想必大家都有過這樣的感受：用微信來回傳輸檔案限制在100M以內，過期還有可能被清理；線上協同編輯文件，溝通與編輯無法同步；用視訊會議開會，入會者一旦會議繁忙，可能還會錯過會議時間。
團隊溝通、文件傳遞、視訊會議、協同編輯文件……等等這些工作，有時甚至無法在同一個平臺上同時完成，不安全且低效。這是當下寫字樓裡，機關單位，甚至教室、工地、醫院裡等需要大量溝通、協同的工作者的普遍困惑。
2020年疫情的到來，多數企業儘量選擇無接觸式辦公，徹底暴露出以往企業辦公協同方式的低效率，儘管現有的即時通訊工具滿足了基本的企業溝通需求，但面對流程更為複雜、快速變化、資訊容量大的業務時，企業辦公方式亟需突破。
讓我們重新認識何為高效企業辦公。無論是隻有十幾個成員的小團隊，還是大型企業組織，或許都能在百度如流的平臺上找到行雲流水般的AI辦公體驗。
實測：如流辦公，體驗如何？
在如流的左側導航入口下，聚合了會話、工作流（專案、任務、日程、應用）、文件、會議、通訊錄等五個標籤，其中工作流支援專案管理、任務管理兩大工作臺。邏輯上，如流將文件、會議等二級標籤導航在左側展示，將文件管理與視訊會議的入口進行突出，降低了使用者的使用成本。
體驗一：快速入會，不怕找不到入口，會議結束，不會一頭霧水
疫情並未完全結束的當下，多數企業組織內、組織外的交流，仍是以視訊會議的方式替代傳統面對面、人員密集型的交流方式。
這就導致每次開會時，參會者總是手忙腳亂，找不到會議入口，而一旦會議時間過長，無法保證整場會議的高效性。
如流重點對這一問題進行了最佳化。除了直接將會議標籤提升至一級導航欄，降低使用者的使用成本外，使用者還可以透過如流直接發起、加入會議，不需新建或重複組建群組，大大降低了會議發起及參與成本。
而在組織會議方式上，如流基本做到了會議管理的全流程。例如，會前的時間安排與主題準備，會中的會議接入及影片流程、檔案分享，以及會後的文件上傳與會議紀要，提供歷史會議列表及詳情、文件上傳和紀要填寫。
此外，如今還有不少使用者習慣透過傳統模式進行專案管理，無法做到與會議並行。如果想要在會議中實現建立和分配專案，傳統模式下則很困難。
針對這種強協作的專案管理模式，如流設計了一套專案與會議深度融合的模式，使用者在會議紀要中就可以建立、分配專案任務，在完成專案的同時建立高效會議的閉環。
體驗二：無論你是組織者還是參會者，都將享有多端會議一致性體驗
視訊會議仍是疫情以來多數企業組織使用頻率頗高的一項功能。除了在功能介面上有所升級外，如流還對視訊會議本身的音影片體驗上做了最佳化。
首先是輸入會議ID功能，客戶端可透過輸入會議ID，加入目標會議中。使用者只需輸入會議ID即可快速入會，避免沒受邀請臨時通知的尷尬。
然後是匿名入會功能，使用者無需註冊登入，初始頁面輸入會議ID後可快速加入視訊會議。
此外，如流還對Web端進行最佳化，保證其與客戶端實現影片畫面的互通呈現，成員列表能準確雙向同步。
大家知道，如流曾憑藉支撐520方堪稱業內最大規模視訊會議的能力驚豔四座，這一次，如流還對視訊會議的佈局進行了體驗上的最佳化。當用戶開啟影片介面，映入眼簾的不再是個四方格，還可以透過小視窗滑動隨時檢視全域性畫面，使整場會議更具互動性，減少與會者的疲勞感。為此，最佳化之後的影片介面，右側邊欄以成員列表與小視窗融合顯示，小窗口布局最佳化為16:9，工具欄也可以根據使用者使用習慣進行調整。
