作者：工作單位為北京香山革命紀念館宣教部 漆亞婷，中國人民解放軍原後勤學院 閆樹軍
從1949年9月21日至10月30日，中國人民政治協商會議第一屆全體會議在中南海懷仁堂如期召開。為了這次大會，為了開好這次大會，中國共產黨人費盡了心思，做足了功課。
本文記述的，就是其中幾個令人印象深刻的細節。
司馬文森日記中的新政協會議
中國國民黨民主促進會代表司馬文森從香港來北平參加政協會議，他在日記中寫道：“中共不開無準備之會。籌備處發一個電報給某一代表時，早就安排好交通工具及旅途上的安全，人一起程，等你上岸的口岸早已接到通知，為你安排好一切。不管你帶多少行李，只要交給他們就行了。進了招待所，行李已到房間。進到招待所後，到大會辦公室報到、拍照，製作通行證。有這個通行證，才能進出招待所。住到有浴室和衞生設備的房間後，工作人員送來《代表手冊》及半個月的飯票來。”
司馬文森説的《代表手冊》，是每個參會代表人手一冊。其詳盡程度，讓我們得知，今天的所有會議議程，包括所有的會議準備，都是那個時期會議“樣式”的翻板。
70多年後的今天，我們仔細閲讀這份《代表手冊》。這一手冊縱28.5釐米，橫12.5釐米，共14頁。封面白底紅字，上方印有“中國人民政治協商會議第一屆全體會議”名稱；中間印有“代表手冊”4個大字和中國人民政治協商會議會徽；下面分兩排印有“秘書處印”“一九四九年九月”。這是中國共產黨自成立以來印製最為精美的、是中國共產黨承辦會議及至中國人民政治協商會議歷史上第一次有關會務須知的手冊。這份手冊，有8個方面的內容：
一、簽到辦法
二、使用汽車辦法
三、診療辦法
四、代表席上擴音裝置的使用方法
五、會場注意事項
六、新政治協商會議籌備會各部門負責人一覽表
七、各會議室及休息室一覽表
八、會場圖解
其簽到辦法有3條：一、每次全體會議（包括預備會、開幕式、閉幕式等），為了節省時間，代表簽到，均採用卡片簽到辦法。二、簽到卡片由秘書處印製，發給各代表。三、代表於每次蒞會前在卡片上親筆簽名，於到會時交簽到處以完成簽到手續。
使用汽車辦法有4條：一、代表使用車輛，由招待處交通科統籌供應。二、代表單獨使用，可向所住招待所填寫乘車通知單，換取乘車證，用畢須在乘車證上簽名交駕駛員持回報銷。三、開會期間，車輛全部集中，以供公用。四、因私事乘用汽車請儘量節約。
會場注意事項有4條：一、代表在場內如有需要，可向服務員招手，請勿揚聲呼喚。二、代表均發有記事冊和鉛筆以供臨時記事之用，會場內不另供給便條及鉛筆。三、休息室備有紙煙、汽水，以供代表使用，場內不再供給，以免喧擾。四、會場各代表席均備茶水一杯，開會時不再加水，如有需要可通知服務員。
司馬文森還盛讚會議的組織工作，他在日記中寫道：“如要洗熱水澡，從下午6點時起至11時止，可以打開水龍頭放熱水。如你要出門，只要寫一張通知單到交通科，就會有人安排小汽車，如你需要香煙、需要洗衣、理髮，需要藥品，只要你在領物單寫上所需，工作人員會及時辦好。《人民日報》《光明日報》兩份報紙每天準點送到。在大會期間，要把近700名的代表從分散的招待所送到大會場，非易事。籌備處從天津、上海和北京調來車輛，在不妨礙當地交通的原則上，接送代表。代表有固定的乘車證，老先生乘小汽車，年輕的乘大汽車。出發半小時前，會有工作人員搖鈴，代表們聽到鈴聲憑乘車證的號碼去找自己乘坐的車。大會確定汽車分三路進入中南海，分配在四個停車場。所有代表在原處上下車。招待所警戒、會場警戒，因是固定場所，不成問題。但進入會場的路上的警戒，就比較麻煩。但警戒提前一個半小時就佈置好了。散會前半小時又照樣佈置，但並不採取戒嚴斷絕交通的措施。進入會場，代表都要簽到。為了節省時間，又能統計開會人數。每位代表在動身前，都發了一個代表簽到卡片，親筆簽上自己的名字，寫上日期。