數字化賦能辦公帶來多少改變？

來源：人民網-人民日報海外版

1月12日，在江西省贛州市章貢區驢充充充電技術有限公司，工人檢測即將出廠的電動腳踏車充電樁。 王 濰攝(人民視覺)

2020年11月19日，海外文化企業“代理參展”長三角國際文化產業博覽會(文博會)在上海舉行，疫情防控的特殊形勢下，國外藝術家無法親臨現場，在經貿對接區大螢幕與中國觀眾線上直播交流。 陳玉宇攝(人民視覺)

2020年12月3日，北京第六屆中國智慧城市博覽會上的北京城市大資料研究院展臺。 龍元彬攝(人民視覺)

2020年，參觀者在杭州城市大腦運營指揮中心瞭解杭州推進數字治理的情況。 新華社記者 黃宗治攝

在湖北省恩施土家族苗族自治州利川市，清江大道是這個縣級市最繁華的一條街。以前，利川人圍著清江大道的天橋，就能買到所有生活所需的物品。劉鋒在這座天橋上走了近十年。2011年他入職利川市政府電子政務辦公室時，全市第一條高速公路通車才不到兩年時間，坐著大巴顛簸一天去省城的日子，劉鋒還記憶猶新。

如今，這座天橋往南200米是利川市政府大樓，往西100米是利川市智慧城市建設服務中心。曾經的國家級貧困縣成了智慧城市的樣板，數字化協同辦公平臺已經普及。利川市兩個中心社群的居民，已經可以足不出戶辦理社群證明。

協同辦公改變的，不僅是這裡的政務辦公狀態。用數字化賦能辦公，還在助力疫情防控、提升工作效率、改造傳統行業等方面展現出巨大潛力。

一條數字脫貧路

2011年，劉鋒剛工作不久，湖北恩施州政務OA(OfficeAutomation，辦公自動化)協同辦公系統在利川市的應用並不順利。當時大家還都習慣用紙質檔案，而不是用電腦辦公。

2015年，利川市開始推廣移動版OA協同辦公系統，嵌入電子簽章等功能。收到審批的簡訊通知時，相關人員可以在手機上完成審批，這讓政務辦公初嚐了數字化審批的甜頭。但劉鋒對這個辦公系統的效率並不滿意，“檔案修改還不完善，當時需要下載下來再提交”。

為了推進智慧城市建設，利川將分散在各職能部門的數字化專案整合到智慧城市建設服務中心，於2019年3月正式掛牌成立。成為利川市智慧城市建設服務中心總工程師之後，劉鋒跟著上級在半年內跑了3趟浙江杭州，去供銷社、商務局、大資料管理服務中心等不同部門考察學習。

利川是杭州市蕭山區在東西部扶貧協作中的對口幫扶地區。在蕭山，浙政釘是每位公務員的必備應用，所有審批、檔案流轉、溝通、督辦都在這個政務協同總平臺上實現。回來之後，劉鋒感到大開眼界：“看了蕭山基於釘釘的政務辦公、數字化基層治理，給我們帶來了很多觀念、思維方式的轉變。”

實際的轉變也在發生，利川市涼霧鄉蓮臺村的“尖刀班”班長聶榮成的感受尤為深切。在脫貧攻堅中，利川市從各單位抽調幹部職工，與村支兩委成員共同組成駐村“尖刀班”，工作在村，吃住在村。5年前，聶榮成開始駐村，為參加全市脫貧攻堅排程會，他需要每週兩次往返集鎮。

“每次在路上都要花一兩個小時，一個月下來油費近1000元。”聶榮成說，冬天道路常結冰，有的地方路還沒修好時更是不好走。利川市轄8鎮4鄉，最遠的村莊距離利川市區近100公里。山大人稀的地理環境，使得利川市和下轄村莊的交通、溝通成本很高。

如今，“路上的難”終於解決。2020年8月底，利川市人民政府與釘釘(中國)資訊科技有限公司簽訂框架合作協議，雙方將基於釘釘打造智慧縣域樣板。此後，村幹部和駐村工作隊員在村裡用釘釘直播或影片，就可以隨時參加市裡召開的會議。

線下的會議也變得不一樣了。以前利川市政府開會，人多的時候四五百人，參會排隊簽到，還需要幾名工作人員守著；現在統一在會場門口放置一個二維碼，大家掃碼簽到，節省了人力物力。

