熟悉我的人會知道，我先後做過公關、廣告、互聯網。這幾個行業，全都是以「忙」著稱的。忙到什麼程度呢?打開三四十個標籤頁，在五六個辦公室之間切換，吃午飯時也要對着電腦，一天下來才發現自己一杯水都沒喝，都是家常便飯。
在這種環境下，像我這麼懶的人，當然會想各種辦法來節省時間。
今天要分享的，就是從實戰中總結出來的，能確切可行節省工作和學習時間的一些小竅門。
一、建立信息庫
我敢保證，你每天的日常工作和學習當中，一定有許多時間，浪費在來回搜尋信息上面。
什麼信息呢?比如 QQ 裏和同事的某段對話、微信裏面領導的一段要求、郵件裏面的一段文字、藏在多層路徑下面的某個文件……它們總是在你最緊急、最需要的時候藏起來，讓你花一番力氣去找。不但浪費時間，也常常影響心情。
如果你經常有這樣的困擾，那可以試試這個方法：建立一個專屬的信息庫。
無論是聊天記錄、郵件內容，還是工作安排、項目反饋，抑或是突然產生的靈感，或者從網上看到的有價值的案例、知識，都可以往裏面一丟，需要的時候，打開它，直接查找即可。
你可以用任何筆記軟件來建立這個信息庫。我的建議是利用 Onenote 或者印象筆記。當然，很多其他的筆記軟件，也是可以的。
在筆記軟件裏，按照你負責的項目，新建一個筆記本。然後，所有跟這個項目相關的一切信息，都可以放進這個筆記本，再起一個易於辨認的名字即可。
比如：你和同事討論一個原型，他提了很多有意思的看法。聊完之後，為了避免忘記，你就可以直接把聊天記錄複製出來，在筆記本里新建一頁筆記，命名為「06.19 與 XXX 關於 XX 原型第二版的討論」即可。
或者，你是一名文案，那麼，可以直接新建一頁筆記，把平時在網上搜集到的案例放進去，再寫上來源和自己的想法。當你沒有靈感的時候，打開看看，立刻可以為你提供大量的創意參考。
更重要的，可以把所有的工作流程、規範，甚至是生活的備忘錄都放進去。比如「5 號電池在門口第二個櫃子裏」「充電器在卧室書架下面的箱子裏」「身份證在衣櫃下面的抽屜第二層」……平時或許感覺不到，但在急需的時候，絕對可以為你節省大量的時間和精力。
使用這個方法，最重要的，是一定要堅持平時的積累和記錄。最好是設置為開機啓動，配合相應的插件和快速啓動方式(比如印象筆記的「剪藏」、Onenote 的「新建快速筆記」)，務求第一時間將信息記錄入筆記中。
為什麼要彙總一個唯一的入口呢?因為，這樣不但可以減少記憶的難度，節省我們的認知和記憶資源，而且可以使工作和學習變得簡潔高效：當你再也不用把精力花在記憶上，你知道只要打開這本筆記本，就可以找到一切需要的內容時，你就可以更專注在手頭的事務上面。
二、減少對工作的打斷
很多人為了節省時間，都會讓自己進行「多任務工作」。比如像前文所説，同時開着一大堆網頁，這裏看一會，那裏看一會，做一下 PPT，做一下 EXCEL，以此來降低「我還有一項任務沒有開工」的焦慮感，讓自己沉浸在「所有任務都在同步進行」的美好感覺之中。
但是，這恰恰是最浪費時間、最沒有效率的表現。
記住一個最基本的原則：人類的大腦是沒法進行「多線程處理」的。人同一時間只能聚焦在一件事情上面。所謂的「多任務工作」並不是真的「同時進行」，而是大腦不斷地在這些不同的事務之間打斷和切換而已。
也就是説，當你以為「同時處理兩項任務」時，實際上，你的大腦是這樣運作的：進入 A 的工作狀態 - 退出 A 的工作狀態 - 進入 B 的工作狀態 - 退出 B 的工作狀態……循環往復。只是切換的時間太短，我們很難覺察到而已。
比如説，你寫一篇文章，先在腦子裏構思出幾個要點，這時，一個新聞彈窗吸引了你，你點擊打開，看完一篇新聞，再回過頭思考剛才的文章，你還能立刻回憶起剛才構思的結果麼?恐怕不是那麼簡單了，因為它已經被我們從「工作記憶」中清除了出去，騰出空間來接受和處理新的信息。你需要一段時間才能重新把它找回來。
而當我們反覆打斷的時候，這些時間累積起來，其總量是相當可觀的。
所以，工作時，請專注在你手頭上正在處理的事情，至少保證半個小時以內不要打斷，不要同時處理任何其他的事情。
如果有任何突發性的事務，比如要交一個報表、要回復一個郵件、回應一個同事……先用便籤紙記下來，也不要超過 10 秒鐘，更不要打斷工作。直到原來的任務告一段落，或者你感到疲倦了，再休息，按照便籤紙上面的內容去逐項處理。
如果一定非打斷不可——比如突然有個會議要開，那就拿上便籤紙，先把剛才的工作進度和正在思考的內容，用關鍵詞的形式迅速記下來，自己能看懂即可。當回到原先工作的時候，這可以大大減少你進入狀態的時間。
三、化整為零
生活中的碎片時間，比如乘車、等電梯、吃飯、步行，等等，這些時間，大家是怎麼利用的?我想，很多人都會選擇讀書、看公眾號，或者聽講座、公開課。這很對，當然也比發呆，什麼也不幹要好得多。
但是，這仍然不是最好的利用方式。
為什麼呢?因為絕大多數有價值的知識，並不是你在碎片時間裏可以掌握的。它們往往很複雜，有着嚴格的推理過程和思考邏輯，你要完全代入作者的語境裏面，跟着他的思路，分析他的論證過程，記住他的結論。這個過程，很多時候都沒法在碎片時間裏完成，它往往需要一整段的大塊時間。
實際上，在碎片時間裏，你能學習到的，只是一些簡單的結論而已。它們除了增加一些談資之外，並沒有太大的價值。甚至還不一定是全面、嚴謹、正確的。
那麼，對於碎片時間，最好的利用方式是什麼呢?不是學習和吸收，而是思考。
一個行之有效的方法，是把工作、學習中遇到的問題，分解成一個個更小的問題，然後把它們列成清單，隨身攜帶，利用碎片時間，進行思考和推導。在這個過程中，取得的任何進展和反饋，都記下來，便於下一次繼續進行思考。
比如，做一個 PPT，你就可能會列出這些問題：
整個 PPT 的邏輯要怎麼呈現?
每一部分分別用多少 P 來講?
背景分析需要考慮哪些因素?
PEST 每一點分別要怎麼寫?
市場分析要怎麼寫?
目標消費者具有怎樣的特點?
……
等等。
把這些問題做成清單，只要有空，就拿出來思考，再及時把思考結果記下來。而不是等坐到辦公桌前才去思考。這就是把工作化整為零、逐步攻克的最好方式，也是最能節省時間的方式。
很多看起來很聰明的人，其實並不是真的比我們聰明多少，而是因為，他們在生活中的每一秒，在別人發呆、放空、渾渾噩噩的時候，都時刻在腦中對各種情形進行思考、推演、分析，對各種路徑和結果早已爛熟於心。所以，當需要的時候，就能夠非常快速地對各種情況進行判斷，作出最佳的決策。
與大家共勉。