編輯導語:再前兩篇文章《專案管理三大基準(一):範圍基準》和《專案管理三大基準(二):進度基準》中,作者交代了一、二準則,在本文,作者為我們分析了第三準則——成本基準,文章中主要從估算成本、制定預算、專案成本結構、生成成本基準、生成三大基準和專案三角形這六方面展開。
在定義活動過程中我們得到了活動清單和活動屬性,因此可對單個活動的成本進行估算,估算過單個活動的成本後可根據實際情況制定預算。
一、估算成本估算單個活動的成本,估算單個活動的成本包括專家判斷、類比估算、引數估算、三點估算、自下而上估算、儲備分析和質量成本。
其中專家判斷、類比估算、引數估算、三點估算、自下而上估算與估算活動持續時間類似,這裡不做贅述:
- 儲備分析:對發現的一致風險可以設立一定的應急費用,即為應急儲備;
- 質量成本:為達到質量要求而增加的投入,包括一致性成本和非一致性成本;
- 一致性成本是指避免失敗所花費的成本,包括預防成本和評估成本;
- 非一致性成本是指由於失敗而花費的成本,包括內部失敗成本和外部失敗成本。
估算成本輸出的一個重要檔案為活動成本估算,如下圖:
二、制定預算制定預算是指根據專案估算的活動成本和應急儲備進行綜合分析,參考專案實際情況進行預算的制定。
制定預算的方法包括成本彙總、歷史資訊稽核、資金限制平衡:
- 成本彙總:由估算的活動成本彙總得出工作包成本,再向上彙總得出控制賬戶成本、和專案成本;
- 歷史資訊稽核:若估算的成本與以往類似專案成本偏差較大需要進行再次核對;
- 資金限制平衡:由於專案資金不是一步到位的,而是分階段供給的,所以要根據資金水平調整進度計劃安排。
制定預算的重要輸出檔案是成本基準,成本基準描述了按時間段分配的專案預算,如下圖所示:
三、專案成本結構專案的成本結構從小到大進行逐級彙總,主要包括:資源成本、活動成本、工作包成本、控制賬戶成本、專案成本、成本基準、專案總預算、合同價格。
- 其中資源成本、活動成本、工作包成本、控制賬戶成本、專案成本,對已識別的風險配備一定量的應急儲備,可得到成本基準(完工預算);
- 成本基準再針對未識別的風險配備一定量的管理儲備,即可得到專案總預算;
- 專案總預算加上一定的利潤即為合同價格。
針對制定預算的到的成本基準需要經過審批方可生效,若要超出成本基準需要進行審批。
比如專案經理可動用應急儲備,但不能動用管理儲備,因為管理儲備不在專案成本基準之內,若需要動用管理儲備,需要走變更流程進行審批。
五、生成三大基準至此我們已透過三條線索,生成了範圍基準、進度基準和成本基準,作為專案的三大基準,在此做一個簡單的梳理。
1. 範圍基準- 收集需求:透過一系列正式和非正式手段收集使用者需求,得到需求檔案和需求跟蹤矩陣;
- 定義範圍:明確專案邊界,將一部分需求納入專案範圍,得到專案範圍說明書;
- 建立WBS:將專案範圍內的工作進行分解,得到WBS和WBS詞典,並整合專案範圍說明書得到範圍基準進行審批。
- 定義活動:將單位基準裡的工作包分解為各個活動,得到活動清單和活動屬性;
- 排列活動順序:將活動按照其邏輯關係編制專案進度網路圖;
- 估算活動持續時間:估算單個活動的持續時間;
- 制定進度計劃:將專案進度網路圖和估算的活動持續時間,結合實際資源情況進行整合得到進度基準進行審批。
- 估算成本:估算單個活動或工作包的成本;
- 制定預算:根據估算的活動成本和風險情況進行預算的制定,生成成本基準進行審批。
以範圍、進度、成本為三條邊組成一個三角形,我們稱為專案三角形,三角形的內切圓即為專案質量。
範圍、進度、成本相互影響,若要擴大專案範圍,時間或成本都要相應增加,否則專案三角形無法閉合,會影響專案質量,造成無法交付的後果;同理若要壓縮排度,需要減少範圍或增加成本,若要成本廉價,就要簡要範圍或增加時間。
專案管理就是在質量不變的情況下,保證三角形的閉合。
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