進入會場時，交給秘書處的工作人員。這樣節省了時間，又便於統計。試想，如果近700人在會場門口簽到，那要多久才能簽完呢？進入會場極嚴格，必須持自己的代表證，毛澤東、朱德也一樣。會場內，每個代表的席位是固定的，每個代表都有一張席次表，席上每4位代表即有一個話筒，如想發言，先舉手或起立通知主席，並告訴自己的席次號，經主席同意，才能發言。當天開會的程序表，各發言人當天的講話詞等，由大會新聞處印好，放在代表的桌上，每人一份。在開會時，為防代表們疲勞，會間休息一二十分鐘，進茶點、抽煙、散步。”
籌備懷仁堂會場
佈置懷仁堂的工作，也是籌備會秘書處的主要工作。曾在平津戰役時為解放軍標註應保護古蹟文物的清華大學教授梁思成，被大會籌備組聘請為主持設計改造懷仁堂的負責人。
梁思成説：懷仁堂並不是一個理想的會場。在清末，它正面是正殿，左右是配殿，朝北是一座戲台，四者圍成一個四合院子，按北平舊習慣，在堂會唱戲時在院子裏搭個天棚，北洋政府時代也用此方法，以鋼鐵為架，搭起這座永久性的“天棚”來，但是它在設計上並不是很美觀。這座“天棚”的修建至少在35年以上，因為時間久了，上面的一部分雖好，但地板已開始朽壞，內部也有許多不適用的地方，尤其是不適於大會之用。為了讓有史以來第一次屬於人民的政治協商會議能在懷仁堂順利舉行，改造工程由梁思成領銜，徐悲鴻、葉淺予、張仃、鍾靈等共同參與設計，全部建築工程由公興順營造廠承包。
在懷仁堂設計改造時，必須要把大會的需求考慮進去。首要的是座位。座位數目原定為722位，最低700位，這在佈置上是一件頗費周折的事。另外，因為大會的重要性，代表們不僅要坐聽而且還要伏案寫些東西，同時還要顧及每個座位都要很容易地看見主席台上的發言人，於是決定把主席台改成圓形（舊的拆除），會場座位也按半圓形來排列，而且要使每一位與會代表坐在座位上正對着發言人。
主席台本來可以略小一點的，但籌備會方面為了要顧及以後可能做演出和晚會之用，要求至少可以扭秧歌和演出平（京）劇，所以台的尺度稍放寬大，便於兩用。
不僅是座位的改造，還有主席台的設計、室內環境顏色、燈光及至大門、二門和會場的休息室，一切都是難題，但僅用18天，梁思成與他的“團隊”就完成了整個會場的改造。容納692人座的大會場竣工。
會場完全是按會議要求“定製”的：主席台為圓形，會場座位也按半圓形來排列，並且保證每一位與會代表坐在座位上都能正對着發言人。代表們在座位上，不僅可以坐聽而且還可以伏案寫東西。會場地面隨着弧形座位的排列而成弧形的四層台階，以這樣的設計來保證坐在後面的代表視線不致受阻。
關於懷仁堂的座位的安排，心細如髮的周恩來更是考慮充分：每位代表人手一份座席圖，自己坐在哪，會場席次圖上一目瞭然。黨派代表席、軍隊代表席、特邀代表席在會場中間，團體代表席、區域代表席、候補代表席在會場兩側。而每個代表團的首席代表都是坐在第一排的“第一位”，這就是當時與會代表座席安排的巧妙之處。
1949年9月21日，中南海懷仁堂主席台的上方，懸掛着巨幅會標“中國人民政治協商會議第一屆全體會議”，主席台的後幕上懸掛着政治協商會議會徽。會徽兩側，並排懸掛着孫中山和毛澤東的巨幅畫像。由於新的國旗還沒有最後確定，兩旁是中國人民解放軍軍旗。開幕式上的政協會徽，是首次使用。
普及“新設備”
在《代表手冊》裏，特別説明了代表席上擴音裝置的使用方法，共有4條：一、在會場中除主席台及司儀處備有話筒（麥克風）外，在代表席上約四位代表共裝一隻話筒。二、代表發言時，如因聲音較低不能普及全場，拿起話筒放在嘴的正前方説話，即可使聲音傳達全場。（如聲音較高，可不使用話筒。）三、代表在使用話筒發言時請注意3點：1.話筒離嘴須在二寸以內，否則聲音不會清楚。2.講話時務請將話筒保持直立，（正對嘴前方）如傾斜或放平，則聲音變小。3.發言完畢後，務請將話筒照原樣放回。四、全場擴音器由總機管制，同一時間內，只能一人發言，故在代表請求發言時，請先用舉手或起立等方式知會主席，經主席同意指定發言後，再拿起話筒講話，否則擴音器不起作用。惟主席可隨時發言，不受此限制。
