產品系列(五):產品經理如何做專案管理?

編輯導語:專案管理是產品成功交付的必要條件,是產品經理在公司複雜環境下按計劃推進、落地軟體開發,並高質量完成任務的核心競爭力。既然專案管理對產品經理如此重要,那麼產品經理應該如何做好專案管理呢?本文作者結合自身的經驗,為我們做出了總結。

產品系列(五):產品經理如何做專案管理?

產品經理的核心工作流程,主要分為這樣幾步:

  1. 需求分析
  2. 可行性分析
  3. 產品策劃
  4. 產品設計
  5. 專案管理
  6. 資料分析
  7. 版本迭代

這篇文章來說說專案管理。產品經理與專案經理最大的區別在於:產品經理偏重於創意,專案經理偏重於實施。

但大部分網際網路公司,都沒有配置專門的專案經理崗位。所以,產品經理通常也承擔著專案經理的工作。承擔了專案經理的工作,就意味著產品經理不僅要把產品設計出來,還要對產品的開發進度、上線時間、專案質量負責。

在人人都是產品經理的時代,很多人以為產品經理就是畫畫原型、寫寫文件而已。實際上,這樣的產品經理僅僅是人肉畫圖機而以,一名合格的產品經理既要懂戰略也要懂執行。

有高度、能落地、可執行,是優秀產品經理必備的素質。專案管理如果做不好,會導致專案延期、團隊氣氛低下、失去領導信任等問題,耗費時間不說,還心累。

刀哥之前接了一個外包專案,為了快速把專案拿下來,在跟甲方洽談時,忽略了很多需求細節,開發評估工期也不夠細緻,導致專案越做越複雜、邊做邊改,一再延期,有種陷入泥潭的感覺。

這篇文章,結合刀哥之前的經驗,來系統性的梳理下專案管理,希望對你有用。

一、專案管理

說專案管理之前,先來說說專案。

專案,是為了創造某項服務、產品或成果,進行的臨時性活動。例如:製造一輛航空母艦是一個專案、完成一次快遞的配送也是一個專案,專案有大有小。

另外,專案一定是有時限的,有耗時長的專案,也有耗時短的專案。而專案管理,是運用一些列的方法、工具和技術使專案達到預期目的過程。

簡單來說,專案管理做得好,質量、成本、工期都能控制住,做不好,會使專案陷入泥潭,越陷越深……科學的專案管理,需要科學的管理方法,下面我們來說說網際網路產品專案管理的方法。

二、專案管理方法

網際網路專案,專案管理涉及到幾個核心的模組:需求評審、專案排期、專案跟進。把這幾個模組做好,專案就成功了一半,另外一半是專案經理的意識。

科學的方法+良好的意識=成功的專案管理。

1. 需求評審

產品經理完成產品設計後,需要召集專案組成員進行需求評審,需求評審會是專案組成員第一次瞭解專案。

產品經理同時承擔專案經理的工作,就要充分利用這次會議,來傳達即將要做的這件事的價值,激發專案成員的激情。需求評審首先要介紹專案背景,最好透過講故事的方式,帶入專案。

人人都愛聽故事,一上來就說系統、講資料,很容易把人說得沒有頭緒。比如,要做一個電子名片專案,可以透過講故事的方式來描述場景。

『小王是公司一名銷售,經常都要新增客戶微信做營銷,每加一個微信,就要傳送很多資料給客戶,讓客戶瞭解公司、瞭解產品……工作量巨大,還不知道客戶到底有沒有看,有沒有效果。

感覺做了很多無用的工作』這就是一個簡單的故事,透過這個故事,引出我們即將要做的專案。

『為了解決銷售這些問題,我們打算做一款電子名片產品,產品核心功能有xxx,透過這款產品,就可以解決銷售這些問題』。

這樣,專案成員基本知道這個專案的定位和價值,接下來就可以繼續描述產品的具體方案。

產品的具體方案主要分為業務流和資料流:

業務流首先拿出一張核心業務流程,這個流程包含所有的業務角色,使用泳道圖。這個核心流程可以將各個業務節點串聯起來,讓成員對其有更進一步的認知。

然後具體到每個功能模組,再詳細描述具體的業務流用活動圖,業務流可以根據具體的情況使用不同的流程圖。

方案的另一部分是資料流,程式=資料結構+演算法。資料結構對程式猿來說,是非常重要的部分,網際網路的本質也就是資料互動。產品在講方案的時候,可以透過資訊結構圖的方式,傳達產品的核心資料組成,以此做為程式猿的建表依據。