疫情防控的好幫手

與利川市的情況一樣，過去一年，越來越多人將會議搬到線上，線上會議逐漸成為一種辦公日常。

騰訊會議釋出的2020年度報告顯示，一年來有超過3億場會議在騰訊會議上舉行。疫情暴發後，為了滿足全國各地快速增長的線上溝通需求，騰訊會議在8天內擴容超過10萬臺雲主機，投入超百萬核的計算資源，完成了全球100多個國家和地區的服務覆蓋，助力疫情防控。

騰訊雲運維中心和客戶服務部門負責人徐勇州說：“線上會議的擴容，真的是不可預期。我們沒法精準地知道明天的增長到底是5倍還是10倍，反正能做的就是持續地往上面去堆資源、做擴容。”

2020年，每週都有數萬家企業和政府相關機構透過騰訊會議助力復工復產，雲簽約、雲招標、雲面試、雲培訓等雲上協同實踐正成為新趨勢。還有一些有趣的資料：就開會高峰期而言，上半年是9時08分，下半年是20時03分。週末開會活躍城市的前三名分別是深圳、上海、杭州，女性在週末開會的比例高於男性。

上半身襯衫領帶，下半身睡褲拖鞋，這樣的裝扮被網友調侃為白領居家辦公的“另外一面”，因為線上視訊會議一般只能拍到參與人的上半身。也有人感嘆，2020年，中國的經濟增速在全球率先轉正，GDP總量再創新高，強大的協同辦公能力功不可沒。見不了面不是問題，透過協同辦公，工作照常推進，進度一點不落下。

確實，新冠肺炎疫情發生以來，遠端醫療、線上教育、共享平臺、協同辦公等得到廣泛應用，網際網路對促進各國經濟復甦、保障社會執行、推動國際抗疫合作發揮了重要作用。2020年的烏鎮世界網際網路大會·網際網路發展論壇上，騰訊會議憑藉疫情期間助力全民遠端協作、復工復產以及在數字經濟發展等方面做出的卓越貢獻，榮獲“世界網際網路領先科技成果”大獎，這也是世界網際網路大會舉辦以來首個獲得該獎項的視訊會議產品。

事實上，遠端會議只是協同辦公中應用較為頻繁的一種場景。線上打卡、即時溝通、文件編輯、資料處理、工作群組、電子公章、電子簽名、財務報銷、移動審批等越來越細緻入微的功能，支援員工、組織在工作場景中的無縫連線、高效協同、加速創新。

例如，文件支援多人線上協同、共同編輯，一鍵群聊，參與專案的員工並不需要物理空間上的“在場”，即使遠隔萬里，也能高效、靈活地生產、分享和儲存資訊。這樣一來，不僅有效減少了接觸，辦公效率也大大提升了。

位元組跳動副總裁謝欣曾說，人類從最早的面對面、電話溝通，衍生出書信、郵件、線上辦公，是朝著非同步協同的方向發展。同步溝通往往是兩人聊完就結束了，但非同步溝通是基於文字或影片的再次閱讀，內容可以被再次消費。另外，非同步溝通可以擴充套件接受範圍，兩個人討論的問題，文件可以再發給別人看，創造更大價值。

正是有了非同步協同應用的不斷創新，雲辦公成為現實。

辦公中的效率提升器

北京的吳律師因工作需要經常使用協同辦公軟體，其中，語音速記是他最喜歡的功能。

“以往，如果我們錯過了一次會議，往往需要讓同事幫忙整理一份會議紀要，或者把視訊會議錄製下來。但事實上，幾乎沒有人有時間讀完一份1萬字的會議紀要，或者看完一個多小時的會議影片。”吳律師說，有了“飛書妙記”，原始的音影片資訊能自動轉化為文字，還能提煉出關鍵資訊，只需要幾分鐘，即可快速瞭解1小時的會議內容。透過關鍵詞搜尋等，他還能對感興趣的會議部分進行重點了解，這就大大提升了工作效率。

吳律師提到的“飛書妙記”，是協同辦公應用飛書在2020年11月18日舉辦的產品釋出會上釋出的一種創新功能，受到不少使用者喜愛。

飛書相關負責人接受本報採訪時表示，最早思考如何打造飛書的時候，他們考慮到做事情的兩個層次：第一層是解決當前的問題，第二層是思考未來的可能，創造更具變革性的產品。

在第一個層次，飛書將即時溝通、線上協同文件、視訊會議、共享日曆、企業郵箱、雲盤等功能深度打通、整合，使得使用者在一個平臺上，就能實現溝通與協作，提升資訊傳遞的效率。例如，對於工作群中的一個文件，各方都可進行閱讀或編輯，而文件內容的傳遞，不是再發送一遍文字，而是隻需要一個連結即可。這就讓工作更加高效、體驗更加愉悅。

