“檔案”雖然極少能被當事人看到，但它不僅在工作期間，甚至在退休的時候，也會對公民的生活發生重大影響。北京二中院調研涉養老保險行政訴訟的相關案件後發現，在人生漫長的幾十年裏，一旦公民檔案管理不當，該有的證明材料在檔案中遍尋不見，對於養老金的核算、發放，對當事人退休後少則十幾年多則幾十年的養老金基數，都會產生巨大的影響。
退休時才發現檔案裏招工表沒有了
2017年5月，工作了大半輩子的王向陽從H省某國企系統退休，突然發現人社部門認定的他的工齡有巨大的問題：自己是在1972年參加工作，工齡45年，但退休時核算養老金時，卻認定他的退休時間是在上世紀八十年代，差了近10年！
王向陽生於1957年。“我1972年參加工作，1978年全家從四川搬到H省，工作也隨着調動過來。現在退休了，人社廳卻説我直到八十年代才開始工作，那我快十年的時間裏，都幹嘛了？”王老先生立即找到人社部門反映情況。
人社廳工作人員查詢了王向陽的全部檔案信息，聽他講了自身情況，立即給他出主意：既然檔案裏沒有能證明當時參加工作的材料，你就得自己去找相關的證明了。只要拿來的材料符合國家相關政策以及《H省省人力資源和社會保障廳關於進一步規範企業職工退休審批工作的通知》的要求，就能把時間調整過來。
王向陽趕緊回家翻找40多年前的老同事、老朋友們的聯繫方式，多方打電話，去尋求一切可能的幫助。很快，他調到H省之後進入化肥廠的材料逐漸湊齊了，但是之前幾年，他在1972年到1978年之間的工作經歷，卻始終得不到人社廳的認可。2018年3月6日，人社廳正式作出《企業職工退休條件審批表》，認定他參加工作時間的為1978年12月。
“那我之前6年多的時間，就算白乾了？”由於無法認可這份認定，王向陽向人社部申請複議，然而人社部經複議後，維持了H省人社廳的認定。
王向陽無法接受這種局面：為了尋找相關證據，他已經盡了自己最大的努力。“一個退休老人，去找40多年前的工資表、找老工友、找各種原始記錄，我確實已經沒法做得更多了。”他説，這麼多年過去，早已物是人非，環境天翻地覆，原來的企業也不知換了多少代人，幾經輾轉他才終於找到大量的原始文件，並且讓老工友幫他寫下了證言。北京二中院主審法官陳丹説，從他所提交的證據材料上，完全能想象其間經歷了多少艱難。
“我的這些證據，內容真實，合法有效，也都符合國家要求，足夠證明我從1972年3月到1978年12月之間的工作情況。”王向陽認為，這期間最大的問題就是他進行了兩次跨省調動，想必那部分檔案就是在跨省的時候被“跨”沒了。按他所述，1972年，他在河南南陽被化工部某廠招工，1975年工作調動到四川瀘州，問題很可能就出自這個時期。一來是跨省調動，二來此時正值文革期間，很多原有的嚴謹的管理制度已形同虛設。但是，無論怎麼説，檔案這東西，老百姓自己從來見不着，特別是在上世紀七十年代，一份檔案是真正可以決定一個人的前途，各個單位也都只接受公對公的檔案轉遞。“他們把我的材料丟了，我自己完全不知道，難道現在讓我來承擔後果？”
特殊時期丟檔案 不應由當事人承擔損失
被人社部駁回複議的王向陽，依照法律規定中“可以在複議機構所在地提起訴訟”的條款，選擇在北京起訴。
一審中，H省人社廳提出了自己的意見。人社廳表示，根據國家和H省的政策明文規定自1996年1月1日實施企業職工養老保險改革，企業職工1995年底前符合國家規定的連續工齡可視同繳費年限。同時按照《社會保險法》，必須“嚴格按照連續工齡政策執行”。H省也對此作出了規定，要以辦理招工（招幹）表、入伍政審表、學校分配表等原始資料為依據，經各級勞動、人事、組織部門辦理正式招工、錄用、調配手續成為正式（固定）職工的才有“符合國家規定的連續工齡”，才能認定視同繳費年限。王向陽現有的檔案和後期補充的材料裏，都沒有他在1972年由化工部在南陽所屬企業正式招工的材料。而且從河南省到四川省，他還曾經調動過一次工作，檔案中也沒有任何證據。“王向陽同事的徒工轉正表、部分原始工資表、户口資料、單位開具證明均不是正式招工材料。”但是因為王向陽後來找到了從四川瀘州至H省化肥廠的工資介紹信存根，為最大限度維護由他的切身利益，才將認定他參加工作時間確定為1978年12月。庭審中，人社部方面也表示，行政複議決定事實清楚、程序合法、法律適用正確，請求駁回由王向陽的訴訟請求。
