作者：工作单位为北京香山革命纪念馆宣教部 漆亚婷，中国人民解放军原后勤学院 闫树军
从1949年9月21日至10月30日，中国人民政治协商会议第一届全体会议在中南海怀仁堂如期召开。为了这次大会，为了开好这次大会，中国共产党人费尽了心思，做足了功课。
本文记述的，就是其中几个令人印象深刻的细节。
司马文森日记中的新政协会议
中国国民党民主促进会代表司马文森从香港来北平参加政协会议，他在日记中写道：“中共不开无准备之会。筹备处发一个电报给某一代表时，早就安排好交通工具及旅途上的安全，人一起程，等你上岸的口岸早已接到通知，为你安排好一切。不管你带多少行李，只要交给他们就行了。进了招待所，行李已到房间。进到招待所后，到大会办公室报到、拍照，制作通行证。有这个通行证，才能进出招待所。住到有浴室和卫生设备的房间后，工作人员送来《代表手册》及半个月的饭票来。”
司马文森说的《代表手册》，是每个参会代表人手一册。其详尽程度，让我们得知，今天的所有会议议程，包括所有的会议准备，都是那个时期会议“样式”的翻板。
70多年后的今天，我们仔细阅读这份《代表手册》。这一手册纵28.5厘米，横12.5厘米，共14页。封面白底红字，上方印有“中国人民政治协商会议第一届全体会议”名称；中间印有“代表手册”4个大字和中国人民政治协商会议会徽；下面分两排印有“秘书处印”“一九四九年九月”。这是中国共产党自成立以来印制最为精美的、是中国共产党承办会议及至中国人民政治协商会议历史上第一次有关会务须知的手册。这份手册，有8个方面的内容：
一、签到办法
二、使用汽车办法
三、诊疗办法
四、代表席上扩音装置的使用方法
五、会场注意事项
六、新政治协商会议筹备会各部门负责人一览表
七、各会议室及休息室一览表
八、会场图解
其签到办法有3条：一、每次全体会议（包括预备会、开幕式、闭幕式等），为了节省时间，代表签到，均采用卡片签到办法。二、签到卡片由秘书处印制，发给各代表。三、代表于每次莅会前在卡片上亲笔签名，于到会时交签到处以完成签到手续。
使用汽车办法有4条：一、代表使用车辆，由招待处交通科统筹供应。二、代表单独使用，可向所住招待所填写乘车通知单，换取乘车证，用毕须在乘车证上签名交驾驶员持回报销。三、开会期间，车辆全部集中，以供公用。四、因私事乘用汽车请尽量节约。
会场注意事项有4条：一、代表在场内如有需要，可向服务员招手，请勿扬声呼唤。二、代表均发有记事册和铅笔以供临时记事之用，会场内不另供给便条及铅笔。三、休息室备有纸烟、汽水，以供代表使用，场内不再供给，以免喧扰。四、会场各代表席均备茶水一杯，开会时不再加水，如有需要可通知服务员。
司马文森还盛赞会议的组织工作，他在日记中写道：“如要洗热水澡，从下午6点时起至11时止，可以打开水龙头放热水。如你要出门，只要写一张通知单到交通科，就会有人安排小汽车，如你需要香烟、需要洗衣、理发，需要药品，只要你在领物单写上所需，工作人员会及时办好。《人民日报》《光明日报》两份报纸每天准点送到。在大会期间，要把近700名的代表从分散的招待所送到大会场，非易事。筹备处从天津、上海和北京调来车辆，在不妨碍当地交通的原则上，接送代表。代表有固定的乘车证，老先生乘小汽车，年轻的乘大汽车。出发半小时前，会有工作人员摇铃，代表们听到铃声凭乘车证的号码去找自己乘坐的车。大会确定汽车分三路进入中南海，分配在四个停车场。所有代表在原处上下车。招待所警戒、会场警戒，因是固定场所，不成问题。但进入会场的路上的警戒，就比较麻烦。但警戒提前一个半小时就布置好了。散会前半小时又照样布置，但并不采取戒严断绝交通的措施。进入会场，代表都要签到。为了节省时间，又能统计开会人数。每位代表在动身前，都发了一个代表签到卡片，亲笔签上自己的名字，写上日期。