知乎日報：如何高效地管理郵件？
最近在給這一年來斷斷續續寫成的書定稿，其中就有一節專門講電子郵件的使用。
設置電子郵箱
對電子郵件進行有效的知乎日報" href="https://www.nanmuxuan.com/zh-my/classic/mDDOrEwdWD.html">管理，依賴於職場人培養良好的處理郵件的習慣。習慣養成非一日之功。在培養習慣的同時，我們可以通過對電子郵箱進行有效的設置，在短期內提高管理電子郵件的效率。
下面這些簡單的設置，就能在很快地時間內將你的郵箱化繁為簡。
設置一：拋棄複雜的分類文件夾，只設立一個“已處理郵件”文件夾，將所有需要留存的郵件放入其中。
給東西貼標籤是人的本能，對待電子郵件時也是如此。因此常常看到有人在電子郵箱中設置複雜的文件夾來保存不同類別的郵件：銷售數據、預算決算、客户信息、重要參數、會議備忘、媒體資料、待辦任務等等不勝枚舉。這種為每一封郵件分門別類別類的做法看似有條不紊，但實際上卻會導致郵箱管理的效率低下。
只設立一個單獨的“已處理郵件”文件夾，把需要留存的郵件一股腦的放進去，想都不想要怎麼分類，日後需要查調時，只需使用郵件的搜索功，輕輕鬆鬆的把郵件找到。
設置二：創立常用的“郵件規則”，讓電子郵箱成為你的私人秘書
“郵件規則”是大多數電子郵箱都會提供的功能。它指揮郵箱根據每一封新接收到的郵件進行一系列的條件判斷，然後根據判斷的結果，對郵件做出預設的動作。以最常見的 Outlook 為例，條件判斷就包括：
· 發件人 / 收件人是誰;
· 郵件主題或正文包含哪些關鍵字;
· 郵件是否包含“重要”、“行動”或“保密”等標記;
· 郵件是否包含會議邀請;
· 是否是主要收件人，或是被抄送對象。
而預設的動作則包括：
· 將郵件移入某一文件夾;
· 對郵件進行“跟進”、“重要”等一系列標註;
· 刪除、轉發或打印;
· 標記已讀;
· 桌面提示;
· 使用特定的信息或模板進行回覆等。
這些條件判斷和預設動作可以任意組合，達到你想要得效果。
設置三：創建郵件模板
模板是提高辦公效率，避免重複勞動的極好方式。對管理郵箱來説也不例外。根據工作中經常會遇到的情況總結出幾個常用的模板，無疑會為你節省下一大筆時間。如果你已經工作了一段時間，可以現在就到自己的已發送郵件文件夾中翻看過去幾周發出的郵件，從中找出那些結構類似可以重複利用的內容，建立你的郵件素材庫。
此外。郵箱中還有一個容易被人忽視的功能，稍稍改變思路，就能夠成為管理這些模板的得力工具。這個功能就是簽名檔。
簽名檔，顧名思義是用來在郵件末尾快速嵌入你的簽名信息。這些信息通常包括姓名，職位，電話，傳真，郵箱地址等。通常大家的簽名檔中只會保存一兩個不同的版本。比如我常用的簽名檔只有兩個：公司內部使用的較短，只保留姓名，部門等基本信息，而對外使用的則包含更多聯繫方式。
但其實，這樣的用法並沒有最大限度的發揮簽名檔的功能。如果你設置過自己的簽名檔就會發現，其實雖然是專門為儲存簽名設置的功能，但是實際上簽名檔並沒有字數或格式的限制。你看到的簽名設置頁面基本上就是一個文字編輯器。
因此，我們可以利用簽名檔這個功能，儲存你的各種郵件模板。由於簽名檔是郵箱功能的一部分，使用它可以避免打開其他程序所花費的時間，同時也讓你省下不少需要記憶模板位置的腦力。
電子郵箱使用習慣
對郵箱進行上面的設置可以在短期內提高你的得處理效率，但是它們做能做到的十分有限，僅僅是對郵件進行一些初始的處理。而真正在長期內取決定作用的，是你使用電子郵箱的習慣。養成良好的使用習慣，可以讓你始終凌駕於電子郵件之上，讓它為你工作，而非整天疲於應付。
下面這些，就是最能為你的處理提高效率的好習慣。
習慣一：對每封郵件做到當天處理，保持收件箱清空狀態