一審法院審理後，發現人社機構所作出的行政認定雖然符合相關政策，但是確有可商榷之處。法院經審查認為，雙方所爭議的時間，正值特殊的社會歷史時期，在此期間，王向陽曾歷經多次工作調動，在這種特殊環境下，各種主客觀原因均有可能發生職工人事檔案丟失的情況。作為具有退休審批職責的行政機關，應當本着充分尊重客觀歷史事實及最大限度保護職工利益的原則，對在特殊歷史時期發生人事檔案丟失的職工的工齡情況進行審慎和積極的認定。 “積極”就是要求有膽識，要充分保障退休職工的最大化權益。
法院認為，王向陽人事檔案中有個人自述部分履歷材料以及家屬履歷材料，有40多年來組織形成的各類工資晉級審批表、工資表，他同時又出具了幾名同時期工作的同事所作出的證人證言，三家用工單位出具的函件，已經可以形成完整的證據鏈，指向一個相對明確、客觀的事實，即由王向陽自1972年進入原化工部位於南陽的某廠工作，於1975年10月調入原四川瀘州，再於1978年12月調入原H省化肥廠直至辦理退休。在案證據更是顯示，他在調往H省時，原廠出具的《職工離廠通知單存根》《工資介紹信存根》以及《介紹信》等原始資料，足以證實他參加工作的時間早於1978年12月。法院一審支持了王向陽的訴求，責令H省人社廳重新審核認定王向陽的連續工齡；撤銷人社部的複議決定。
一審宣判後，H省人社廳向北京二中院提起上訴。法官陳丹對此也表示充分理解。“人社部門掌握的是一個省，乃至國家的養老資金，如果不按照明確的政策，隨意突破界限來發放，最後受損失就是全體養老金的繳納和受保障的人羣。”雖然如此，在具體的案件中，法院仍然必須根據證據説話。二中院審理後認為，H省人社廳以缺乏招工、調動等原始資料為由，對王向陽所説的“1972年參加工作”不予認定，但王向陽提交的工資表、個人履歷資料、案涉相關工作單位的函件、證明、證人證言等證據能夠證明王向陽參加工作時間早於人社廳退休審批中的認定。人社廳未能充分考慮當事人工作時間久遠、檔案管理條件受限等客觀歷史因素，未能對由某提交的證明材料審慎核查。故對H省人社廳所作認定依法予以撤銷。最終，二中院判決駁回上訴，維持一審判決。
整個檔案袋全都沒了 員工可向原單位索賠
北京二中院陳丹法官説，從現在二中院掌握的案子來看，涉及因丟失檔案材料而讓公民本人受損失的事兒，主要發生在跨區域人員調動的過程中。“從一個省調到另一個省工作，有的是大型企業在系統內調動，有的是調出了本系統，這個時候出現問題的情況，以前也曾經發生過。”陳丹説，這確實是和單位檔案管理的規範程度直接相關，涉及檔案的事兒，老百姓應盡的義務本來就十分有限，很難要求老百姓對自己從未見過的檔案盡什麼義務。“確實有少數情況，是公民在檔案轉遞的過程中，自己拿着檔案去找下一個單位，但是按照正常管理方式，也都是封存狀態下交接。”她説，個人只有在部分需要主動提交檔案材料的時候，才應有所注意。比如某人被單位派往基層單位任職交流，交流期滿後應由對方單位開具材料，證明自己在此段時間內的工作地點，然後將這份材料交還給自己的本單位。
確曾出現過員工全部檔案全都丟失的情況。“如果整個檔案袋全都沒了，員工可以向原來的單位索賠，按相關法律法規，原單位的賠償額差不多在6萬元左右。但是如果是丟失部分材料，法院和人社部門就只能協調當事人，與原單位商議解決。”陳丹説，這裏最大的困難，就是在相當比例的案件中，“原單位”或破產、或改制，早就不存在了，這就直接導致當事人欲告無門。從這個意義上説，很不幸，公民個人就要為他人的工作不力而承擔不應有的損失了。
陳丹法官表示，在審理這類案件時，法官不僅要確保適用法律和政策準確無誤，實際上還要儘量尊重行政機關作出的判斷。“我國雖然不是判例法國家，但是一個案子也同樣很可能會影響到與之類似的其他當事人，從而影響到一大批人。我們每次適用法律和法官的自由裁量權的時候，都得慎之又慎。”她説，國家的退休、養老、保險政策一直在調整中，作為公民個人來講，雖然很難要求檔案保管機構始終不犯錯誤，但還是可以做到“自身不出問題”。“對於這些政策，我們每一個勞動者，都還是應該有所瞭解，不要貪圖一時的便宜配合用人單位搞一些小動作，比如把應該繳納到養老賬户的錢直接發給個人之類的。一旦在養老問題上出現紕漏，最終公民自身遭受的損失，很可能遠大於曾經獲得的‘擦邊球’收益。”陳丹説。
文中王向陽為化名
來源 北京日報客户端 | 記者 安然
編輯 王瓊
流程編輯 吳越