2. 專案排期

需求評審完成後,需要給程式猿一定緩衝時間,讓其更詳細的檢視、理解需求。細心的程式猿如果認真檢視,多少都會提出一些疑問,比如功能邏輯、頁面互動等。

這個過程非常有必要,但是遇到不認真看需求的程式猿,似乎又沒什麼用。

刀哥之前接了一些專案,在需求評審完了以後,讓程式猿回去仔細看需求、評工期,程式猿不到半天,把所有的工期列出來了,一個問題沒有。

結果在後面做的過程中,一會這個問題,一會那個問題,而很多問題,其實完全就是因為沒有理解需求,你拿這種程式猿沒轍。再完美的需求,也抵不過不看需求的程式猿。

在程式猿認真的看完需求,也提出疑問並解答了以後,程式猿開始排期。在排期的時候,需要考慮需求的優先順序。

專案有業務邏輯模組、報表模組等,業務邏輯模組的優先順序更高,在排期時,把這部分功能排在前面先做;另外有些工作是可以並行的,而有些只能序列,比如在程式猿設計表結構和介面的時候,UI可以並行設計。

但前端要開工,必須依賴於UI設計完成,只能序列。前後端聯調的時候,又必須同時參與。

3. 專案跟進

專案排期完成後,會輸出工作WBS工作拆分表,專案概述表。然後上報給相關領導和干係人,接下來就是跟進專案,直到上線並達成目標。

產品系列(五):產品經理如何做專案管理?

工作拆分:

產品系列(五):產品經理如何做專案管理?

專案概述跟進是在一定週期內,瞭解專案的完成情況,是否達成如期進度,常用的方法有每日站立會、週會,大的專案還有月會。比較重要緊急的專案,站立會非常有必要。

每天早上,專案成員聚在一起,站立成一個圈,每個人說今天的工作安排,以及當前的問題。只說簡單的問題,複雜的問題單獨拉會召開,不影響大家的時間。

每天下班前,再開站立會,又叫夕會。說今天的完成情況,如果沒完成,需要彙報原因。專案經理開完站立會以後,更新專案進度表,發給專案干係人。

正常的專案,沒什麼難度。真正考驗專案經理的是,各種異常處理。不會處理異常情況的專案經理,不是合格的專案經理。異常情況的處理不僅要有合理的方法,還要有扛得住事的精神。

最常見的問題就是,需求變更,變更有分為這樣幾種:

  1. PM沒想清楚,邏輯不完整或者互相沖突前後不一致;
  2. 老闆想法太多,開發過程中強加需求;
  3. 產品經理靈機一現,有更好的方案。

針對第一種情況,該是誰的鍋就是誰的鍋,該背就背,主動完善需求,然後積極主動、耐心的給程式猿講解,平時關係基礎不差的話,問題不大,要做到完美無缺的方案,不是件容易的事情。

第二種情況,最簡單的方法就是告訴老闆,經過開發人員評估,新增這個功能,將會導致專案延期XX天,老闆您看是延期上線還是繼續開發,放在下一個版本。

老闆都是看ROI的高手,自然能衡量延期對ROI的影響,交給他選擇就好了,公司打工,本質上就是售賣自己的時間,應該尊重老闆的選擇。既加功能,又不給工期,就是耍流氓,壓榨勞動力,要堅決抵抗。

第三種情況比較糟糕,是最讓程式猿最反感的事情,寫了2000行程式碼,因為你的靈機一現,成果化作0。既是產品經理又是專案經理的你,一定要避免出現這種情況。

前期多花點時間調研競品,分析場景。這種變更多出現幾次,會嚴重影響產品經理的公信力。

另外一種常見的異常情況是專案延期,專案延期主要原因有這幾種:

  1. 團隊溝通不暢,磨合不好,效率低;
  2. 研發能力不夠;
  3. 能力夠但是積極性不夠;
  4. 工期太樂觀,拍腦袋排期。

關於溝通這塊,我就一個建議,專案組所有成員禁止任何形式的私下溝通。很多程式設計師都是非常內斂的,非常害怕在群裡說話,擔心說錯話被別人取笑沒面子,然後形成三角溝通,A跟B說,關係到C,但C不知道。

