本文介紹了OA的概念、發展歷程、平臺的結構，與大家分享。
因此決定整理工作過程中對OA的認識，從整體上對OA平臺進行簡單介紹。
一、什麼是OA
1. 什麼是OA系統？
引用王泉老師的解釋，從廣義上看：OA是企業除了生產控制之外的資訊處理與管理的集合；再形象一點形容，如果一家企業的組織架構是骨架，員工是肌肉，管理者是大腦，那OA就是傳遞頭腦意志的神經網路；因此面對不同層次的使用者，OA就有著不同的價值體現：
1）對高層領導
OA是決策支援系統；OA以企業內/外部資訊為基礎，透過各種統計模式，為領導提供決策參考。
2）對中層管理者
OA是資訊管理系統；OA利用業務各環節提供的資料，提煉出所需的管理資訊，以把握業務進度，降低管理成本，提高管理效率。
3）對普通員工
OA是事務/業務處理系統；OA為辦公室人員提供便捷明確的辦公手段，提高員工工作效率。
2. OA的發展歷程
OA系統起源於國內政府的公文和檔案管理，大體劃分為4個時代：
1）原始OA時代（20世紀80年代~20世紀90年代）
以office軟體處理文件，傳真機、印表機、影印機開始應用。
2）辦公OA時代（20世紀90年代~21世紀初）
以政府機關、事業單位、大型國企為使用重點，以Domino/Notes為技術平臺，公文管理、會議管理、用車管理、檔案管理、電子郵件等為核心應用，透過網路（LAN/WAN）完成資料傳輸和共享；但功能模組較為獨立，缺乏統一管理思想。
3）協同OA時代（21世紀初~現今）
以工作流為核心，從“緊密圍繞辦公管理”開始轉向與企業業務管理相結合，手機簡訊、電子簽章、移動辦公、單點登入、門戶等技術逐漸普及。
4）移動OA時代（3G開始普及後）
智慧手機終端（包括平板）成為主要接入和使用裝置，結合手機二維碼、移動地圖定位、各類通訊軟體的即時溝通，共同構建協作平臺。
3. 協同OA的定義
如果說OA還只是一個工具系統，那協同OA是包含著管理思想和管理理念，透過資訊化手段規範、提升企業管理的軟體體系。
二、協同OA平臺的結構
協同OA結構大致如下圖所示：
業務應用主要為使用者提供業務服務；按照型別大致劃分為6個分類並簡單列舉了各分類中的應用，實際上OA系統可以接入各種業務系統，為使用者提供服務。
應用支撐層主要為業務應用服務；例如工作流引擎和表單設計器支撐流程的個性化配置，門戶平臺工具搭建系統門戶，統一使用者中心對組織架構、使用者資訊、系統許可權等進行管理，甚至控制第三方應用的使用許可權。
最底層的基礎設施，用於保障系統的正常運作，為系統的穩定、安全提供保障。
下面簡單介紹一下幾個比較常見的平臺應用。
1. 統一使用者平臺
統一使用者平臺主要對各業務系統的使用者體系進行統一管理，是實現單點登入的前提；實現統一使用者管理，通常需要第三方應用提交註冊申請，由平臺提供標準服務介面完成接入，接入後在統一使用者平臺管理應用的使用許可權。
用於管理每個使用者的基本資訊，例如姓名、電話、證件、部門、職務、出生年月等；除了基礎資訊之外，還會承載密碼管理、排序、應用使用許可權等功能。
2）組織架構
組織架構是企業流程運轉、部門設定及職能規劃最基本的結構依據。一般按照單位-部門-人的層級進行劃分，如果是大型企業或行政機構會更加複雜。由於存在一人多崗的情況，規劃需求時需要注意判斷這個業務功能是按組織架構身份進行劃分，還是隻是以人的維度進行劃分（例如採購審批時必須使用採購部門下的身份進行審批，而填寫和檢視日程時則只需要按人進行劃分）。
3）角色管理
角色是連線許可權與使用者的橋樑，透過建立角色並分配使用者與許可權，使使用者得以管理或使用某些應用；除了許可權分配，角色還用於流程的繫結，再向下細分甚至需要區分角色型別、考慮不同角色疊加的邏輯。
4）許可權管理
許可權管理是每個業務系統都要重點考慮的問題，基本分為選單許可權、資料許可權、操作許可權；選單許可權直接管理目錄；資料許可權除了基本的資料範圍（例如單位、部門、個人），還有列表、表單欄位的控制等；操作許可權主要控制當前檢視資料的操作。
另外許可權還有互斥需求；與具體的角色或使用者解耦，根據業務需求靈活配置等要求。
5）接入管理
接入管理主要用於第三方應用接入時提交申請，用於對應用的名稱、地址、埠等材料的稽核，實際上也可能直接透過郵件完成申請的接入。
6）應用管理
對於已接入系統的應用，管理員需要跟蹤應用的接入狀態，根據業務需求調整應用的使用範圍；普通使用者則需要檢視可用的應用系統，甚至同步至門戶首頁。
2. 門戶平臺
門戶是一個聚合多個資訊源，並可讓使用者自定義所需內容的介面；門戶上的資訊可能來自系統內各個業務模組，也可能來自其他應用系統。但門戶除了資訊聚合以及個性化設定之外，通常還需要統一使用者平臺以及單點登入的支撐。