进入会场时，交给秘书处的工作人员。这样节省了时间，又便于统计。试想，如果近700人在会场门口签到，那要多久才能签完呢？进入会场极严格，必须持自己的代表证，毛泽东、朱德也一样。会场内，每个代表的席位是固定的，每个代表都有一张席次表，席上每4位代表即有一个话筒，如想发言，先举手或起立通知主席，并告诉自己的席次号，经主席同意，才能发言。当天开会的程序表，各发言人当天的讲话词等，由大会新闻处印好，放在代表的桌上，每人一份。在开会时，为防代表们疲劳，会间休息一二十分钟，进茶点、抽烟、散步。”
筹备怀仁堂会场
布置怀仁堂的工作，也是筹备会秘书处的主要工作。曾在平津战役时为解放军标注应保护古迹文物的清华大学教授梁思成，被大会筹备组聘请为主持设计改造怀仁堂的负责人。
梁思成说：怀仁堂并不是一个理想的会场。在清末，它正面是正殿，左右是配殿，朝北是一座戏台，四者围成一个四合院子，按北平旧习惯，在堂会唱戏时在院子里搭个天棚，北洋政府时代也用此方法，以钢铁为架，搭起这座永久性的“天棚”来，但是它在设计上并不是很美观。这座“天棚”的修建至少在35年以上，因为时间久了，上面的一部分虽好，但地板已开始朽坏，内部也有许多不适用的地方，尤其是不适于大会之用。为了让有史以来第一次属于人民的政治协商会议能在怀仁堂顺利举行，改造工程由梁思成领衔，徐悲鸿、叶浅予、张仃、钟灵等共同参与设计，全部建筑工程由公兴顺营造厂承包。
在怀仁堂设计改造时，必须要把大会的需求考虑进去。首要的是座位。座位数目原定为722位，最低700位，这在布置上是一件颇费周折的事。另外，因为大会的重要性，代表们不仅要坐听而且还要伏案写些东西，同时还要顾及每个座位都要很容易地看见主席台上的发言人，于是决定把主席台改成圆形（旧的拆除），会场座位也按半圆形来排列，而且要使每一位与会代表坐在座位上正对着发言人。
主席台本来可以略小一点的，但筹备会方面为了要顾及以后可能做演出和晚会之用，要求至少可以扭秧歌和演出平（京）剧，所以台的尺度稍放宽大，便于两用。
不仅是座位的改造，还有主席台的设计、室内环境颜色、灯光及至大门、二门和会场的休息室，一切都是难题，但仅用18天，梁思成与他的“团队”就完成了整个会场的改造。容纳692人座的大会场竣工。
会场完全是按会议要求“定制”的：主席台为圆形，会场座位也按半圆形来排列，并且保证每一位与会代表坐在座位上都能正对着发言人。代表们在座位上，不仅可以坐听而且还可以伏案写东西。会场地面随着弧形座位的排列而成弧形的四层台阶，以这样的设计来保证坐在后面的代表视线不致受阻。
关于怀仁堂的座位的安排，心细如发的周恩来更是考虑充分：每位代表人手一份座席图，自己坐在哪，会场席次图上一目了然。党派代表席、军队代表席、特邀代表席在会场中间，团体代表席、区域代表席、候补代表席在会场两侧。而每个代表团的首席代表都是坐在第一排的“第一位”，这就是当时与会代表座席安排的巧妙之处。
1949年9月21日，中南海怀仁堂主席台的上方，悬挂着巨幅会标“中国人民政治协商会议第一届全体会议”，主席台的后幕上悬挂着政治协商会议会徽。会徽两侧，并排悬挂着孙中山和毛泽东的巨幅画像。由于新的国旗还没有最后确定，两旁是中国人民解放军军旗。开幕式上的政协会徽，是首次使用。
普及“新设备”
在《代表手册》里，特别说明了代表席上扩音装置的使用方法，共有4条：一、在会场中除主席台及司仪处备有话筒（麦克风）外，在代表席上约四位代表共装一只话筒。二、代表发言时，如因声音较低不能普及全场，拿起话筒放在嘴的正前方说话，即可使声音传达全场。（如声音较高，可不使用话筒。）三、代表在使用话筒发言时请注意3点：1.话筒离嘴须在二寸以内，否则声音不会清楚。2.讲话时务请将话筒保持直立，（正对嘴前方）如倾斜或放平，则声音变小。3.发言完毕后，务请将话筒照原样放回。四、全场扩音器由总机管制，同一时间内，只能一人发言，故在代表请求发言时，请先用举手或起立等方式知会主席，经主席同意指定发言后，再拿起话筒讲话，否则扩音器不起作用。惟主席可随时发言，不受此限制。
