靠譜的人是如何寫電子郵件的?
(圖片來源:攝圖網)
作者|服部周作 來源|管理的常識(ID:Guanlidechangshi)
如今，微信、釘釘等即時通訊軟體在工作場景中的使用頻率越來越高，但不可否認的是，電子郵件依然發揮著不可替代的作用，尤其是在面對公司高層領導，以及外部重要客戶時，一封莊重而得體的郵件，永遠是職場人的加分項。
那麼，如何寫出讓對方看過之後覺得專業並樂於回應的郵件?如何管理郵件，才能讓工作變得順利而高效?
其實郵件和電話、面談一樣，有很多學問講究。以下，Enjoy:
01
用5D法則
積極地管理電子郵件
電子郵件很容易轉移人的注意力，尤其在枯燥的上班時間，更是很棒的消遣。你越是投入，越容易沉迷;表面上是正兒八經的工作，實際上毫無效能可言，因此你需要一套有憑有據的處理原則。
我的原則就是5D:
授權(delegate)
刪除(delete)
延後(defer)
精簡(deword)
登出(deactivate)
1.儘可能把寫電子郵件的工作授權出去
在麥肯錫全球研究院2012年7月的報告中，我們的財經智囊寫道:“在2012年，知識工作者平均有28%的工作時間花在處理電子郵件上。”也就是說，如果一天工作12小時，就有3.4小時在寫電子郵件。聽起來很不可思議吧?
可是我們都知道專注、投入才能取得好的成果。隨著你轉型成為領導者或希望擔任領導職位，你必須學會剋制住一收到信就馬上回復的衝動，開始學習把這項工作分配出去。
找個可信賴的團隊成員，把一部分重要的電子郵件交給他負責，這個成員也需要歷練及空間來展現能力。
找助理替你管理工作日程安排，因為溝通、確定準確的日程屬於他們的工作範疇。
有些人認為指派後勤工作是經理的職責，不過那僅限於某個專案如果失敗你就會一無所有的時候。不然的話，儘量避開後勤工作。
2.在路途中刪除所有瑣碎的電子郵件
出差以及上下班通勤途中的時間很寶貴，應該要妥善利用。如果你很累，打個小盹當然是可以的，否則請把這個時間拿來刪除電子郵件。
長期來看，這麼做可以替你省下很多時間，也可以讓你覺得工作很有效率。
做這件事的時候，你應該把焦點放在處理瑣碎的電子郵件，而非閱讀信件，除非真的非常緊急。
根據《財富》雜誌:“電子郵件管理公司Baydin分析了500萬封電子郵件。每個使用者平均每天會收到147封郵件，刪掉71封(也就是48%)。”
乾淨的收件信箱不只可以釋放出空間，你也更容易找出重要資訊。
3.延後處理電子郵件
有些電子郵件回覆起來很有樂趣。舉例來說，如果徒弟寫信給你，你會想馬上回信;如果大學好友寫信給你，馬上想動手回信也是本能反應。
雖然這些信很有趣，回完信也會有完成一件事的成就感，但如果快速草草回覆的話，你也容易讓自己陷入內疚之中。
出現這種想馬上回復的衝動時，具有“延後”心態很重要。
我通常的做法是把那封信移到某個收件箱(或直接轉寄給自己，事後再用自己的名字排序找出郵件)，當天或那周再另外找一段完整的時間去回覆。
4.精簡郵件用字
寫完每一封電子郵件之後，檢查一般的拼寫或語法錯誤的時候，也要加入“精簡用字”的習慣。方法很簡單:刪掉不必要的贅字。
有些贅字很明顯，如“為了達到”(in order to)、“事實上”(as a matter of fact)、“是否”(whether or not)，等等。
5.週五晚上關閉郵箱功能，直到你設定的時間才開啟
這顯然最難做到，現在我們隨時都能連線網路，檢視電子郵件尤其是處理工作上的郵件，變得非常方便，然後我們就產生了期待，期待24小時隨時得到響應。
現在我們已經無法想象一個沒有電子郵件和手機的世界了。一再有研究表明，人們的等候耐心因此大幅降低，“等候焦慮症”已成為一大問題。
然而，要做到有效率且有效能，就必須有一套行之有效的規則。一個常用的經驗法則是:只在星期天晚上査看或回覆電子郵件。
02
一個常見的應用模板:
如何透過郵件彙報工作進度
平時工作中，我倡導儘可能用電子郵件更新最新進度，這樣可以幫你節省大約20%的會議時間——避免開會時，本來是想找問題解決方案，最後卻變成跟資深領導彙報最新工作情況。
如果同時有多位資深領導者或老闆參與其中，你更需要這麼做。
以下是我覺得一封電子郵件應有的樣子。
首先，一開頭我會交代整體最新進度，然後是內容的進度更新，然後是客戶交流(或是與消費者交流)的反饋以及團隊進度。
再強調一次，你的主要目的是避免溝通不暢的風險;要把電子郵件寫得簡短、清楚。
電子郵件的開頭供參考:“XXX，你好，我們剛剛結束了核心客戶會議，一切進展很順利，以下是會議上討論的幾個重點。“
內容部分:
可以分成重要發現與重要問題。通常如果有需要的話，列出3~5個重要發現以及幾個重要問題就夠了。
列出要點，並且使用短句子。重點放在新的和令人興奮的發現上，重要部分用斜體或粗體來強調。
互動交流:
彙報並非所有領導者都知道的本週互動交流要點。
把重要的客戶方對應人員以及你主導的議題仔細思考一遍，個人顧慮、提出的問題、可能的機會各有哪些?
務必時刻謹記領導者想知道什麼——不只是這個專案成功與否，你還要提出未來創造其他價值的建議。
團隊進度:
這個部分並不是要彙報團隊在做什麼，儘管彙報這些在專案進展糟糕的情況下會很重要。相反，這裡該做的是討論個別團隊成員的強項和發展需求，以及領導者可以做些什麼來加速他們的成長。
專案完成後，這個每週一次的進度更新也可以在反饋會議中幫助到你。萬一你需要幫忙，也能讓你更早引起領導者的注意。
接下來的步驟:
把你希望領導者知道的重要日期和截止日期加進去，提醒他們做記號標記(儘管這些日期早就應該列入他們的日程表)，因為你希望他們知道這些日期是第一優先順序。
有時候，同時告知助理和領導者接下來的步驟會讓你受益。
電子郵件永遠使用一致的結構，保持簡單明瞭。向資深領導者保證你每週都會更新進度從而督促自己。堅守這個原則，你的承諾會讓你清楚瞭解自己該怎麼做。
我通常會避免深夜寫這些電子郵件，而是選擇在安靜的早晨，或是在必要的休息時間。在很多情況下，進度更新往往有助於促成對顧慮事件的討論。
此外，從現在開始也要特別留意你寫給你同事和朋友的那些簡短的電子郵件。
一位資深董事說過，寫介紹信時要極力避免口吻太過“像朋友”。介紹某個熟人給其他人時，特別是一方是你朋友的時候，你的文字和結構很容易變得馬虎或隨便。
請記得必要的時候，務必在電子郵件中表現出專業風範。
關於作者:服部周作，日裔英國人，在管理諮詢、初創企業、線上社交商務和新聞媒體方面擁有豐富的經驗。在麥肯錫任職期間，他為亞洲、北美和歐洲的高階製造、高科技和媒體行業客戶服務超過五年。現在，他經營著一家專注於領導力開發的初創公司。
本文為“管理的常識”(ID:Guanlidechangshi)首發，摘編自《麥肯錫晉升法則》，機械工業出版社出版。轉載請與原公眾號聯絡取得授權。