小問題群裡溝通,大問題一定要當面溝通,複雜的問題,透過畫板梳理,通常都能迎刃而解,能力不足這個就要靠技術經理了。技術非常容易因為某個細小的問題陷入苦境,一個很小的問題自己琢磨可能要1天,但丟擲來,經過技術經理指導,3分鐘搞定。

技術經理在招聘人員的時候也要考慮到能否勝任專案,專案經理如果遇到因技術能力不行而延期的情況,就要主動找技術經理溝通解決方案。還有一種是能力夠,但積極性不夠。

阿里把員工分為明星、野狗、黃牛、白兔,能力ok,但態度不行就屬於野狗,不好管。這種在前期專案價值描述的時候,要說到位,以此來調動成員的積極性。

如果能申請到一些專案獎勵,當然更好。

人工作不外乎兩個目的:實現自我價值、賺錢。總得又有一樣可取,否則是沒有動力的,拍腦袋評估工期這個是導致延期很常見的問題。

很多程式猿花很少的時間評估需求,喜歡直接開幹,專案經理希望什麼時候完成,就反推時間,結果做了才發現,按這個時間根本完不成,於是一邊做一邊吐槽,越做越沒信心,最後不得已放棄,破罐子破摔,導致延期。

這種情況專案經理要引入獎懲機制,如果專案經理沒有權利,可以向技術經理申請,將工作完成情況納入當月KPI,如果沒完成,直接影響收益,以此來強制要求程式猿客觀、準確的評估工期,對工期負責。

4. 專案意識

上面說過,專案要成功,除了方法以外,另外一半是專案意識。

專案意識主要有主次意識、風險意識、時間意識、溝通意識,以及最重要的主人翁意識。

事情有輕重緩急,專案有主次之分,核心功能模組一定要優先完成,哪怕要砍功能,也是砍非核心的功能,最終交付的產品至少能到達MVP(最小可行性產品)。

專案過程中,還會遇到內部或外部風險,專案經理一定不要整天陷在事務裡面,要騰出足夠多的時間。

外部,多溝通匯報,瞭解公司戰略計劃、最新動向;內部,瞭解成員的情況,有沒有誰會緊急請假、誰可能會離職。專案經理本質是管理,做資源的分配與協調,具體事務能不參與就不參與。

專案意識裡,最重要的要數主人翁意識。專案經理一定要用『專案是自己的』這種意識去做事情,哪怕是在公司打工,要有『做完這個專案,我自己的經驗值會提升50%』這種思想。

僅僅為了拿工資,虧的是自己,多半還不開心。80%的打工人都不開心,主要原因就是心態沒對。張一鳴曾說過,打工要有創業的心態,打工不是為了老闆,是為了自己。

三、專案管理工具1. 線上文件協作

將專案常用的文件,放在線上文件上,可以方便傳閱和修改。推薦使用WPS,可以儲存在雲文件,也可以分享給別人,其他工具如石墨文件、騰訊文件也都可以。

2. 郵件

每日專案進度,或者重要事項,最好透過郵件群發的方式告知干係人,郵件最大的好處是方便存檔跟蹤,並且顯得更加正式,QQ群或者微信也可以。

但是訊息多的時候,很容易被刷走,很多人並不一定能看到。

3. 站會

很多人都討厭開會,但是站立會是專案管理非常有用的工具,最大的好處是在趕工期的時候,防止專案成員摸魚。站立會在每天早上設定計劃,即使摸魚,只要能完成計劃的工作,也沒有問題。

4. Jira

Jira是一款線上專案協作管理工具,支援需求管理、任務管理、文件管理等功能,推薦使用。Jira是國外的,需要本地部署,如果覺得麻煩,也可以考慮使用國內的如Tower、騰訊TAPD、禪道等。

5. 甘特圖

甘特圖是專案管理最好用的工具,對進度控制和管理非常有用。推薦使用微軟的Project,簡單處理也可以使用Excel。

四、寫在最後

做好產品經理,不一定能做好專案經理。大部分情況下,做不好專案經理,一定做不好產品經理。

大多數產品經理不僅需要對產品策劃設計負責,還要對產品實施負責。如果你也屬於這類產品經理,請熟練掌握專案管理的方法和工具。

專案管理的方法從需求評審、專案排期、專案跟進、管理意識幾個模組著手,專案管理的工具有線上協作工具、站立會、甘特圖等。

作者:刀哥;公眾號:刀哥說。

本文由 @刀哥 原創釋出於人人都是產品經理,未經作者許可,禁止轉載。

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