羅馬非一日之功，而郵箱裏那成百上千封的未讀郵件也不是一夜之間積攢起來的。像生活中的很多事一樣，如果總是想着“等到有時間的時候再來處理吧”，那些沒有被讀過的郵件，就會永遠的在你的郵箱住駐紮下來，再也揮之不去。
因此，你要盡力達到的狀態，就是在結束一天工作的時候，收件箱裏空空如也，所有當天的郵件都被處理妥當。這不是一個容易做到的習慣，但是卻會給你帶來極大的收穫。下面將的幾個習慣都是圍繞如何才能做到郵箱的“日清日畢”來展開的。
當然，這樣的要求並不是要你一天到晚盯着郵箱，對新郵件一躍而上。如果這樣的話，豈不是本末倒置，把處理郵件當成了本職工作?有人提倡一天當中只打開郵箱一、兩次，集中處理郵件，把剩下的時間全部投入到工作中。這是一個好主意，可以幫助職場人保持對重要工作的注意力，避免分心。當然，這樣的做法也有負面的作用，比如可能會讓你錯過採取行動的最佳時機。
折中的辦法是將“即時回覆”和“定時回覆”結合起來使用，對於重要聯繫人發來的郵件，或者可能含有重要信息的郵件，迅速採取必要的行動。而對其餘的郵件，則安排固定的時間集中處理。
首先，你需要在選項中將郵件送達的桌面提醒關閉。這樣你就不會在每次收到新郵件時都被打擾到，因此可以集中注意力在要緊的工作上。
然後，通過上面提到的郵件規則的設置，為重要聯繫人發來的郵件，或者含有諸如“緊急”、“立刻”等字眼的郵件打開桌面提醒，以便自己在第一時間得到提示對重要的郵件有所行動。
最後，你要為自己規定處理其他郵件的時間。頻率和時間可以根據自己的工作內容決定。但是建議不要把處理郵件作為早上第一件去做的事情。這樣做是因為通常早上的時間，特別是已開始工作的時間，你的腦力最為旺盛，適合用來處理最為棘手、最富挑戰的重要工作。電子郵件容易轉移你的注意力，使你無法全身心的投入。因此，要避免讓檢查郵件成為你早上的第一件工作。
習慣二：每封郵件只讀一次
不少人處理郵件的方式是這樣的：一封郵件讀過後，頭腦中想想需要採取什麼行動，大概有了答案後，便感覺到問題已經解決，心裏給這封郵件打上個大大的鈎鈎，認為這就算處理完一封郵件了，於是接着去看下一封，重複上面的動作。這樣做的人心理上基本是一個想法，那就是打算把所有新郵件都讀過一遍後，再一併採取行動。打開郵件對他們來説有點像拆禮物，每一次郵件從未讀變成已讀的過程都能給他們帶來小小的滿足感。但是馬上採取行動就意味着拆開下一個禮物的間隔要變長，因此乾脆一股腦將所有的郵件看個遍，先滿足了再説。
但實際情況往往是，還沒等到把所有郵件都讀完，就有別的事情冒了出來，注意力於是被轉移到其他事情上。等回過頭再來繼續處理郵件時，才發現方才讀過，在心中約略有過答案的已讀郵件，雖然大體上仍有印象，但是對於具體內容卻不那麼確定。因此，只能回去再花時間認認真真的重讀一遍，以做進一步考慮。這樣反反覆覆，時間就在不知不覺中浪費掉了。
要解決這個問題，只有拿出一步一個腳印的態度：嚴格要求自己郵件只讀一遍，讀完後馬上採取相應的行動，並把郵件請出收件箱。只有這樣做，你才有把浪費的時間找回來，才有可能對每封郵件做到當天處理。下面的習慣能夠幫助你堅持這種只讀一次的要求。
習慣三：對每一封郵件執行 4D 處理
4D 是指四個英文單詞所代表的動作，它們是：行動(Do)，轉發(Delegate)，擱置(Defer)，刪除(Delete)。這四個動作涵蓋了對任何一封郵件可能執行的動作。這是由美國出版家 Michael Hyatt 首先提出來的有效方法。
行動
如果在閲讀後你發現郵件中含有需要由你來完成、並且可以在很短的時間完成的任務，那麼你就要立刻有所行動。比如郵件詢問一個簡單的業務問題而你剛好手頭有現成的資料，或者郵件請你安排出下週面試畢業生的時間。回覆一個答案，在日曆中創建一個新的會議，這些都可以在幾分鐘內完成。這種情況下你沒有理由做任何拖延。
