界面設計方法(3)：字典功能的設計

理解字典功能，首先要理解它是建立企業基礎數據標準的手段，其次才是它對基礎數據的記錄和維護功能。構建企業信息系統過程中有兩個重要的標準化工作：業務流程的標準化、基礎數據的標準化。

其中：業務流程標準化是通過業務架構實現的，基礎數據標準化是通過字典功能設計實現的。

字典在這裏是“功能”的概念（不是數據庫），通過設計字典功能，可以建立一套支持從數據標準、數據輸入、數據維護等的體系。字典的主要作用有三個：建立基礎數據、維護基礎數據、支持在界面上數據的快速輸入。

一、字典功能的概念1. 字典功能的定義

• 字典：是保存企業基礎數據的地方，如：材料編碼、客户信息、員工信息等。
• 字典功能：是對企業基礎數據進行維護的功能，維護工作包括對數據的輸入、保存、查看和發佈等操作。可以把字典功能看成是一個特殊的“活動”功能，但它只用來維護基礎數據，字典功能具有以下的一些的特點（以下簡稱為：字典）。

1）粒度

對一個字典大小的劃分原則如下：一個字典只用來維護一類基礎數據；一個字典可由n個界面組成，用以幫助建立多層的基礎數據分類。

2）功能

字典具有二個基本功能：數據輸入、數據維護，其中：

• 數據輸入：用於對基礎數據的輸入和保存，分類並建立層級關係等；
• 數據維護：對基礎數據的維護包括：追加、變更（履歷保留）、發佈、定時啓用等。

3）作用

它的主要作用有三個：建立基礎數據、維護基礎數據、支持快速輸入基礎數據。

• 建立數據標準：建立基數據的標準，包括：結構、分類、編號；
• 維護基礎數據：維護工包括：使用規則、對數據的追加、變更、發佈等；
• 支持快速輸入：在活動功能的界面上設置下拉框，通過“數據選擇”的方式進行數據的輔助輸入，此法不但快捷、而且還可避免對重要基礎數據的輸入錯誤，這也是一種保障業務標準化的措施。

字典功能的設計，是設計師非常重要的工作之一，不但要積極地參與，而且需要他對企業數據的標準化、企業管理標準化有一定的知識和經驗。

2. 字典功能的特殊性

由於字典功能與其餘的三個業務功能（活動、看板和表單）有着密切的關聯，同時又容易產生一些概念上的模糊，下面就將這4個功能之間做一些對比，理解它們的異同對業務功能的設計非常重要。

1 ) 字典功能與數據庫的區別

字典功能：是一個業務處理的“功能”，是處理數據的工具，用來建立結構化的基礎數據。

• 將數據資源進行標準化、結構化的梳理。
• 限制基礎數據的使用範圍。
• 幫助快速地輸入過程數據等。

數據庫：是一個存儲電子數據的載體（是倉庫，不是工具）。

用字典功能輸入的數據被保存到了數據庫，利用字典功能還可以對數據庫的數據進行查詢、調用、維護以及發佈等。

注：關於字典庫的稱呼，它是字典功能和數據庫功能合體的稱呼，通常習慣於將記錄企業基礎數據的數據庫稱之為“字典庫”，這個詞的含義有兩個：

1. 它是一個特殊的數據庫，專門用來記錄企業基礎數據；
2. 它是由字典功能進行管理的數據庫（可以增減、發佈、查詢等）。

2 ) 字典功能與活動功能的區別

• 活動功能：用於按照數據發生的順序，記錄過程數據；
• 字典功能：用於對字典數據庫中的基礎數據進行長期的、反覆的維護；
• 最大區別：用活動功能輸入的數據一旦確定就不能再改動（改動違法！）、而用字典功能輸入的數據則必須按照要求進行不斷地維護、改動（以適應需要）。