體驗三：以卡片式看板呈現工作流全程，靈活協調專案、任務
眾所周知，專案管理在一個專案週期中扮演著相當重要的角色。一個好的專案管理，足以影響專案是否能按既定的時間、規劃的成本、質量等目標順利地完成。總體上，專案功能的文件化，體現的就是對專案團隊的整體把控。
如流在工作流上的最大創新，莫過於以卡片式的看板呈現專案與任務的各階段，包括專案的背景、目標，任務的描述、背景、時間、執行成員、週期、優先順序。例如，專案由各階段內專案成員的不同任務組成；專案可以拆分成具體可執行的任務，也可以建立獨立於專案的任務。任務的執行過程和結果都會在任務中記錄和沉澱，明確每個人的個人職責。
重要的一點是，該功能在幫助團隊建立、管理、記錄專案進展全過程的同時，還可以積累全部的文件資產。
體驗四：所有上傳下達、平行溝通及傳輸的文件，全部記錄在案
正如上面總結的，在日常工作中，不同主題的協同方式，會產生不同的文件，專案文件、會議文件、訊息文件。從文件格式上講，還有word、excel、PPT、資料夾等等。
這些碎片的文件，在儲存、編輯、分享過程中，明視訊記憶體在分散、雜亂的問題。
在如流的線上文件功能可以直接新建文件、表格、幻燈片，支援多人同時編輯，徹底解決工作群裡文件反覆上傳、下載、修改、再上傳的尷尬，使用者看到的永遠都是最新版。新增的“文件”入口，使用者在專案、會議、訊息中產生的各類檔案將在此處對應顯示，方便資料的分類及管理。
如流目前可以滿足將所有上傳下達、平行溝通及傳輸的檔案，全部記錄在案。這些功能為後續企業知識沉澱、內容創作、協同共享的數字化資產升級奠定了基礎。
AI辦公新的開啟方式
正如百度CTO王海峰談到，基於百度“AI中臺”和“知識中臺”，如流將主打企業內部的通訊流、工作流和知識流，構建AI時代辦公流水線。正是在這樣的思想指引下，如流正迅速進行著迭代。
整體來看，此次如流的升級版本對企業辦公的部分場景能夠帶來比較顯著的提升效果，如視訊會議，專案管理，文件等。而如何為企業提供知識和資訊的全流程管理，在企業中高效流動，是更有價值並值得期待的。從這個層面來講，如流此次版本更新首先加強了在溝通、視訊會議、專案管理上與知識型文件的融合。
理想狀態下，這部分沉澱的知識（儘管可能是一小部分知識），可以運用起來投入到產品研發、銷售、運營這種場景中，比如實現企業品牌傳播或商業目標等，賦予企業創新生產力。
如流本身有具備百度自身在AI能力上的深厚積累。例如，AI通話主動降噪、自動翻譯多國語言、智慧推薦會議時間，在此前的版本中尤為突出。
接下來，藉助於AI的知識提取、智慧檢索、自動生成摘要、內容創作，或許可以在未來提升企業對對知識管理的易用性。
可以說，如流是目前市場中唯一有實力、並且看到了這一市場機會的AI辦公平臺。據瞭解，如流還會透過賦能的方式，將平臺上的能力透過與企業內部與員工、客戶相關的考勤薪酬系統、CRM系統進行整合，串聯起企業現有的資訊化模組和資料。
百度如流此次品牌升級後的首次新版本釋出，多項新功能到來，從重溝通的IM即時溝通、音視訊會議、專案管理，到重內容的儲存、文件協同，為AI辦公下一步知識搜尋、個性化推薦、企業論壇等知識管理的方向帶來想象空間。
這也是未來AI辦公平臺應有的開啟方式，百度如流的入局將為之帶來更多可能。
（雷鋒網）