在這一點上，GTD 工作法的創始人大衞·艾倫(David Allen)提出過一個著名的“2 分鐘法則”，即任何在 2 分鐘內可以完成的事情，都應該立刻着手去做。這是因為對 2 分鐘的事情所作的任何判斷、歸納、計劃所花的時間都會大於完成它所花的時間，因此除了立刻去做，沒有更為有效的方式。大衞甚至自豪的宣佈自己為了對 2 分鐘有更準確的概念，曾經一度秒錶不離身，準確地記錄下那些小事情所花的時間。
我們顯然沒有必要做到那麼極端，1 分 59 秒的事情就立刻動手，2 分 1 秒的事情就束之高閣。但是大衞的道理是説得通的，值得我們在處理電子郵件時借鑑。
轉發
如果你發現郵件中提到的工作可以轉交給更適合的人，或者可以以更低成本完成的人，則要儘量將任務佈置下去。比如審計中經常會遇到核對數字的工作。這件事情一個註冊會計師並不能比一個實習生做的更好，但註冊會計師的時間成本卻往往是實習生的數倍。這樣的工作，就需要合理的轉交給初級別的員工來完成。以解放出高級別員工的時間來作只能由他們完成的任務。
這種情況下，你也要立刻行動，在原郵件中加入對任務的説明、要求等，同時附上執行任務的人會需要用到的各種信息，告知其尋求幫助的方式，然後轉發給適合這項工作的人。在轉發的同時，也要記得通過抄送或單獨得郵件通知原發件人這件事情已經被轉交給他人處理。
對“行動”和“轉發”兩類郵件處理後，可以把需要備案的原始郵件存入“已處理郵件”文件夾，剩餘的則可以刪除。
擱置
當郵件中提到的工作必須由你來做，但顯然無法在短時間內完成的情況下，把它們暫時擱置起來，放入一個叫做“擱置”的單獨文件夾，是使收件箱保持清空的好辦法。
有人會有這樣的疑問，這樣擱置起來，豈不是跟在留在收件箱裏一回事?這樣地疑問不無道理。如果你把“擱置”文件夾當作收件箱的替代品，無論什麼樣的任務都不分青紅皂白的往裏裝，那顯然這樣的文件夾與一個郵件堆積如山的收件箱並無區別。但如果在將這樣的郵件放入“擱置”文件夾前你做了以下幾個步驟，兩者的效果則顯著不同：
首先，你要嚴格控制放入此文件夾的郵件數量。這就要求你忠實的判斷郵件確實不屬於可以馬上“行動”或進行“轉發”的範疇。這一點對於避免“擱置”文件夾成為影子收件箱尤為關鍵。
其次，你要大致估算完成工作所需要的時間。如果任務對時間的要求超出了你能拿出的時間，就要考慮告知發件人尋求解決辦法。
然後，你要在轉移郵件前，在代辦事項列表中記錄這項工作。這樣做的目的，一方面是避免郵件一旦落入“擱置”的範疇就石沉大海，另一方面，也是通過這樣的記錄，判斷工作的重要性和緊迫性，分清主次，以便安排隨後的處理順序。
這些步驟完成後，郵件便可以順利移駕到單獨的“擱置”文件夾了。
關於分清郵件的主次，我們還有另外一個辦法。我們可以創建另外一個單獨的“抄送”文件夾，然後創建郵件規則，規定所有作為被抄送對象收到的郵件，都被自動放入這個文件夾。我們稍候會提到，習慣當中，郵件的抄送一欄中的聯繫人並不是郵件的主要溝通對象。因此，加入你的名字出現在抄送一欄中，你可以比較肯定的説這封郵件對你來説重要性不高，因此，利用郵件規則自動把這類郵件單獨存放起來，等完成更為重要的工作後再回過頭來處理它們。這樣可以幫助你更好的管理自己每日的工作流程。
刪除
前面提到的對於“行動”和“轉發”兩類郵件處理後的刪除自不必多説。還有一類情況是郵件只是通知性質的，並不需要你的進一步行動。這種情況下，當你把確定以後會用到的郵件轉入“已處理郵件”文件夾後，剩餘的郵件要果斷的刪除。
在這裏要強調“果斷”的刪除，是因為有些人對於刪除郵件存在難以言説的心理障礙。這並不是在説笑，在行為學上，不停的囤積物品、無法丟棄任何東西的行為，是強迫性神經官能症(也就是我們通常所説的“強迫症”)的症狀之一。這種行為源自於人類和其他動物收集並貯存食物應對惡劣環境和災難的本能。但是在極端的情況下，這種本能就會演變成一種心理疾病。英文中有一個專門的詞來描述這種行為，叫做 hoarding，可以翻譯成“囤積症”。表現在生活中，就是覺得任何東西今後都可能會用到，因此捨不得丟棄。最終把家裏塞得滿滿當當，連下腳的地方都沒有。在情景劇《破產姐妹》中，主人公就曾經給一個囤積症患者打掃過房間。