按说参加会议的代表不是一般人物，他们中很多都是著名人士和社会精英，也算是见过大世面了，在《代表手册》里详细地教这些人使用扩音器似乎让人觉得有些不可思议。
但即使如此，代表们使用话筒还是出现了一些问题。1949年9月23日上午，全体代表分为11个组讨论国旗、国徽方案，这一天，就再次发放了《使用话筒请注意》。“此注意”纸质，纵17.5厘米，横12厘米；竖行铅字印刷。这是为会议代表在会议发言时正确使用“麦克风”专门印发的注意事项：1.话筒应放在嘴前使用。（距嘴约一寸最好）。2.请把话筒直立，如斜拿，或平拿，就声音小。3.请用普通谈话音调，不必故意放高声调。4.请说得慢一些，声音会更清楚。5.请求发言时，起立举手，经主席允许再拿话筒，不要首先拿话筒。
不仅如此，为了使代表更加清楚，“请注意”事项上还画了“蛋形话筒”和“带柄话筒”用法的附图，加以形象化说明，足见会议组织者对普及“新设备”的良苦用心。
代表自我办理事项
当然，在大会进行时，还有一些事情需要代表自我办理。
一是填写《会议代表大会发言要点登记表》。登记表主要有代表座位号数、姓名、会议名称、会议日期和发言要点等项内容。填写这张表，是为保证全体会议发言的有序进行。参会代表600多人，每位代表都希望能在大会上表明自己的态度和意见，但会期只有10天，全体会议只有8次，不可能做到人人都能在大会上发言，为保证大会有序进行，需要事先有一个发言要点的填写与申请。另一方面，有些经大会执行主席同意，临时决定发言的代表，事先并没有正式文稿，会后填写发言要点，有利于记录和了解代表的主要意见，也有利于留档保存。因此发言要点表格专门在《发言
要点登记表》上做了“请在发言前后写好交服务员送主席台”的“附注”。据载，在8天全体代表参加的大会上，有104名代表发了言，表达了对会议召开的真心拥护，发表了对各项议题的意见，使会议成为一次真正民主的会议。
二是填写《代表简历表》。由中国人民政治协商会议第一届全体会议秘书处印制的《代表简历表》。纸质，纵26.5厘米，横19.5厘米。封面设计白底红字，庄重大方、简洁醒目。上方印有大红的中国人民政治协商会议会徽；下方分三行印有“中国人民政治协商会议第一届全体会议”“代表简历表”和“一九四九年月 日填”等字样；最下边则分两行印有“中国人民政治协商会议第一届全体会议秘书处制”“编号： 字号”。《代表简历表》内有两页，第一页主要包括姓名、别名或笔名、性别、年龄、民族、籍贯、代表单位、现任职务、学历、著作（出版处所及日期）、永久通讯处及电报（挂号）、暂时通讯处（宿舍、办公）及电话等项内容。右上角是足够贴两寸大小照片的“贴照片处”。第二页只有经历和备考两项，经历包括社会职业和政治活动。
与《代表简历表》一起下发的还有一份《填表说明》。填表说明有三条：“一、本表请于九月二十五日以前填就，由各单位联络代表汇交怀仁堂联合办公室刘兆伦同志亲收。二、像（相）片已由本处备妥，于本表交回后，负责贴上。三、请用毛笔或钢笔填写清楚。秘书处。一九四九年九月二十二日。”钤印：“中国人民政治协商会议第一届全体会议秘书处”。
《填表说明》文字不多，何时填完、交到何处、交给何人、照片何人负责、用何种笔填写，说得很是清楚。其中所说由联合办公室负责贴的照片，应是9月2日下午在北京饭店新闻处摄影室所拍代表的标准像。这些照片，既用于了代表证，也用于了简历表，后来的《纪念刊》使用的也都是这些照片。