。這樣非但不能看出每一個“經手人”的“總金額”彙總資料，反而會使表格資料顯得更加凌亂。
我們的需求首先是根據員工資訊統計其名下訂單的總金額，其次是把該員工名下相同的商品訂單資訊進行彙總，這可以透過先建立一個“經手人”欄位的“求和”分類彙總，然後再建立一個“商品名稱”欄位的“計數”分類彙總來實現，具體步驟如下：
① 選擇資料區域任意單元格，在“資料”選項卡中單擊“排序”按鈕，選擇“自定義排序”，分別以“經手人”和“商品名稱”作為關鍵字，對資料表進行排序。單擊“確定”按鈕關閉對話方塊。
③ 在彈出的對話方塊的“分類欄位”中選擇“經手人”選項，“彙總方式”預設“求和”，在“選定彙總項”列表框中選中“總金額”複選框，再單擊“確定”按鈕。在建立分類彙總的時候，分類欄位可以是表格中已有的任意欄位，我們在實際操作時，應選擇具有實際分類意義的欄位進行分類。而彙總的型別決定了彙總行中彙總欄位的值，如上表中彙總的“總金額”用的就是“求和”的彙總方式。④ 再次開啟“分類彙總”的對話方塊，將“分類欄位”設定為“商品名稱”選項，“彙總方式”設定為“計數”，彙總項設定為“商品名稱”，取消選中“替換當前分類彙總”複選框，並單擊“確定”按鈕。無論是單獨建立多個分類欄位的分類彙總，還是包含多種彙總方式的分類彙總，都需要執行一次分類彙總建立的操作過程，這其中的關鍵在於必須取消選中“替換當前分類彙總”複選框，否則，新的分類彙總將替換原來的分類彙總，無法達到多種分類彙總共存於同一資料區域的目的。對工作表進行分類彙總，是為了更方便的檢視每種類別的彙總資料，經過分類彙總後的工作表通常需要隱藏無用資料或顯示明細資料。現在需要在銷售公司的訂單資訊彙總表中隱藏“洪七公”的明細資料，我們選擇“洪七公彙總”區域，在“資料”選項卡中單擊“隱藏明細資料”按鈕，或者單擊左側對應的“－”按鈕，就可隱藏該類別下的明細資料，僅顯示彙總行的資料。同樣，如果需要顯示被隱藏的明細資料，可選中該彙總行，然後在“資料”選項卡中單擊“顯示明細資料”按鈕，或單擊彙總行左側的“ ”按鈕，就可顯示該類別下的明細資料。在建立了分類彙總或分級顯示資料的表格中，工作表左側將出現“分組級別”任務窗格，在窗格上方會顯示當前表格的分組級別，單擊相應的級別按鈕，可以顯示該級別的資料，以及隱藏下一級別的資料。分類彙總可以非常方便的對資料進行“條件統計”、“條件求和”等分析，如果需要將資料按類別分別列印到不同頁上，比如按員工資訊，分別打印出每位員工的訂單資訊，就可以透過分類彙總實現。操作步驟：單擊“資料”選項卡，選擇“分類彙總”，在分類欄位中選擇“經手人”，彙總方式選擇“求和”，在選定彙總項中勾選“總金額”以及下方的“每組資料分頁”複選框，再單擊確定按鈕。這樣一來，表格會根據員工資訊自動插入 “分頁符”，透過列印預覽即可看到效果。對資料分析完後，為了方便後續對資料的引用和計算，我們可以在不影響表格資料的前提下，刪除分類彙總的功能。我們可以在建立了分類彙總的資料區域中選擇任意一個單元格，在“資料”選項卡下單擊“分類彙總”按鈕，在開啟的對話方塊中單擊“全部刪除”按鈕即可。