當然，大多數人不會到這個地步，但應該或多或少都在自己或身邊人的身上見到過這樣行為的影子。而在工作中，我們也有可能變成電子郵件的“囤積症”患者。要克服這樣的傾向，需要認識到這樣幾個事實：
· 任何現在需要的郵件，都被你保存在了“已處理郵件”文件夾中;
· 任何雖然現在不需要但是你感覺今後會用到的郵件，最終都不會被用到;
· 如何日後發現需要用到的郵件已經被刪除了，你的同事中永遠會有一個人把它好好的保存着;
· 如果沒有人保存這封郵件，那這封郵件根本就不重要。
所以，除非你現在就能知道這封郵件為什麼會被需要，否則請“果斷”的把它丟進垃圾桶。
如何寫好一封電子郵件
瞭解瞭如何管理每天接收到的郵件後，讓我們再來看看如何從我們自身做起，寫出高質量的電子郵件，減輕電腦另一端我們的合作伙伴處理電子郵件的負擔。
處理電子郵時很多的負擔是因為郵件的詞不達意、冗長混亂造成的。真正言簡意賅、目的明確的郵件鳳毛麟角。也許這是因為，發送一封電子郵件是如此輕而易舉的事情，幾分鐘就能寫好一封郵件，而且幾乎沒有成本，讓人們很少能夠像以前撰寫紙製信件時那樣字斟句酌。而工作節奏的不斷加快客觀上也加劇了毫不“走心”的垃圾郵件的產生。
但是，電子郵件已經成為商業環境中最為重要的溝通方式之一。它如此重要的地位確實應該讓人們認識到，寫好一封電子郵件的本領，是每一個職場人在入職之初就應該勤加鍛鍊，儘快掌握的技能。下面的這些建議，相信可以幫助你更快的完成從一個菜鳥到高手的轉變。你會注意到，幾乎所有的建議，都可以歸結到一個原則中去，那就是換位思考，站在收件人的角度，想象收件人收到一封什麼樣的郵件會更願意讀下去，會更願意採取行動。掌握了這個原則，你可以發現其實更多的技巧，可以順手拈來。
是否非要發郵件 - 寫郵件之前，想想是否還有更好的溝通方式。有些時候，當面交談或一通電話比來來回回十幾封郵件要有效得多。不要讓電子郵件成為你懶惰的工具，只有在真正需要時才選擇利用電子郵件進行溝通。
分清收件人和抄送人的區別 - 收件人和抄送人同樣是郵件的一部分，對這兩欄的安排也能夠傳遞大量的信息。一般情況下，約定俗成的規則是，只有收件人一欄中的聯繫人才是郵件真正發送的對象。也就是説郵件裏的話是説給這一欄中的人聽的。而抄送欄中的聯繫人，只是旁聽的身份。這種旁聽的身份，或許是因為是收件人一欄中聯繫人的上下級，需要對提及的事情有所知曉，或者是因為郵件中被提到，加入抄送一欄以示禮貌，原因不一而足。這其中微妙的差別，就需要發件人好好的捉摸，是否在收件人和抄送人的安排上給出了與郵件內容相矛盾的信息。
善於利用標題 - 在標題中用<行動>、<信息>或<請求>等字眼一目瞭然的概括你希望收件人所採取的行動，同時用關鍵信息勾勒出郵件的主要內容，比如"<信息> 2014 年 4 月 3 日與王經理的銷售會議總結”和“<請求> 研發部 2014 年 5 月份分離機採購申請”這樣的標題，就比單純的“會議總結”、“採購申請”帶給收件人更多的有效信息。
一封郵件一個主旨 - 精簡你的郵件，儘量做到一封郵件只講一個主旨。人們會本能的牴觸冗長的郵件，而更願意對可以輕鬆掌握的信息採取行動。因此越是短小精悍的郵件，越能起到好的溝通效果。如果無法做到一個主旨，也請把話題限制在三個以內。就像我們在演講一章中講到的那樣。
對長郵件做出提示 - 如果內容決定了郵件本身不可能做到簡短，請在郵件的標題或正文的開始給讀者“這是一封長郵件”的提示，並解釋為什麼需要較長的篇幅。這既是出於對他人時間的尊重，也容易博得收件人的認同，讓人更有準備、更可能花時間閲讀你的郵件。
