章程制訂定小細節“約定送達方式”,可以減少公司很多麻煩
現代社會是一個地球村，公民在各國之間自由流動成了常態。尤其是，公司的股東出國流動的可能性更大。如果，公司董事會依據公司章程或公司法召開股東會議，按常規方法通知股東，如何有效送達成了一個現實問題。此時，當有些股東身在國外時，電子送達是一個十分有效的方法。可是，電子送達方式通知股東召開股東大會，站在證據效力角度，如果事先約定不充分，則送達的合法性又會成問題。——解決此類問題有效辦法，就是直接在公司章程里約定董事會向股東送達通知的相關規則。
諮詢者：“律師，我們幾位朋友在商議起草公司章程，可是碰到一個問題，就是我們的股東中有兩位時常旅居國外，如果按常規方法向其送達公司通知，會有及時送達的困難。有人説可以想辦法約定通知送達規則在公司章程裏。請問確實是這麼回事嗎？如果，可以約定，您有什麼指導意見？”
律師：“在公司章程里約定通知送達規則，這是肯定可以的。我們通常的實務指導方法是：在公司章程裏專條約定公司通知送達規則，暨公司通知送達生效規則。一般約定兩類送方式：常規的送達方式是由股東書面指定聯繫地址與收件人；另一類由股東書面指定電子郵箱，或者還包括即時聊天工具送達方式。其中，我們推薦使用郵件送達方面，因為郵件送方式，當附件容量很小時，可以長期保存，證據效力強。”
律師評析
《公司法》第四十一條規定：“召開股東會會議，應當於會議召開十五日前通知全體股東；但是，公司章程另有規定或者全體股東另有約定的除外。股東會應當對所議事項的決定作成會議記錄，出席會議的股東應當在會議記錄上簽名。”
公司法對於召開股東會議，當公司章程沒有約定時，需要提前十五天通知股東。而現代商業競爭中，當公司面對重要的商業決策時，十五天的通知時間有些過長。如果，公司章程裏沒有約定通知送達規則時，通知的送達時間至少要十五天，會影響到及時決策。基於此，許多有經驗的律師在指導公司制訂或修訂公司章程裏，一般會在公司章程裏增訂公司通知送達股東的條款，一般約定通知提前送達時間為不少於五天，以電子郵件送達為主要送方式。送達方式也不宜短於五天，如果這個時間太短，當有股東主張自己在國外時，三兩天難以回國參加股東會議，這在情理上會有問題。
綜上，公司法務實踐中出現股東矛盾是十分常見的現象，需要召開股東會時書面通知無法送達，股東會難以召開，嚴重影響公司的正常治理。為此，建議公司章程裏規定通過郵件送達通知為主，短信、微信為輔等線上方式發送各類公司通知條款，這是提高公司治理效率，減少股東間紛爭的有效手段。
湖南朝暉律師事務所吳躍飛律師 吳宏飛律師 肖標暉律師2020.07.02