在資訊來源基礎上，透過許可權的控制，為不同角色的使用者提供不同的門戶架構與系統資訊，使用者根據自己可調整的門戶架構以及資訊來源，設定個性化門戶。
門戶對各業務系統的資訊進行聚合，資訊來源包括各業務系統的應用訊息（例如待辦訊息），資訊釋出平臺的文章（例如通知公告、知識分享，甚至文件管理等），還有第三方應用的使用管理。
2）排版管理
門戶平臺在搭建門戶時，實際上是一個建站系統，提供框架及元件的支援；管理員透過各種元件搭建出門戶的框架，再透過資料來源的控制完成門戶資訊的填充。如果要考慮使用者的個性化排版，為了便捷、高效以及美觀，建議只在管理員搭建的框架下調整。
設計符合客戶使用的門戶，難點在於調研清楚客戶的管理模式；部分業務需要按組織架構設計多層級門戶，也有按業務型別設計門戶結構的場景；另外對於不同角色的使用者，可調整的門戶區域、可設定的資訊來源、可檢視的資訊範圍都不一樣。
3）提醒方式
OA系統其中一個重要機制是訊息不間斷機制，其目的是讓使用者在任何情況下都有途徑獲知OA中的資訊。因此OA系統有多種訊息提醒方式，業務系統在設計時也要注意與OA訊息提醒渠道做好對接。
3. 工作流引擎
工作流是OA的核心，配置工作流的過程就是將企業各種事項的流程透過計算機軟體規範化實現的過程。本文把工作流引擎簡單分為7個模組，以下說明各模組主要滿足的場景：
流程流轉過程中需要在表單上完成審批意見，最基本的是一條流程一個表單；但也存在審批流程可能需要繫結多個表單的情況（例如生產過程中不同部門辦理時需要不同單據），此時除了引擎與表單的關係之外，還需要考慮表單之間的關聯。
2）步驟型別
步驟型別大體概括分為開始步驟、標準步驟、流程閘道器、結束步驟4種類型；標準步驟是使用者在進行流轉審批時的辦理步驟，場景細分還包括辦理和閱辦；流程閘道器主要用於流程分支與合併，甚至觸發子流程。
3）步驟許可權
步驟許可權主要管理經辦人在當前步驟可操作的許可權，包括表單可填寫區域、附件增刪改查以及部分業務功能，例如業務要求只有在特定步驟才可以刪除附件，或在某一步驟需要清空表單等。但是為了避免與業務系統過度耦合，引擎的步驟許可權一般只管理表單相關的部分，其餘限制由業務系統自行管理。
4）經辦人配置
用於配置此步驟的辦理人，主要根據配置具體的人、條件（例如某一步驟經辦人為此步驟經辦人）、角色、表單欄位等邏輯完成配置。除了配置經辦人，還需要確定此步驟的辦理邏輯，例如是否需要多人辦理，是逐個審批還是協同審批、由誰決定流程走向等各種業務場景。
5）動作配置
步驟與步驟之前需要透過動作進行連線，根據不同動作流轉至不同步驟，因此動作的意義主要是給使用者指明流轉方向；但是在審批過程中，也存在不同動作流轉至同一步驟但觸發不同結果的場景（例如請假審批流程，同意或不同意請假流程都會走向辦結，但同意時可能還需要記錄請假日期，自動扣除此使用者請假天數）。
除此之外，動作可能才會承載某些特殊條件的觸發，例如經過某個動作後，需要計算審批時間。
6）版本管理
隨著企業的發展，審批流程也需要不斷的最佳化，但是流程調整難免會影響正在審批的業務，因此需要透過版本管理區分新舊流程，避免影響正在審批的業務。
7）許可權管理
許可權管理可以分為管理許可權以及使用許可權；管理員對流程進行增刪改查，再透過使用許可權分配至對應業務部門使用。
8）後續跟蹤
以上主要是流程配置以及管理的簡要介紹，但是流程在審批時，還有對流程各維度的監控；例如對每個步驟的監控，可及時催辦、疏通審批流程，提高環節處理效率；對流程全過程的監控，可為企業最佳化流程、調整績效考核提供參考。
另外對於審批過程中產生的資訊，最終還可以匯聚成大資料進行統計分析，搭建領導駕駛艙，直觀展示企業當前運轉情況。
4. 表單設計器
表單與工作流往往相互配合，工作流負責審批流轉，而表單負責資料的採集、計算與展示；但表單設計器除了負責審批過程的資料採集，還有非流程的業務需求，例如問卷調查、投票等，因此表單設計器需要獨立於引擎。
三、寫在最後
在OA系統結構中展示的，只是OA系統的骨架，而將每個細分的平臺或業務系統剖開，都是一個值得我們仔細品味與瞭解的世界；而這些世界之間透過不斷的資料交流，最終協同完成辦公的任務。
另外，我們在規劃一個如此龐大的平臺時，除了關注系統功能的規劃，還需要加強企業管理理論的學習，瞭解客戶的管理模式，從更宏觀的角度觀察整個業務的佈局。
OA系統要真正解決客戶問題，必定需要了解客戶的管理理念，在客戶舊有理念與OA全新管理理論中尋求平衡，才能搭建出符合客戶需求的、可以真正落地執行的業務平臺。
以上是本文內容，希望本文可以讓大家對協同OA平臺有大致概念的認識；如有理解不到位的地方，歡迎交流補充~共勉！
本文由 @龐龐 原創釋出於人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載
題圖來自Unsplash，基於CC0協議