給長郵件清晰的結構 - 郵件達到一定的長度，實際上就進入了報告的範疇。這種情況下，就需要你結構化整封郵件。利用副標題，序號，加黑，斜體及下劃線等手段將郵件的邏輯和線索清晰地標示出來，有利於讀者對你思路的理解。
加亮標記連環郵件的引述部分 - 當回覆或轉發一封含有一長串郵件的連環郵件時，把引述的部分加亮標記出來。要知道，你的發送對象不一定像你一樣對下面的連環郵件瞭如指掌。當你輕輕鬆鬆的寫道“如前一封郵件所示”時，你的讀者很可能要花上數分鐘才能找到你所指的那部分，並因此感到泄氣，行動的意願也會降低。
保持郵件編輯的簡潔 - 謹慎使用非通用的字體、字號或顏色。在不與企業文案的統一規定相牴觸的前提下，儘量使用缺省設置的字體和字號，使用黑色作為正文的顏色。只在必要時使用加黑，斜體及下劃線等通用的文字編輯手段顯示重點。這樣做是為了降低收件人的閲讀成本，不必為了你的一封郵件而調整自己的閲讀習慣。
總結行動要點 – 跟開會時需要始終關注行動要點一個道理，對於需要收件人有所行動的郵件，在正文的顯著位置，即開頭或結尾，將行動用點句的形式概括出來，可以方便收件人進行跟進。“需要我做什麼?”永遠是收件人閲讀郵件時最為關心的問題，如果你不能在顯著的位置回答他的這個疑問，那麼很可能他會很快失去閲讀興趣，或者忽略藏匿在字裏行間的行動請求。
給收件人多種選擇 - 針對需要收件人有所行動的郵件，儘量給出多種行動選擇。比如在向部門經理申報年度預算時，與其一句“請您審閲附件中的年度預算”，不如這樣來講：“請您審閲附件中的年度預算。如果您認為這份預算可行，請在系統中批覆。如果有任何需要修改的地方，請隨時打我電話或通過郵件提出您的疑問。假如您沒有時間做詳細的審閲，我是否可以佔用您 10 分鐘的時間當面向您解釋預算的細節?如果您希望稍後審閲，請注意預算批覆的截止日是本月 23 號。”這樣做可以避免一封郵件來來回回商討可能的方案，減少雙方的工作負擔。
及時添加附件 – 忘記添加附件雖然不是什麼大逆不道的事情，到我寧可不要處在發件人那樣尷尬的處境。要避免把一封郵件匆匆發出而忘記添加附件，最好的辦法是，不要等到整封郵件寫完再回過頭來添加附件，而是在撰寫的過程中，當提到一份附件時，就隨手把附件添加到郵件當中。在包含多個附件時，這種做法尤其重要。它雖然可能降低撰寫郵件的速度，卻可以確保你發出的郵件始終保持專業的水準。
為附件編號 – 如果你的郵件中包含多個附件，請為它們編號。這樣，即使你添加附件的順序有誤，收件人也能後從編號中得知你正文中提到的附件依次是哪個。
慎用“重要”標籤 - 只有在郵件真的十分重要或緊急的情況下，才選擇使用“重要”標籤。這跟狼來了的故事是一個道理。如果你的每一封郵件都帶着那個鮮紅的感嘆號，久而久之就不會有人再把你的所謂“重要”郵件當回事。把“重要”標籤當做一種寶貴的資源，只有在真正需要時才去使用，才能達到它本來應有的效果。
重讀郵件 - 在點擊發送前，把郵件重讀一遍。這樣做，能夠使你站在收件人的角度檢查郵件是否足夠簡潔明瞭、不帶歧義，重點是否突出，讀者能否快速找到所需要的信息和行動點。在上面管理電子郵件中省出的時間，正是應該用到這樣的地方。
開啓自動校正功能 - 為你的郵件設置發送前自動校正功能。一個錯別字可以讓你的專業形象大打折扣，雖然自動校正功能不能識別所有的疏漏，但是它卻可以幫助你發現那些顯而易見的尷尬錯誤。
延遲郵件發送 - 如果你是那種常常在點擊發送的那一剎那，才意識到自己遺漏了某些關鍵信息的人，那麼建議你啓用郵箱自帶的延遲發送的功能。延遲的時間可以自由設定，5 分鐘是一個不錯的選擇，留給你足夠的時間“反悔”。我的同事曾經不止一次的告訴我，延遲功能救了他們的“命”。