按説參加會議的代表不是一般人物，他們中很多都是著名人士和社會精英，也算是見過大世面了，在《代表手冊》裏詳細地教這些人使用擴音器似乎讓人覺得有些不可思議。
但即使如此，代表們使用話筒還是出現了一些問題。1949年9月23日上午，全體代表分為11個組討論國旗、國徽方案，這一天，就再次發放了《使用話筒請注意》。“此注意”紙質，縱17.5釐米，橫12釐米；豎行鉛字印刷。這是為會議代表在會議發言時正確使用“麥克風”專門印發的注意事項：1.話筒應放在嘴前使用。（距嘴約一寸最好）。2.請把話筒直立，如斜拿，或平拿，就聲音小。3.請用普通談話音調，不必故意放高聲調。4.請説得慢一些，聲音會更清楚。5.請求發言時，起立舉手，經主席允許再拿話筒，不要首先拿話筒。
不僅如此，為了使代表更加清楚，“請注意”事項上還畫了“蛋形話筒”和“帶柄話筒”用法的附圖，加以形象化説明，足見會議組織者對普及“新設備”的良苦用心。
代表自我辦理事項
當然，在大會進行時，還有一些事情需要代表自我辦理。
一是填寫《會議代表大會發言要點登記表》。登記表主要有代表座位號數、姓名、會議名稱、會議日期和發言要點等項內容。填寫這張表，是為保證全體會議發言的有序進行。參會代表600多人，每位代表都希望能在大會上表明自己的態度和意見，但會期只有10天，全體會議只有8次，不可能做到人人都能在大會上發言，為保證大會有序進行，需要事先有一個發言要點的填寫與申請。另一方面，有些經大會執行主席同意，臨時決定發言的代表，事先並沒有正式文稿，會後填寫發言要點，有利於記錄和了解代表的主要意見，也有利於留檔保存。因此發言要點表格專門在《發言
要點登記表》上做了“請在發言前後寫好交服務員送主席台”的“附註”。據載，在8天全體代表參加的大會上，有104名代表發了言，表達了對會議召開的真心擁護，發表了對各項議題的意見，使會議成為一次真正民主的會議。
二是填寫《代表簡歷表》。由中國人民政治協商會議第一屆全體會議秘書處印製的《代表簡歷表》。紙質，縱26.5釐米，橫19.5釐米。封面設計白底紅字，莊重大方、簡潔醒目。上方印有大紅的中國人民政治協商會議會徽；下方分三行印有“中國人民政治協商會議第一屆全體會議”“代表簡歷表”和“一九四九年月 日填”等字樣；最下邊則分兩行印有“中國人民政治協商會議第一屆全體會議秘書處制”“編號： 字號”。《代表簡歷表》內有兩頁，第一頁主要包括姓名、別名或筆名、性別、年齡、民族、籍貫、代表單位、現任職務、學歷、著作（出版處所及日期）、永久通訊處及電報（掛號）、暫時通訊處（宿舍、辦公）及電話等項內容。右上角是足夠貼兩寸大小照片的“貼照片處”。第二頁只有經歷和備考兩項，經歷包括社會職業和政治活動。
與《代表簡歷表》一起下發的還有一份《填表説明》。填表説明有三條：“一、本表請於九月二十五日以前填就，由各單位聯絡代表匯交懷仁堂聯合辦公室劉兆倫同志親收。二、像（相）片已由本處備妥，於本表交回後，負責貼上。三、請用毛筆或鋼筆填寫清楚。秘書處。一九四九年九月二十二日。”鈐印：“中國人民政治協商會議第一屆全體會議秘書處”。
《填表説明》文字不多，何時填完、交到何處、交給何人、照片何人負責、用何種筆填寫，説得很是清楚。其中所説由聯合辦公室負責貼的照片，應是9月2日下午在北京飯店新聞處攝影室所拍代表的標準像。這些照片，既用於了代表證，也用於了簡歷表，後來的《紀念刊》使用的也都是這些照片。