3 ) 字典功能與看板功能、表單功能的區別

字典功能產生了基礎數據，基礎數據為各類數據的抽提、統計、計算等提供了屬性參數，在設計看板和表單時離不開這些屬性參數，如：組織、產品、材料、客商、知識等。

• 組織字典：可按組織口徑統計、分析不同部門、個人的產值、收入等情況等；
• 材料字典：可以按照材料類型統計、分析不同材料的庫存量、市場價、消耗量等。

二、字典的設計

字典功能的設計可以從以下的4個方面進行：設計理念、數據選擇、數據標準、數據維護。下面以圖1“合同簽訂”中的“工程分類”的數據來源為例，説明如何設計字典，其中：合同簽訂=活動功能、工程分類=字典功能。

圖1 合同簽訂（活動）與工程分類（字典）

1. 設計理念

字典是維護企業基礎數據的功能，基礎數據包括了企業中所有需要統一、保護的公用數據，所以字典的設計要注意：

1）標準化

要先從企業的管理、業務的標準化、工作效率提升等視角考慮它的功能、作用和價值。

2）主數據

其次，因為基礎數據也是未來構成系統中主數據的核心，基礎數據是所有數據分類中生命週期最長的，因此字典設計不但要考慮維護的方便性和輸入的快捷性，而且還要思考如何能讓基礎數據適合維護方便和輸入快捷，它是解決和避免發生信息孤島的重要因素。

2. 數據選擇

選擇數據就要判斷企業數據中哪些是屬於基礎數據的，判斷的參考條件如下（不限於此）：

• 需要保護的核心數據，比如：組織機構、客商信息、市場價格、材料編碼等；
• 企業知識庫數據，全員要遵守，如：工藝功法、法律法規、質量標準等；
• 其它，如：反覆使用數據、支持快速輸入數據、以及分析統計的屬性數據等。

合同簽訂內的“工程分類”字段，對企業來説是重要的基礎數據，這個數據可以用來分析客户的來源、行業的範圍、產品的類型、最佳銷售產品等，如果不統一標準就難以得到正確的分析對比結果。

3. 數據標準

確定了字典的對象數據後，下一步要確定研究對象數據標準，標準包括了數據的分類、數據的結構、數據的編號等。

如圖2所示，“工程分類”表中的數據分別來自於4個數據分類表，從分類表2～分類表5之間又具有分解的結構關係。從①～④的連續選擇，可以找到需要的基礎數據“高鐵站”，從這個結構可以看出工程分類的基礎數據具有5層分類。

圖2 數據表關係圖

4. 數據維護

基礎數據不同於過程數據，需要經常的維護以做到與時俱進，基本功能有（不限於此）。

1 ) 數據的輸入

確定記錄數據採用的界面原型，從數據表的數量來看至少需要有5個原型，參見圖2，1個為主表（表1）、4個為輔表（表2～表5）。

2 ) 數據的調整（=維護）

與活動功能在記錄數據後就不能再改動的原則不同，在基礎數據的生命週期內需要利用字典功能對其進行多次的調整，為了讓引用不同時期基礎數據的表單都可以如實地再現，字典不但要具有調整功能，而且必須保留完整的基礎數據變更履歷，再現時不能讓調整後的基礎數據影響歷史表單的還原。

3 ) 數據的發佈

很多的基礎數據在不同時間段有不同的數值，所以字典功能還要具有數據發佈的功能，比如：單價在1月1日～6月30日為1000元，從7月1日～12月31日為1050元。時間一到7月1日，字典界面打開時看到的是最新的單價數據。

另外，字典既然是企業保護基礎數據的功能，所以對字典的使用必須有相應的企業管理規則、權限限制等。

三、應用設計

由於都是窗口形式的界面，所以字典的應用設計的內容請參考本系列第二篇“活動功能的設計”相關部分。

四、記錄模板

字典設計結果的記錄形式也採用“設計4件套”的模板，請參考本系列第二篇“活動功能的設計”相關部分。

本系列的下一篇：界面設計方法（4）：看板功能的設計

相關閲讀：

《界面設計方法（1）：界面的概念與分類》

《界面設計方法（2）：活動功能的設計》

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