專案管理三大基準(三):成本基準

編輯導語:再前兩篇文章《專案管理三大基準(一):範圍基準》和《專案管理三大基準(二):進度基準》中,作者交代了一、二準則,在本文,作者為我們分析了第三準則——成本基準,文章中主要從估算成本、制定預算、專案成本結構、生成成本基準、生成三大基準和專案三角形這六方面展開。

專案管理三大基準(三):成本基準

在定義活動過程中我們得到了活動清單和活動屬性,因此可對單個活動的成本進行估算,估算過單個活動的成本後可根據實際情況制定預算。

一、估算成本

估算單個活動的成本,估算單個活動的成本包括專家判斷、類比估算、引數估算、三點估算、自下而上估算、儲備分析和質量成本。

專案管理三大基準(三):成本基準

其中專家判斷、類比估算、引數估算、三點估算、自下而上估算與估算活動持續時間類似,這裡不做贅述:

  • 儲備分析:對發現的一致風險可以設立一定的應急費用,即為應急儲備;
  • 質量成本:為達到質量要求而增加的投入,包括一致性成本和非一致性成本;
  • 一致性成本是指避免失敗所花費的成本,包括預防成本和評估成本;
  • 非一致性成本是指由於失敗而花費的成本,包括內部失敗成本和外部失敗成本。
專案管理三大基準(三):成本基準

估算成本輸出的一個重要檔案為活動成本估算,如下圖:

專案管理三大基準(三):成本基準
二、制定預算

制定預算是指根據專案估算的活動成本和應急儲備進行綜合分析,參考專案實際情況進行預算的制定。

專案管理三大基準(三):成本基準

制定預算的方法包括成本彙總、歷史資訊稽核、資金限制平衡:

  • 成本彙總:由估算的活動成本彙總得出工作包成本,再向上彙總得出控制賬戶成本、和專案成本;
  • 歷史資訊稽核:若估算的成本與以往類似專案成本偏差較大需要進行再次核對;
  • 資金限制平衡:由於專案資金不是一步到位的,而是分階段供給的,所以要根據資金水平調整進度計劃安排。

制定預算的重要輸出檔案是成本基準,成本基準描述了按時間段分配的專案預算,如下圖所示:

專案管理三大基準(三):成本基準
三、專案成本結構

專案的成本結構從小到大進行逐級彙總,主要包括:資源成本、活動成本、工作包成本、控制賬戶成本、專案成本、成本基準、專案總預算、合同價格。

  • 其中資源成本、活動成本、工作包成本、控制賬戶成本、專案成本,對已識別的風險配備一定量的應急儲備,可得到成本基準(完工預算);
  • 成本基準再針對未識別的風險配備一定量的管理儲備,即可得到專案總預算;
  • 專案總預算加上一定的利潤即為合同價格。
專案管理三大基準(三):成本基準
四、生成成本基準

針對制定預算的到的成本基準需要經過審批方可生效,若要超出成本基準需要進行審批。

比如專案經理可動用應急儲備,但不能動用管理儲備,因為管理儲備不在專案成本基準之內,若需要動用管理儲備,需要走變更流程進行審批。

專案管理三大基準(三):成本基準
五、生成三大基準

至此我們已透過三條線索,生成了範圍基準、進度基準和成本基準,作為專案的三大基準,在此做一個簡單的梳理。

專案管理三大基準(三):成本基準
1. 範圍基準
  • 收集需求:透過一系列正式和非正式手段收集使用者需求,得到需求檔案和需求跟蹤矩陣;
  • 定義範圍:明確專案邊界,將一部分需求納入專案範圍,得到專案範圍說明書;
  • 建立WBS:將專案範圍內的工作進行分解,得到WBS和WBS詞典,並整合專案範圍說明書得到範圍基準進行審批。
2. 進度基準
  • 定義活動:將單位基準裡的工作包分解為各個活動,得到活動清單和活動屬性;
  • 排列活動順序:將活動按照其邏輯關係編制專案進度網路圖;
  • 估算活動持續時間:估算單個活動的持續時間;
  • 制定進度計劃:將專案進度網路圖和估算的活動持續時間,結合實際資源情況進行整合得到進度基準進行審批。
3. 成本基準
  • 估算成本:估算單個活動或工作包的成本;
  • 制定預算:根據估算的活動成本和風險情況進行預算的制定,生成成本基準進行審批。
六、專案三角形

以範圍、進度、成本為三條邊組成一個三角形,我們稱為專案三角形,三角形的內切圓即為專案質量。

範圍、進度、成本相互影響,若要擴大專案範圍,時間或成本都要相應增加,否則專案三角形無法閉合,會影響專案質量,造成無法交付的後果;同理若要壓縮排度,需要減少範圍或增加成本,若要成本廉價,就要簡要範圍或增加時間。

專案管理就是在質量不變的情況下,保證三角形的閉合。

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