在生產力提升之後，飛書發現，提升公司的組織能力，也是眾多公司面臨的共同難題。不少人反映，當前組織需要解決的問題，不再僅僅是寫一個文件、做一個表格，而往往是“實現一個目標，達成一項業績”，換句話說，是需要一個行業化的解決方案。

於是，飛書推出OKR(ObjectivesandKeyResults，目標和關鍵成果)目標管理產品，幫助組織聚焦目標，實現戰略落地。藉助OKR產品，每個員工都能夠清晰地看到自己的工作和整個公司戰略之間的關係，員工之間也能夠加強了解，更好地協作。

在小米公司，全面的商業模式和繁雜的業務線給整個組織的協同能力帶來挑戰。以前，各子公司或部門獨立運作，根據各自需求選擇溝通工具和辦公套件。很多部門使用個人社交通訊工具溝通，透過郵件、離線文件管理工具同步專案資訊。割裂的系統生態和應用體驗，極大影響了組織協同效率。

2020年5月，小米公司基於飛書打造了全新的企業統一辦公平臺。員工們感到：這不僅僅是一套工具，更是工作流程的最佳化和升級。

一個明顯的例子是，過去大家使用個人社交工具溝通，不斷拉群、加好友等導致跨團隊溝通效率極低。使用飛書後，可透過查詢企業內聯絡人、檢視聯絡人名片等多種方式快速定位關係人，如果涉及到海外業務，飛書還提供諸如日曆輔助等方便跨時區溝通的一系列功能。

小米創始人雷軍也表示：線上協同辦公越來越流行，在資訊建立、分享以及協同辦公方面，這個平臺非常簡潔、高效，的確越用越順手。

未來的數字化基礎

曾經，災情統計是浙江省嘉興市海鹽縣農業綜合行政執法隊副隊長陶海鋒最頭疼的一件事。

海鹽縣離海邊不遠，每年要做多次颱風預警和災情統計。每當災情來臨，需要在2小時內完成各個鄉鎮的統計彙報。但災情的資料細緻到水稻、小麥、白菜等各品類，又分為畝數、金額等標準。“資料格式不一，計算繁雜，常常是手忙腳亂。”陶海鋒說。

能不能有一個簡單的小應用，既容易操作，又能快速做出統計？陶海鋒這個簡單的願望，釘釘幫他實現了。

用宜搭零程式碼的方式，釘釘在短短3天內搭出20個應用，構成一整套OA系統，上架到浙政釘，節省了至少20萬元的開發費用。以“災情統計”小應用為例，發給幾個鄉鎮彙報災情的負責人，待各個鄉鎮填完資料之後，統計結果即時生成。不僅免去了計算的繁瑣，還提高了災情彙報的時效性。相應地，海鹽縣用車審批、出差審批、請假審批、車輛登記管理、用船審批、資訊報送等應用也都快速上線。

陶海鋒感慨，以前，把每項政務工作“數字化”是一個複雜的流程：提需求、審批、找供應商、講解需求，一層層對接下來，往往耗費了大量的時間和資金。有時，因為需求不明確或是供應商出現一些問題，專案一擱置就是幾個月甚至一年，最終不得不迴歸“紙質辦公”。而釘釘提供的低程式碼開發工具宜搭“拖拖拽拽就可以，搭建過程非常簡單，稍懂電腦的人就會用”。

1月14日，在釘釘2021年第一場釋出會上，阿里雲智慧總裁張建鋒說：“釘釘不僅僅是一個溝通工具，新釘釘的目標是成為企業協同辦公和應用開發平臺，讓所有業務環節的微小創新變得更容易，讓進步發生。”

2020年12月23日，百度如流舉辦釋出會，宣佈如流全面升級為新一代智慧工作平臺，以AI賦能企業工作全場景，助力企業提效創新，引領企業智慧化轉型。

不難看出，未來，在協同辦公方面，提供按需定製的解決方案越來越重要。協同辦公應用要做的，不僅僅是滿足非同步的辦公需求，藉助大資料、雲計算、人工智慧等新技術，幫助更多組織實現智慧化、數字化轉型，將成為協同辦公應用的演進目標。

就像利川市協同辦公系統的升級帶動了當地智慧城市的發展一樣，在更多領域，協同辦公的創新故事還會源源不斷髮生。